Användarrättigheter till Dokument via profiler

Via profilinställningar finns möjlighet att ställa in vilka funktioner användare ska få tillgång till i Dokumentmodulen, som exempelvis vem som ska kunna godkänna dokument eller få överskridande åtkomstskydd för att kunna se alla dokument i systemet.

1. Åtkomst till Dokument

Fliken Dokument visas när du på att profilen aktiverat att användare ska ha åtkomst till Dokumentmodulen via Generella inställningar i den aktuella profilen.

---

2. Åtkomst till publicerade dokument

• Dokument du har åtkomst till

  • Grundinställningen för åtkomst till publicerade dokument i en profil är satt till Dokument du har åtkomst till. Användare med denna profilinställning får inga överskridande rättigheter, vilket innebär att de endast kan se de dokument de har behörighet till utifrån de åtkomstinställningarna som ställts in på kategorinivå.

• Alla dokument (överskrid åtkomstskydd)

  • Det är även möjligt att ge användare i den aktuella profilen tillgång till Alla dokument (överskrid åtkomstskydd), vilket innebär att användare i profilen kan se alla dokument oavsett kategorins åtkomstinställningar. Denna inställning bör ni vara återhållsamma med och bara ge till de användare som har administrativa roller i systemet.

• Kommentera och se kommentarer på publicerade dokument

  • Användare kan också ges möjlighet att Kommentera och se kommentarer på publicerade dokument. Dokumentets skapare får alltid en avisering när någon kommenterar ett publicerat dokument. Detta gör att skaparen, via aviseringen kan ta del av kommentarerna, även om inställningen för att se och kommentera inte är aktiverad för användaren.
    Observera att kommentarer är åtkomliga för samtliga användare som har funktionen Kommentera och se kommentarer för publicerade dokument aktiverad

• Skicka avisering från publicerade dokument

  • Det är också möjligt att bestämma om användare som tillhör profilen ska ha möjlighet att Skicka avisering från publicerade dokument. Användare som har denna inställning aktiverad ges även möjlighet att Meddela berörda användare efter publicering om dokumentet berörs av någon. Läs mer om meddelandefunktionen här. 

---

3. Sökning

Grundinställningen för Sökning i dokument på nya profiler är tillgång att använda både Fritextsökning och Query Builder. Denna inställning kan du dock ändra att åtkomst endast ska ske till den ena om så önskas, alternativt att inte kunna söka alls. Skillnaden mellan funktionerna är:

• Via Fritextsökning ger du profilen möjlighet att via fritext söka på alla dokument som profilen har åtkomst till. Profilen har även möjlighet att filtrera sökresultatet genom att använda funktionen Endast dokument som berör mig. Systemet visar 13 av de mest relevanta resultaten.
• Sökning via Query Builder ger profilen möjlighet att söka mer specifikt, antingen via Standard eller Avancerad sök där profilen i den senare även kan spara ner sin sökfråga.

---

4. Åtkomst till arkivet

• Ingen åtkomst innebär att profilen inte har åtkomst till arkivet (dvs Arkivet visas inte under Dokument » Sök) eller åtkomst till tidigare utgåvor av ett publicerat dokument via dokumentets meny (även om profilen har publicera-rättigheter, se punkt 5). För att profilen ska kunna se tidigare utgåvor av ett publicerat dokument, måste inställningen ändras till
• Åtkomst till arkiverade utgåvor som möjliggör att båda funktionerna visas för att kunna läsa de tidigare utgåvorna.
• Inställningen Överskrid åtkomstskydd och få tillgång till hela arkivet innebär att profilen även kan ges rättighet att arkivera ett dokument och/eller radera dokument från arkivet.

(📌 Se punkt 6:7 och 6:8 för ytterligare inställningar som krävs för funktionen.)

---

5. Dokument och publiceringsrättigheter

• Skapa nya dokument

  • Om ni vill att användare ska kunna skapa dokument och utkast måste inställningen Skapa nya dokument vara aktiv.
  • Denna profilinställning är även en förutsättning för att kunna aktivera profilinställningarna Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar samt Godkänna och publicera dokument.

• Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar

  • För att aktivera inställningen Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar måste användaren först ha inställningen Skapa nya dokument aktiverad.
    • Inställningen Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar ger profilen möjligt att skicka ett dokument för godkännande. Detta betyder inte att användare med denna inställning med automatik kan publicera ett dokument, eftersom ett dokument alltid måste godkännas innan det publiceras. Mer information om att kunna godkänna dokument för publicering finns nedan.
    • Förutom att kunna skicka ett dokument för godkännande kan användare med profilinställningen Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar även bli invald att revidera mallar samt skapa nya utkast av publicerade dokument under förutsättning att användaren har åtkomst till dokumentet. Observera dock att för att användare ska kunna utföra revidering av mallar krävs även inställningen Redigera och publicera mallar ( 📌 Se punkt 6:10 nedan).
    • Användare med profilinställningen Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar har även möjlighet att duplicera publicerade dokument. 

• Godkänna och publicera dokument

  • För att aktivera inställningen Godkänna och publicera dokument måste användaren först ha inställningen Skapa nya dokument aktiverad.
    
    • När ett dokument skickats till organisationen för godkännande måste en användare godkänna dokumentet innan det blir publicerat. Inställningen Godkänna och publicera dokument ger användare förutsättning att kunna göra detta, men varje kategori har en inställning som bestämmer vilka användare som har möjlighet att godkänna dokumenten i respektive kategori. Läs mer om kategoriinställningar i denna artikel. Med andra ord är det alltså möjligt att styra vilka användare som har möjlighet att godkänna dokument i vilka kategorier, men urvalet kan endast göras från användare som har denna inställning Godkänna och publicera dokument aktiverad.

• Publicera publika länkar

  • Här finns även möjligheten att ge användare som tillhör den aktuella profilen möjlighet att Publicera publika länkar, vilket ger användare möjlighet att nyttja funktionen Dela dokument publikt.

💬 Exempel
Användare med profilinställningen Skapa nya dokument (A) har möjlighet att skapa ett utkast. Under tiden som dokumentet är ett utkast har endast skaparen tillgång till det, tills dess att skaparen väljer att dela utkastet via funktionen för delning/samarbete eller skickar utkastet för granskning till andra medarbetare.

För att en användare ska kunna skicka ett dokument till organisationen för publicering krävs profilinställning Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar (B). Användare som har denna profilinställning har alltså möjlighet att föreslå att ett utkast ska publiceras i någon av de kategorier som användaren har åtkomst till.

För att dokumentet sedan ska bli publicerat och därmed tillgängligt för alla med åtkomst måste dokumentet godkännas för publicering. För att en användare ska ha möjlighet godkänna ett dokument krävs profilinställningen Godkänna och publicera dokument (C), samt att användaren är invald att kunna godkänna dokument för publicering i den aktuella kategorin. 

En användare som har samtliga tre profilinställningar har alltså möjlighet att själv skapa, skicka och publicera dokument under förutsättningen att användaren valts in som godkännare i minst en kategori.För mer detaljerad information om hur ni kan ställa in godkännare i olika kategorier, rekommenderar vi att ni konsulterar artikeln som beskriver kategoriinställningar.

---

 

6. Administrera

Denna utökade funktionalitet ger möjlighet att exempelvis skapa olika nivåer av administratörer. Här kan du ange vilka administrativa funktioner som användare som tillhör den aktuella profilen ska ha tillgång till.

• 6.1 Åtkomst till alla inställningar.
  Genom att bocka i denna funktion så ges användare åtkomst att kunna administrera alla dokumentinställningar som ligger under Dokument » Inställningar. Valen 6.2, 6.3 och 6.4 nedan aktiveras då automatiskt. 

• 6.2 Nyckelord
  Profilen ges rättighet att via Dokument » Inställningar skapa nyckelord som sedan kan kopplas till era dokument i samband med publicering. Nyckelorden går sedan att söka på via Query Builder (sök).
• 6.3 Grupper
  Profilen ges åtkomst via Dokument »Inställningar att hantera grupper för åtkomststyrning samt berörs av och hantera grupper för revidering av dokument och mallar. Vi rekommenderar ofta att man arbetar med grupper så mycket som möjligt då funktionen inte blir personspecifik.
• 6.4 Kategori (överskrider åtkomstskydd - ger åtkomst till alla dokument)
  Genom denna funktion kan användare hantera kategoriinställningar, vilket innebär att de får överskridande åtkomst och därmed kan se alla dokument i systemet oavsett vilka åtkomstinställningar som har konfigurerats på kategorinivå.

• 6.5 Tillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument.
  När denna funktion är aktiverad får användare med den aktuella profilen möjlighet att ändra dokumentinformationen på redan publicerade dokument.
  • Användare kan till exempel:

• • • Flytta dokumentet till annan kategori
    • Byta dokumentnamn
    • Ändra information i extrafält eller nyckelord
  • Detta förutsätter såklart att informationen inte låsts via funktionen Låsta fält på publicerade dokument

• 6.6 Tillgång till statistik om läskvittens
  Så snart denna funktion aktiveras får användare som tillhör den aktuella profilen tillgång till information och statistik om läskvittens.
  Läs mer om dessa funktioner i artikeln Inställningen Berörs av och läskvittens
• 6.7 Arkivera dokument
  För att kunna arkivera ett dokument behöver användaren först ha inställningen Överskrid åtkomstskydd och få tillgång till hela arkivet aktiverad (📌 se punkt 4). Därefter kan funktionen Arkivera dokument aktiveras. När dessa två inställningar är aktiverade kan användare som tillhör den aktuella profilen arkivera dokument genom att klicka på arkivera-symbolen i dokumentets huvudmeny.
  Användare som är ansvariga för att revidera dokumentet aviseras när detta sker. Arkiverade dokument förblir i arkivet tills de manuellt raderas från arkivet - se nästa punkt.
• 6.8 Radera dokument från arkivet
  För att kunna radera dokument från arkivet krävs även att inställningen Överskrid åtkomstskydd och få tillgång till hela arkivet är påslagen (📌 se punkt 4). Därefter kan funktionen Radera dokument från arkivet aktiveras. När dessa två inställningar är aktiverade ges användare som tillhör den aktuella profilen möjlighet att radera dokument från arkivet, förutsatt att ingen aktuell utgåva är publicerad.

❗Observera. När ett dokument raderas från arkivet kommer samtliga utgåvor av dokumentet att tas bort permanent!

• 6.9 Radera/ändra andras publika länkar
  För att kunna radera/ändra publika länkar som är skapade av andra, krävs även att inställningen Publicera publika länkar är påslagen (📌 se punkt 5). Genom att kunna radera/ändra andras publika länkar får profilen åtkomst att ändra och spara ändringar i befintlig publik länk. 

• 6.10 Redigera och publicera mallar
  Användare med denna inställning aktiverad har möjlighet att redigera befintliga mallar och publicera nya mallar. 

Relaterat innehåll:

• En profils generella inställningar
• Så arbetar du med mallar i AM System
• Inställningen Berörs av och läskvittens

Senast uppdaterad: 13 februari, 2025