I profilen har du möjlighet att ställa in vilka funktioner användarna ska ha tillgång till i Dokumentmodulen samt om de ska ha överskridande åtkomstskydd som exempelvis att kunna se alla dokument i systemet.
Användarrättigheter i Dokument
-
Åtkomst till Dokument
Fliken Dokument visas när du på att profilen aktiverat att användare ska ha åtkomst till Dokument under Generella inställningar. -
Åtkomst till publicerade dokument
Grundinställningen för Åtkomst till publicerade dokument i en profil är satt till Dokument du har åtkomst till. Profiler med denna inställningar ger INTE användaren några överskridande rättigheter och därmed kan användaren endast se de dokument som de getts tillgång att se via åtkomstinställningarna som ställts in på kategorinivå.
Det är även möjligt att ge användare i den aktuella profilen tillgång till Alla dokument (överskrid åtkomstskydd), vilket innebär att användare i profilen kan se alla dokument oavsett kategorins åtkomstinställningar. Denna inställning bör ni således vara återhållsamma med och bara ge till de användare som har administrativa roller i systemet.
Avslutningsvis finns möjlighet att ge profilen möjlighet att kunna Kommentera och se kommentarer på publicerade dokument. Skaparen av dokumentet får alltid en avisering så snart någon har kommenterat i ett publicerat dokument och därigenom kan skaparen läsa dessa, även om skaparen inte har denna inställning aktiv.
Förtydligande
Observera att kommentarer är åtkomliga för samtliga användare som har funktionen Kommentera och se kommentarer för publicerade dokument aktiverad.
Som skapare av ett publicerat dokument och som saknar publicerarättigheten att Kommentera och se kommentarer för publicerade dokument, kan inte se eller skriva kommentarer om skaparen navigerar/söker sig fram till dokumentet. Men eftersom skaparen aviseras när någon annan användare har skrivit en kommentar, kan skaparen via aviseringen se och svara på samtliga kommentarer som gjorts. -
Sökning
Grundinställningen för Sökning i dokument på nya profiler är tillgång att använda både Fritextsökning och Query Builder. Denna inställning kan du dock ändra att åtkomst endast ska ske till den ena om så önskas, alternativt att inte kunna söka alls. Skillnaden mellan funktionerna är:-
- genom Fritextsökning ger du profilen möjlighet att via fritext söka på alla dokument som profilen har åtkomst till. Profilen har även möjlighet att filtrera sökresultatet genom att använda funktionen Endast dokument som berör mig. Systemet visar 13 av de mest relevanta resultaten.
- sökning via Query Builder ger profilen möjlighet att söka mer specifikt, antingen via Standard eller Avancerad sök där profilen i den senare även kan spara ner sin sökfråga.
-
-
Åtkomst till arkivet
Med inställningen Ingen åtkomst till arkivet innebär att profilen inte ser tidigare utgåvor av ett publicerat dokument om inte profilen har någon publicerarättighet (se punkt 5). För att profilen ska kunna se tidigare utgåvor av ett publicerat dokument eller söka i arkivet bland utgåvor måste inställningen ändras till Åtkomst till arkiverade utgåvor.
Inställningen Överskrid åtkomstskydd och få tillgång till hela arkivet innebär att profilen även kan ges rättighet att arkivera ett dokument och radera dokument från arkivet (se punkt 6: g och h).
-
Publicerarättigheter
Inställningen Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar ger profilen möjligt att skicka ett dokument för godkännande. Detta betyder inte att profilen med automatik kan publicera ett dokument, eftersom ett dokument alltid måste godkännas innan det publiceras. Mer om det i inställningen nedan.
Förutom att kunna skicka ett dokument för godkännande kan profilen även skapa nya utkast av publicerade dokument under förutsättning att åtkomst finns till dokumentet samt att bli invald att revidera mallar. Observera dock att för att användare ska kunna utföra revidering av mallar krävs även inställningen Redigera och publicera mallar (Se punkt 6: j nedan)
När ett dokument skickats till organisationen för godkännande måste en användare godkänna dokumentet innan det blir publicerat. Inställningen Godkänna och publicera dokument ger användare förutsättning att kunna göra detta, men varje kategori har en inställning som bestämmer vilka användare som har möjlighet att godkänna dokument. Läs mer om detta kategoriinställningar i denna artikel. Med andra ord är det alltså möjligt att styra vilka användare som har möjlighet att godkänna dokument i vilka kategorier, men urvalet kan endast göras från användare som har inställningen Godkänna och publicera dokument
Under Publicerarättigheter kan du även (eller endast) ge profilen möjlighet att Publicera publika länkar m a o ge rättighet att skapa och dela dokument publikt via en html-länk.
NOTERA. Båda funktionerna i punkt 5 möjliggör att användaren kan bli invald i en kategori. Användare som ska godkänna och publicera, likaså revidera dokument, måste vara invalda i den kategori där deras ansvar ligger för att kunna utföra sin uppgift. För mer detaljerad information om hur du utför detta, kan du hitta i denna artikel som beskriver kategoriinställningar.
📌 Exempel Publicerarättigheter.
Alla användare kan göra ett utkast om de har åtkomst till Dokumentmodulen. Så länge dokumentet är ett utkast har endast skaparen av utkastet åtkomst till dokumentet (om inte utkastet delas/samarbetas eller är skickat för granskning).
Efter att ha skapat utkastet vill kanske användaren sedan skicka dokumentet till organisationen för publicering. För att kunna göra detta krävs profilinställning Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar (A).
För att dokumentet sedan ska bli publicerat och därmed tillgängligt för alla med åtkomst måste dokumentet godkännas för publicering.
För att en användare ska ha möjlighet att göra detta krävs profilinställningen Godkänna och publicera dokument (B), samt att användaren är invald att kunna godkänna dokument för publicering i den aktuella kategorin. -
Administrera
Denna utökade funktionalitet ger möjlighet att exempelvis skapa olika nivåer av administratörer. Här kan du ange vilka administrativa funktioner som användare som tillhör den aktuella profilen ska ha tillgång till.
- Åtkomst till alla inställningar. Genom att bocka i denna funktion så ges användare åtkomst att kunna administrera alla dokumentinställningar som ligger under Dokument » Inställningar. Valen b, c och d nedan aktiveras då automatiskt.
- Nyckelord. Profilen ges rättighet att via Dokument » Inställningar skapa nyckelord som sedan kan kopplas till era dokument i samband med publicering. Nyckelorden går sedan att söka på via Query Builder (sök).
- Grupper. Profilen ges åtkomst via Dokument »Inställningar att hantera grupper för åtkomststyrning samt berörs av och hantera grupper för revidering av dokument och mallar. Vi rekommenderar ofta att man arbetar med grupper så mycket som möjligt då funktionen inte blir personspecifik.
- Kategori (överskrider åtkomstskydd - ger åtkomst till alla dokument)
Genom denna funktion kan användare hantera kategoriinställningar, vilket innebär att de får överskridande åtkomst och därmed kan se alla dokument i systemet oavsett vilka åtkomstinställningar som har konfigurerats på kategorinivå. - Tillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument.
Med denna funktion aktiverad kan användare som tillhör profilen påverka redan publicerade dokument genom att exempelvis flytta dokumentet till annan kategori, byta dokumentnamn eller hantera extrafält. (förutsatt att fälten ej är låsta)
För att funktionen ska kunna användas krävs även att Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar är påslagen på profilen (se punkt 5). - Tillgång till statistik om läskvittens. Under Dokumentegenskaper (i) inne i ett dokument visas fliken Läskvittens där profilen kan se vilka som berörs av dokumentet och även avisera en påminnelse till dem som inte har läskvitterat.
- Arkivera dokument. För att kunna arkivera dokument krävs även inställningen Överskrid åtkomstskydd och få tillgång till hela arkivet (se punkt 4) är påslagen. Profilen får nu en Arkivera-symbol i dokumentets huvudmeny. När ett dokument arkiveras aviseras de användare som är ansvariga att revidera dokumentet. Arkiverade dokument ligger kvar tills de manuellt raderas från arkivet.
- Radera dokument från arkivet. För att kunna radera dokument från arkivet krävs att även inställningen Överskrid åtkomstskydd och få tillgång till hela arkivet är påslagen (se punkt 4). Samtliga utgåvor av dokumentet kommer att tas bort permanent.
- Radera/ändra andras publika länkar. För att kunna radera/ändra publika länkar som är skapade av andra, krävs även att inställningen Publicera publika länkar (se punkt 5) är påslagen. Genom att kunna radera/ändra andras publika länkar får profilen åtkomst att ändra och spara ändringar i befintlig publik länk.
- Redigera och publicera mallar. Användare med denna inställning aktiverad har möjlighet att redigera befintliga mallar och publicera nya mallar.
Mer information om hur du jobbar med mallar hittar du i denna artikel.
Relaterat innehåll:
- Varför kan vissa användare inte se vissa kategorier i Navigeringsstrukturen trots att de borde ha tillgång enligt kategoriinställningarna?
- Att godkänna & publicera ett dokument och vart åtkomst ges.
Senast uppdaterad: 6 maj, 2024