Användarrättigheter till Dokument i en profil

I profilen har du möjlighet att ställa in vilka funktioner användarna ska ha tillgång till i Dokumentmodulen, samt om de ska ha överskridande åtkomstskydd som exempelvis att kunna se alla dokument i systemet.

Användarrättigheter i Dokument

1. Åtkomst till Dokument

Fliken Dokument visas när du på att profilen aktiverat att användare ska ha åtkomst till Dokument under Generella inställningar.

---

2. Åtkomst till publicerade dokument

Grundinställningen för Åtkomst till publicerade dokument i en profil är satt till Dokument du har åtkomst till. Profiler med denna inställningar ger INTE användaren några överskridande rättigheter och därmed kan användaren endast se de dokument som de getts tillgång att se via åtkomstinställningarna som ställts in på kategorinivå. 

Det är även möjligt att ge användare i den aktuella profilen tillgång till Alla dokument (överskrid åtkomstskydd), vilket innebär att användare i profilen kan se alla dokument oavsett kategorins åtkomstinställningar. Denna inställning bör ni vara återhållsamma med och bara ge till de användare som har administrativa roller i systemet.

Avslutningsvis finns möjlighet att ge profilen möjlighet att kunna Kommentera och se kommentarer på publicerade dokument. Skaparen av dokumentet får alltid en avisering så snart någon har kommenterat i ett publicerat dokument och därigenom kan skaparen läsa dessa, även om skaparen inte har denna inställning aktiv.

Förtydligande
Som skapare av ett publicerat dokument och som saknar publicerarättigheten att Kommentera och se kommentarer för publicerade dokument, kan inte se eller skriva kommentarer om skaparen navigerar/söker sig fram till dokumentet. Men eftersom skaparen aviseras när någon annan användare har skrivit en kommentar, kan skaparen via aviseringen se och svara på samtliga kommentarer som gjorts.

Observera att kommentarer är åtkomliga för samtliga användare som har funktionen Kommentera och se kommentarer för publicerade dokument aktiverad.

---

3. Sökning

Grundinställningen för Sökning i dokument på nya profiler är tillgång att använda både Fritextsökning och Query Builder. Denna inställning kan du dock ändra att åtkomst endast ska ske till den ena om så önskas, alternativt att inte kunna söka alls. Skillnaden mellan funktionerna är:

1. 1. 1. genom Fritextsökning ger du profilen möjlighet att via fritext söka på alla dokument som profilen har åtkomst till. Profilen har även möjlighet att filtrera sökresultatet genom att använda funktionen Endast dokument som berör mig. Systemet visar 13 av de mest relevanta resultaten.
      2. sökning via Query Builder ger profilen möjlighet att söka mer specifikt, antingen via Standard eller Avancerad sök där profilen i den senare även kan spara ner sin sökfråga.

---

4. Åtkomst till arkivet

Med inställningen Ingen åtkomst innebär att profilen inte har åtkomst till arkivet (dvs Arkivet visas inte under Dokument » Sök) eller åtkomst till tidigare utgåvor av ett publicerat dokument via dokumentets meny (även om profilen har publicera-rättigheter, se punkt 5). För att profilen ska kunna se tidigare utgåvor av ett publicerat dokument, måste inställningen ändras till Åtkomst till arkiverade utgåvor som möjliggör att båda funktionerna visas för att kunna läsa de tidigare utgåvorna.

Inställningen Överskrid åtkomstskydd och få tillgång till hela arkivet innebär att profilen även kan ges rättighet att arkivera ett dokument och/eller radera dokument från arkivet.
(Se punkt 6:7 och 6:8 för ytterligare inställningar som krävs för funktionen.)

---

5. Publicerarättigheter

Inställningen Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar ger profilen möjligt att skicka ett dokument för godkännande. Detta betyder inte att profilen med automatik kan publicera ett dokument, eftersom ett dokument alltid måste godkännas innan det publiceras. Mer om det i inställningen nedan.

Förutom att kunna skicka ett dokument för godkännande kan användare med profilinställningen Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar även bli invald att revidera mallar samt skapa nya utkast av publicerade dokument under förutsättning att användaren har åtkomst till dokumentet. Observera dock att för att användare ska kunna utföra revidering av mallar krävs även inställningen Redigera och publicera mallar (Se punkt 6:10 nedan).

När ett dokument skickats till organisationen för godkännande måste en användare godkänna dokumentet innan det blir publicerat. Inställningen Godkänna och publicera dokument ger användare förutsättning att kunna göra detta, men varje kategori har en inställning som bestämmer vilka användare som har möjlighet att godkänna dokumenten i respektive kategori. Läs mer om kategoriinställningar i denna artikel. Med andra ord är det alltså möjligt att styra vilka användare som har möjlighet att godkänna dokument i vilka kategorier, men urvalet kan endast göras från användare som har denna inställning Godkänna och publicera dokument aktiverad.

Under Publicerarättigheter kan du även (eller endast) ge profilen möjlighet att Publicera publika länkar, med andra ord, ge rättighet att skapa och dela dokument publikt via en html-länk. 

---

📌 Exempel Publicerarättigheter.
Alla användare kan skapa ett utkast om de har åtkomst till Dokumentmodulen. Så länge dokumentet är ett utkast har endast skaparen av utkastet åtkomst till dokumentet (om inte utkastet delas/samarbetas eller är skickat för granskning till medarbetare).

Efter att ha skapat utkastet vill kanske användaren sedan skicka dokumentet till organisationen för publicering. För att kunna göra detta krävs profilinställning Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar (A).

För att dokumentet sedan ska bli publicerat och därmed tillgängligt för alla med åtkomst måste dokumentet godkännas för publicering.

För att en användare ska ha möjlighet att göra detta krävs profilinställningen Godkänna och publicera dokument (B), samt att användaren är invald att kunna godkänna dokument för publicering i den aktuella kategorin. 

---

6. Administrera

Denna utökade funktionalitet ger möjlighet att exempelvis skapa olika nivåer av administratörer. Här kan du ange vilka administrativa funktioner som användare som tillhör den aktuella profilen ska ha tillgång till.

Åtkomst till alla inställningar.
Genom att bocka i denna funktion så ges användare åtkomst att kunna administrera alla dokumentinställningar som ligger under Dokument » Inställningar. Valen ii, iii och iv nedan aktiveras då automatiskt. 

Nyckelord
Profilen ges rättighet att via Dokument » Inställningar skapa nyckelord som sedan kan kopplas till era dokument i samband med publicering. Nyckelorden går sedan att söka på via Query Builder (sök).

Grupper
Profilen ges åtkomst via Dokument »Inställningar att hantera grupper för åtkomststyrning samt berörs av och hantera grupper för revidering av dokument och mallar. Vi rekommenderar ofta att man arbetar med grupper så mycket som möjligt då funktionen inte blir personspecifik.

Kategori (överskrider åtkomstskydd - ger åtkomst till alla dokument)
Genom denna funktion kan användare hantera kategoriinställningar, vilket innebär att de får överskridande åtkomst och därmed kan se alla dokument i systemet oavsett vilka åtkomstinställningar som har konfigurerats på kategorinivå.

Tillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument.
När denna funktion är aktiverad får användare med den aktuella profilen möjlighet att ändra dokumentinformationen på redan publicerade dokument. Detta förutsätter såklart att informationen inte låsts via funktionen Låsta fält på publicerade dokument

Användare kan till exempel:

• flytta dokumentet till annan kategori
• byta dokumentnamn
• hantera extrafält

Utöver möjligheten att kunna redigera informationen på publicerade dokument ger dessa inställningar även användare som är kopplade till profilen möjlighet att få tillgång till utkast av nya utgåvor, utan att skaparen behöver ge sitt medgivande.

(Användare som endast har Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar kan be skaparen om tillgång vilket innebär att skaparen måste godkänna detta innan dokumentet delas.)

Tillgång till statistik om läskvittens
Så snart denna funktion aktiveras får användare som tillhör den aktuella profilen tillgång till information och statistik om läskvittens.
Läs mer om dessa funktioner i artikeln Inställningen Berörs av och läskvittens

Arkivera dokument
För att kunna arkivera ett dokument behöver användaren först ha inställningen Överskrid åtkomstskydd och få tillgång till hela arkivet aktiverad (se punkt 4). Därefter kan funktionen Arkivera dokument aktiveras. När dessa två inställningar är aktiverade kan användare som tillhör den aktuella profilen arkivera dokument genom att klicka på arkivera-symbolen i dokumentets huvudmeny.
Användare som är ansvariga för att revidera dokumentet aviseras när detta sker. Arkiverade dokument förblir i arkivet tills de manuellt raderas från arkivet - se nästa punkt.

Radera dokument från arkivet
För att kunna radera dokument från arkivet krävs även att inställningen Överskrid åtkomstskydd och få tillgång till hela arkivet är påslagen (se punkt 4). Därefter kan funktionen Radera dokument från arkivet aktiveras. När dessa två inställningar är aktiverade ges användare som tillhör den aktuella profilen möjlighet att radera dokument från arkivet, förutsatt att ingen aktuell utgåva är publicerad.

Observera. När ett dokument raderas från arkivet kommer samtliga utgåvor av dokumentet att tas bort permanent!

Radera/ändra andras publika länkar
För att kunna radera/ändra publika länkar som är skapade av andra, krävs även att inställningen Publicera publika länkar är påslagen (se punkt 5). Genom att kunna radera/ändra andras publika länkar får profilen åtkomst att ändra och spara ändringar i befintlig publik länk. 

Redigera och publicera mallar
Användare med denna inställning aktiverad har möjlighet att redigera befintliga mallar och publicera nya mallar. 

Relaterat innehåll:

• Så arbetar du med mallar i AM System
• Inställningen Berörs av och läskvittens

Senast uppdaterad: 15 oktober, 2024