Så arbetar du med mallar i AM System

Förberedelser

Innan du börjar är det viktigt att du har de nödvändiga rättigheterna. För att kunna redigera redan publicerade mallar, hantera mallkategorier och kategorisera mallar samt skapa och publicera nya mallar krävs profilinställningen Redigera och publicera mallar. Läs mer om dessa profilinställningar här.

Arbeta med mallar

Skapa en ny mall

1. Navigera till Dokument » Mina dokument och välj Skapa nytt dokument. (Om du redan har ett utkast av ett dokument som aldrig blivit publicerat går det bra att använda det utkastet som en mall. Navigera då till utkastet och hoppa därefter till steg 4.)
2. Välj mellan Textdokument, Layoutdokument eller skapa en Bundling där du kan inkludera både text och layoutdokument beroende på ditt behov.
3. Skapa innehållet i din mall.
4. När du är nöjd med innehållet väljer du Publicera från menyn. Välj därefter fliken Mall i den vänstra kolumnen (A). När du växlar till fliken Mall förstår systemet att det nuvarande utkastet ska bli en mall. Om du vill ändra tillbaka utkastet till ett vanligt dokument, klicka på fliken Dokument innan du publicerar det.
5. Därefter kan du ändra mallens namn (B) och välja i vilken mallkategori (C) den ska publiceras. Om ni inte anger någon mallkategori, och det redan finns mallkategorier, sparas mallen i kategorin ”Ej kategoriserade”. Ange sedan vem som ska ha åtkomst till mallen (D) och om mallen ska revideras (E). Du kan också ställa in förifyllda publiceringsinställningar (F), till exempel förvald kategori och godkännare för dokument som skapas utifrån mallen.
6. Publicera mallen genom att välja Publicera mall i internt mallbibliotek (G). Mallen blir då tillgänglig för alla användare med åtkomst till mallen.
   
   

   

Kategorisering av dokumentmallar

Genom att kategorisera mallar blir det enklare för användare att hitta rätt mall när ett nytt dokument ska skapas. Kategorierna ger en tydligare struktur, minskar risken att fel mall används och gör det lättare att skilja mellan exempelvis instruktioner, rutiner, policyer och kontrollrelaterade dokument. Det är särskilt användbart när organisationen har många mallar eller när flera avdelningar arbetar i samma ledningssystem.

För att skapa, redigera eller flytta dokument mellan olika kategorier går du till Dokument » Mina dokument, väljer Skapa nytt dokument och klickar sedan på fliken Internt mallbibliotek. Här får du en samlad översikt över alla interna mallar och deras mallkategorier, vilket gör det enklare att bygga en tydlig struktur och behålla ordningen när antalet mallar växer.Alla användare kan dessutom fälla ihop eller veckla ut varje mallkategori för att dölja eller visa innehållet, vilket ger en mer överskådlig vy när du arbetar med många mallar samtidigt. Inställningen för vilka mallkategorier som är öppna eller stängda sparas per användare, så nästa gång du öppnar mallbiblioteket visas kategorierna på samma sätt som när du lämnade det.

Användare med profilinställningen Redigera och publicera mallar kan i detta läge administrera mallkategorierna. För att skapa en ny kategori klickar du på Ny kategori, namnger kategorin och sparar. Det kan till exempel vara kategorier som ”Instruktioner”, ”Rutiner”, ”Policyer” eller avdelningsspecifika kategorier, beroende på hur ni vill strukturera ert ledningssystem.

För att flytta mallar mellan kategorier använder du dra-och-släpp-funktionen: markera mallen, håll ned musknappen och dra den till önskad kategori i listan, och släpp sedan. På så sätt kan du snabbt omstrukturera biblioteket när nya behov uppstår eller när ni vill göra det enklare för användare att hitta rätt mall.

Du kan även ändra ordningen på mallkategorierna genom att flytta dem upp eller ner i listan via kugghjulet på respektive mallkategori. Detta är praktiskt om ni vill lyfta fram vissa kategorier som används ofta, exempelvis mallar kopplade till revision, avvikelser eller kritiska processer. Ordningen i listan påverkar hur användare upplever strukturen när de skapar nya dokument utifrån en mall.

Det går såklart även att radera en mallkategori när den inte längre behövs. Om en mallkategorin innehåller mallar vid radering flyttas dessa automatiskt till kategorin ”Ej kategoriserade”, så att inga mallar försvinner. Därefter kan du, vid behov, gå igenom mallen i ”Ej kategoriserade” och placera dem i mer lämpliga kategorier för att bibehålla en tydlig och lättnavigerad struktur.

Redigera en befintlig mall

1. Navigera till Dokument » Mina dokument och välj Skapa nytt dokument.
2. Gå till fliken Internt mallbibliotek, välj önskad mall och klicka på Ändra denna mall.
3. Skapa en ny utgåva och gör dina ändringar.
4. Välj Publicera från dokumentets meny. Gör eventuella ändringar under förifyllda publiceringsinställningar och välj sedan Publicera mall i internt mallbibliotek

Arkivera en mall

1. Navigera till Dokument » Mina dokument och välj Skapa nytt dokument.
2. Gå till fliken Internt mallbibliotek, välj önskad mall och klicka på Ändra denna mall.
3. Arkivera mallen genom att välja Arkivera från menyn precis som ett vanligt dokument.

Skapa dokument från en mall

Det finns två sätt för användare att skapa ett nytt dokument baserat på en mall i AM System. Antingen görs det manuellt via Internt mallbibliotek där valfri mall kan väljas (1), eller så kan administratörer och innehållsansvariga infoga länkar direkt till dokumentmallar i både text- och layoutdokument (2).

1. Skapa dokument från valfri mall

1. Navigera till Dokument » Mina dokument och välj Skapa nytt dokument.

2. Gå till fliken Internt mallbibliotek, välj önskad mall och klicka på Skapa dokument från denna mall.
   
   💬 Tips: Under fliken AM Systems mallbibliotek hittar du exempel och inspiration på både processkartor och textdokument som är fritt att använda.
   
   

2. Länk till specifik mall från text eller layoutdokument

Genom att skapa länkar i text eller layoutdokument till specifika mallar kan användare enkelt skapa nya dokument från rätt mall direkt i arbetsflödet. Det ökar effektiviteten, minskar risken för fel och säkerställer att korrekt struktur och innehåll används från början.

1. Skapa ett dokument eller navigera till ett existerande dokument. Finns det ingen påbörjad utgåva så skapa en ny utgåva.
2. Markera det element som du vill ska länka till mallen. Detta kan vara en text eller bild i textdokument eller text, bild eller annat objekt i layoutdokument. 
3. Välj Infoga länk om du är i textdokument eller Redigera länk om du är i ett layoutdokument. Välj därefter alternativet Skapa nytt dokument från mall.
   
   
4. Klicka på Välj för att visa mallväljaren. Välj internt mallbibliotek om du vill länka till en av organisationens mallar. Väl därefter mall och bekräfta genom att klicka Skapa dokument från denna mall.
   Tips: Du kan även skapa en länk till dokument i AM Systems mallbibliotek eller till ett nytt tomt dokument.
5. Klicka OK och spara och publicera utkastet.

Relaterat innehåll:

• Användarrättigheter till Dokument via profiler