Förberedelser
Innan du börjar är det viktigt att du har de nödvändiga rättigheterna. För att kunna redigera redan publicerade mallar samt skapa och publicera nya mallar krävs profilinställningen Redigera och publicera mallar. Läs mer om dessa profilinställningar här.
❗Observera. Det är inte möjligt att skapa en mall från ett tidigare publicerat dokument; du måste använda ett dokument som aldrig har publicerats eller skapa ett nytt dokument. Har ni ett dokument som redan har publicerats och som du önskar göra till en mall, måste du först använda funktionen Duplicera (som återfinns i dokumentmenyn) för att skapa ett utkast.
Arbeta med mallar
Skapa en ny mall
- Navigera till Dokument » Mina dokument och välj Skapa nytt dokument. (Om du redan har ett utkast av ett dokument som aldrig blivit publicerat går det bra att använda det utkastet som en mall. Navigera då till utkastet och hoppa därefter till steg 4.)
- Välj mellan Textdokument, Layoutdokument eller skapa en Bundling där du kan inkludera både text och layoutdokument beroende på ditt behov.
- Skapa innehållet i din mall.
- När du är nöjd med innehållet väljer du Publicera från menyn. Välj därefter fliken Mall i den vänstra kolumnen (A). När du växlar till fliken Mall förstår systemet att det nuvarande utkastet ska bli en mall. Om du vill ändra tillbaka utkastet till ett vanligt dokument, klicka på fliken Dokument innan du publicerar det.
- Här kan du ange namn på mallen (B), välja vem som ska ha åtkomst till den (C) samt bestämma om mallen ska revideras (D). Du kan även ställa in förifyllda publiceringsinställningar (E) som exempelvis förvald kategori och Godkännare för dokument som skapas med mallen.
- Publicera mallen genom att välja Publicera mall i internt mallbibliotek (F). Mallen blir då tillgänglig för alla användare med åtkomst till mallen.
Redigera en befintlig mall
- Navigera till Dokument » Mina dokument och välj Skapa nytt dokument.
- Gå till fliken Internt mallbibliotek, välj önskad mall och klicka på Ändra denna mall.
- Skapa en ny utgåva och gör dina ändringar.
- Välj Publicera från dokumentets meny. Gör eventuella ändringar under förifyllda publiceringsinställningar och välj sedan Publicera mall i internt mallbibliotek
Arkivera en mall
- Navigera till Dokument » Mina dokument och välj Skapa nytt dokument.
- Gå till fliken Internt mallbibliotek, välj önskad mall och klicka på Ändra denna mall.
- Arkivera mallen genom att välja Arkivera från menyn precis som ett vanligt dokument.
Skapa dokument från en mall
Det finns två sätt för användare att skapa ett nytt dokument baserat på en mall i AM System. Antingen görs det manuellt via Internt mallbibliotek där valfri mall kan väljas (1), eller så kan administratörer och innehållsansvariga infoga länkar direkt till dokumentmallar i både text- och layoutdokument (2).
1. Skapa dokument från valfri mall
-
Navigera till Dokument » Mina dokument och välj Skapa nytt dokument.
-
Gå till fliken Internt mallbibliotek, välj önskad mall och klicka på Skapa dokument från denna mall. (Tips. Under fliken AM Systems mallbibliotek hittar du exempel och inspiration på både processkartor och textdokument som är fritt att använda.)
2. Länk till specifik mall från text eller layoutdokument
Genom att skapa länkar i text eller layoutdokument till specifika mallar kan användare enkelt skapa nya dokument från rätt mall direkt i arbetsflödet. Det ökar effektiviteten, minskar risken för fel och säkerställer att korrekt struktur och innehåll används från början.
- Skapa ett dokument eller navigera till ett existerande dokument. Finns det ingen påbörjad utgåva så skapa en ny utgåva.
- Markera det element som du vill ska länka till mallen. Detta kan vara en text eller bild i textdokument eller text, bild eller annat objekt i layoutdokument.
- Välj Infoga länk om du är i textdokument eller Redigera länk om du är i ett layoutdokument. Välj därefter alternativet Skapa nytt dokument från mall.
- Klicka på Välj för att visa mallväljaren. Välj internt mallbibliotek om du vill länka till en av organisationens mallar. Väl därefter mall och bekräfta genom att klicka Skapa dokument från denna mall.
Tips: Du kan även skapa en länk till dokument i AM Systems mallbibliotek eller till ett nytt tomt dokument. - Klicka OK och spara och publicera utkastet.
Tips: När en användare klickar på en text eller ett objekt som är länkat till en mall, skapas direkt ett nytt utkast baserat på den valda mallen. Informera gärna användaren om detta direkt i dokumentet för att undvika missförstånd.