Att skapa och använda mallar i AM System är en effektiv metod för att standardisera dokument och förbättra arbetsflödet. Nedan följer en steg-för-steg-guide för att skapa, redigera och använda mallar.
Förberedelser
Innan du börjar är det viktigt att du har de nödvändiga rättigheterna. För att kunna redigera redan publicerade mallar samt skapa och publicera nya mallar krävs profilinställningen Redigera och publicera mallar.
Observera: Det är inte möjligt att skapa en mall från ett tidigare publicerat dokument; du måste använda ett dokument som aldrig har publicerats eller skapa ett nytt dokument. Har ni ett dokument som redan har publicerats och som du önskar göra till en mall, måste du först använda funktionen Duplicera (som återfinns i dokumentmenyn) för att skapa ett utkast.
Skapa en ny mall
- Navigera till Dokument » Mina dokument och välj Skapa nytt dokument. (Om du redan har ett utkast av ett dokument som aldrig blivit publicerat går det bra att använda det utkastet som en mall. Navigera då till utkastet och hoppa därefter till steg 4.)
- Välj mellan Textdokument, Layoutdokument eller skapa en Bundling där du kan inkludera både text och layoutdokument beroende på ditt behov.
- Skapa innehållet i din mall.
- När du är nöjd med innehållet väljer du Publicera från menyn. Välj därefter fliken Mall i den vänstra kolumnen (A). När du växlar till fliken Mall förstår systemet att det nuvarande utkastet ska bli en mall. Om du vill ändra tillbaka utkastet till ett vanligt dokument, klicka på fliken Dokument innan du publicerar det.
- Här kan du ange namn på mallen (B), välja vem som ska ha åtkomst till den (C) samt bestämma om mallen ska revideras (D). Du kan även ställa in förifyllda publiceringsinställningar (E) som exempelvis förvald kategori och Godkännare för dokument som skapas med mallen.
- Publicera mallen genom att välja Publicera mall i internt mallbibliotek (F). Mallen blir då tillgänglig för alla användare med åtkomst till mallen.
Så använder du en mall
- Navigera till Dokument » Mina dokument och välj Skapa nytt dokument.
- Gå till fliken Internt mallbibliotek, välj önskad mall och klicka på Skapa dokument från denna mall. (Tips. Under fliken AM Systems mallbibliotek hittar du exempel och inspiration på både processkartor och textdokument)
Redigera en mall
- Navigera till Dokument » Mina dokument och välj Skapa nytt dokument.
- Gå till fliken Internt mallbibliotek, välj önskad mall och klicka på Ändra denna mall.
- Skapa en ny utgåva och gör dina ändringar.
- Välj Publicera från menyn. Gör eventuella ändringar under förifyllda publiceringsinställningar och välja Publicera mall i internt mallbibliotek
Ta bort en mall
- Navigera till Dokument » Mina dokument och välj Skapa nytt dokument.
- Gå till fliken Internt mallbibliotek, välj önskad mall och klicka på Ändra denna mall.
- Arkivera mallen genom att välja Arkivera från menyn.
Senast uppdaterad: 10 april, 2024