Denna artikel beskriver hur du manuellt kan meddela berörda eller avisera användare om specifika dokument.
Bakgrund
För att undvika att användarna överbelastas med aviseringar skickar systemet få automatiska aviseringar. Vid publicering av dokument skickar systemet därför inte automatiskt några aviseringar, oavsett om ett helt nytt dokument publicerats eller om det är en ny utgåva av ett befintligt dokument.
Istället förväntas användarna själva ta ansvar för att ta del av dokumentationen, exempelvis via beskrivande processkartor eller via menyn Dokument » Mina dokument och under Att göra. Läs mer om vilka dokument som visas i menyn Mina Dokument i denna artikel.
Notera: För att kunna använda funktionerna Meddela berörda eller Skicka avisering från ett dokument måste användaren ha profilinställningen Skicka avisering från publicerade dokument aktiverad. Mer information om denna inställning finns här.
Avisera användare som berörs av det aktuella dokumentet.
Ibland kan det dock vara önskvärt att kunna avisera specifika användare om ett specifikt dokument. Om användaren har profilinställningen Skicka avisering från publicerade dokument aktiverad kan detta göras manuellt genom att nyttja något av följande två alternativ.
1. Meddela berörda från banner i samband med publicering av dokument
Använda funktionen Meddela berörda som visas i en banner direkt efter publicering av ett dokument. Bannern visas endast en gång och direkt efter publicering. Om användaren som publicerar dokument navigerar från dokumentet försvinner bannern och den kommer inte att visas igen om användaren navigerar tillbaka till dokumentet.
Observera: Visas inte bannern efter att ett dokument publicerats beror det mest troligt på att dokumentet i fråga inte berörs av någon användare. Du kan fortfarande använda funktionen Skicka avisering som beskrivs nedan där du har möjlighet att välja ut vilka användare som skall aviseras via alternativet Specifika användare.
2. Via funktionen "Skicka avisering" som finns i menyn
Denna funktion erbjuder samma funktionalitet som ovan nämnda Meddela berörda. När du använder aviseringsfunktionen (Meddela berörda (1) eller Skicka avisering(2)) visas en dialog som ger dig möjlighet att avisera Alla berörda eller Specifika användare samt även möjlighet att skriva en kommentar.
Observera: Alternativet Alla berörda visas endast så länge ett av följande villkor är uppfyllda:
-
Användarens profil har rättigheten Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar SAMT ska revidera dokumentet (personligen eller via en revideringsgrupp)
-
Användarens profil har rättigheten Tillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument
-
Användaren har godkänt dokumentet
Genom att klicka på info-ikonen kan du se en lista på vilka användare som berörs av det aktuella dokumentet innan du skickar aviseringen.
Så snart aviseringen har skickats får valda användare ett meddelande med information om det aktuella dokumentet, samt den eventuella kommentaren som har skrivits.
Avisera användare som ej läskvitterat ett specifikt dokumentet
Om du vill skicka aviseringar till användare som inte har läskvitterat ett specifikt dokument kan du använda funktionen Visa egenskaper som finns i menyn när du granskar dokumentet. Under avsnittet Läskvittens kan du se status för vilka användare som har och inte har läskvitterat dokumentet. Här kan du avisera alla användare som inte har läskvitterat dokumentet eller välja en specifik användare att avisera genom att klicka på ikonerna som efterliknar ett brev.
Relaterat innehåll:
Senast uppdaterad:13 februari, 2025