Denna artikel beskriver hur du manuellt kan avisera användare om specifika dokument.
Vid publicering av dokument skickar systemet inte automatiskt ut några aviseringar, vare sig det är helt nya dokument eller nya utgåvor av befintliga dokument. Generellt sett skickar systemet få automatiska aviseringar och detta görs för att undvika att användarna blir överbelastade med aviseringar. Istället är tanken att användarna själva tar ansvar för att ta del av dokumentationen, exempelvis via menyn Dokument » Mina dokument och exempelvis Dokument som berör mig eller Skall läskvitteras av mig.
Avisera användare som berörs av det aktuella dokumentet.
Ibland kan det dock vara önskvärt att kunna avisera specifika användare om ett specifikt dokument. Detta kan göras manuellt av en användare genom att nyttja något av följande två alternativ:
1. Meddela berörda från banner i samband med publicering av dokument
Använda funktionen Meddela berörda som visas i en banner direkt efter publicering av ett dokument. Bannern visas endast en gång och direkt efter publicering. Om användaren som publicerar dokument navigerar från dokumentet försvinner bannern och den kommer inte att visas igen om användaren navigerar tillbaka till dokumentet.
Observera: Visas inte bannern efter att ett dokument publicerats beror det mest troligt på att dokumentet i fråga inte berörs av någon användare. Du kan fortfarande använda funktionen Skicka avisering som beskrivs nedan där du väljer ut vilka som skall aviseras via alternativet Specifika användare.
2. Via funktionen Skicka avisering som finns i menyn
Denna funktion erbjuder samma funktionalitet som ovan nämnda Meddela berörda. När du använder aviseringsfunktionen (Meddela berörda (1) eller Skicka avisering(2)) visas en dialog som ger dig möjlighet att avisera Alla berörda eller Specifika användare samt även möjlighet att skriva en kommentar.
Observera: Alternativet Alla berörda visas endast så länge ett av följande villkor är uppfyllda:
-
Användarens profil har rättigheten Skicka dokument och revidera dokument/mallar SAMT ska revidera dokumentet (Personligen eller via en revideringsgrupp)
-
Användarens profil har rättigheten Tillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument
-
Användaren har godkänt dokumentet
Genom att klicka på info-ikonen kan du se en lista på vilka användare som berörs av det aktuella dokumentet innan du skickar aviseringen. Så snart aviseringen skickats får valda användare ett meddelande med information om det aktuella dokumentet, samt den eventuella kommentaren som skrivits.
Avisera användare som ej läskvitterat ett specifikt dokumentet
Om du vill skicka aviseringar till användare som inte har läskvitterat ett specifikt dokument kan du använda funktionen Visa egenskaper som finns i menyn när du granskar dokumentet. Under avsnittet Läskvittens kan du se status för vilka användare som har och inte har läskvitterat dokumentet. Här kan du avisera alla användare som inte har läskvitterat dokumentet eller välja en specifik användare att avisera genom att klicka på ikonerna som efterliknar ett brev.
Relaterat innehåll:
Senast uppdaterad:12 februari, 2024