Denna artikel beskriver vad Berörs av och läskvittens är, varför funktionen finns till och hur den används. Dessutom beskrivs hur du som administratör kan ta fram information och statistik om läskvittens.
Bakgrund
Funktionen Berörs av och läskvittens är egentligen två funktioner. Genom att bestämma vem som "Berörs av" dokument i en specifik kategori kan en administratör tydliggöra och lyfta fram vilka dokument i ledningssystemet som är viktiga för specifika användare. Eftersom vi rekommenderar att ha ett så öppet ledningssystem som möjligt, är funktionen Berörs av ett effektivt sätt att visa användare vilka dokument de faktiskt berörs av och därmed i första hand bör prioritera. Denna funktion ska inte förväxlas med funktionen Åtkomst, då åtkomst bestämmer om användaren har rätt att se dokumentet eller ej. Att ha åtkomst till ett dokument är dock en förutsättning för att en användare ska kunna beröras av ett dokument.
Läskvittens kan ses som ett tillägg till funktionen Berörs av. Genom att även kräva läskvittens på dokument som användaren berörs av kan användare med behörighet följa upp vilka användare som har läst vilka dokument. För att aktivera läskvittens måste först användaren beröras av dokumentet.
Detta innebär förenklat att vi har följande beroende:
- Först måste användaren ha Åtkomst till dokumentet.
- Har användaren åtkomst kan dokumentet också beröra utvalda användare.
- Önskas uppföljning av läskvittens på vissa utvalda dokument som berör användare, kan även läskvittens krävas.
Så ser användaren enkelt vilka dokument som hen berörs av
När en användare navigerar i era kategorier via Dokument » Navigera har användaren möjlighet att aktivera Endast dokument som berör mig. När denna funktion är aktiverad visas endast dokument som faktiskt berör användaren och kategorier som inte innehåller dokument som användaren berörs av blir nedtonade. 
Varje användare kan enkel se en lista på de dokument som användarens förväntas att läskvittera. Denna lista återfinns under Mina dokument. Läs mer om den funktionen här.
Så ställer du in Berörs av och läskvittens
|
I huvudmenyn under Dokument » Navigera finner du alla era kategorier. Användare som via sin profilinställning har rätt att administrera kategorier kan ändra kategorins inställning genom att föra muspekaren över kategorin och därefter klicka på ikonen som efterliknar en penna. Här återfinns bland annat inställningen Berörs av och läskvittens. Då inställningen sätts på kategorinivå påverkas alla dokument i den aktuella kategorin samt eventuella underkategorier som har inställningen Ärvd - läs mer om arv här. |
 |
Via inställningen Berörs av och läskvittens har du möjlighet att bestämma om någon användare berörs av det aktuella dokumenten i kategorin och i så fall vem. Väljer du alternativet Alla med åtkomst kommer alla användare som har åtkomst till den aktuella kategorin också att beröras. Väljer du Specifika användare har du möjlighet att välja ut vilka Grupper, Avdelningar, Workspaces eller Användare som ska beröras av dokumenten.
Avslutningsvis kan du även aktivera Läskvittens på alla dokument i den aktuella kategorin för alla användare som du vald ska beröras.
Notera. Idag finns ingen automatisk aviseringsfunktion på dokument som publiceras i en kategori där läskvittens aktiverats*. Systemet bygger på att användarna i första hand håller koll på listan Skall läskvitteras av mig som visas under Mina dokument » Att göra. Läs mer här.
*undantag är om publiceringen initierades av någon annan än den som godkänner. Då skickas en avisering tillbaka till den som initierade publiceringen, bara för att visa att dokumentet nu är publicerat.
Så ser du enkelt vilka användare som berörs av ett dokument samt om läskvittens krävs.
Via publicera dialogen i ett specifikt dokument
I samband med att ett dokumentet publiceras kan du via Publicera-dialogen finna information om vilken kategori dokumentet ska publiceras i. Vid denna information finns en informationsikon. Klicka på den och du kan se din valda kategoris inställningar, där du bland annat kan utläsa vilka användare som berörs av dokumenten i denna kategori. 
Via "Visa egenskaper" i ett specifikt dokumentet
Via Visa egenskaper (i) inne i dokumentet får du ytterligare information om ditt dokument, där du bland annat kan se vem som skapat/godkänt/reviderat dokumentet, vilka som berörs av dokumentet och om läskvittens krävs. Under menyn Läskvittens visas status om vilka som har läskvitterat eller inte. Här kan du skicka påminnelse till de som inte har läst, antingen genom att avisera alla som berörs eller till specifika användare. Logg visar vilka som har agerat i dokumentet och du kan även se vilka specifika användare som berörs av dokumentet.
Observera:
- Alla berörda ska inte likställas med alla som har läskvittens påslagen i sin kategori. Aviseringar som skickas ut som berörd ser du i din egna utkorg genom att gå till Aviseringar i huvudmenyn och välja utkorg uppe i aviseringsmenyn.
- Information om den exakta tidpunkten när en användare läskvitterade ett dokument återfinns under Logg. Observera dock att den logg som finns på varje dokument endast visa de "aktiviteter" som har inträffat på den aktuella utgåvan!
När en ny utgåva skapas av ett redan publicerat dokument så får den som godkänner dokumentet för publicering välja om dokumentet kräver ny läskvittens. Om användaren svarar "Nej" på den frågan så behöver de som redan har läskvitterat det aktuella dokumentet inte läskvittera den nya utgåvan.
Exempel:
1. Utgåva 1 publiceras
2. Utgåva 1 läskvitteras av Anna och Bertil (Detta sparas i loggen för utgåva 1)
3. Ny utgåva skapas, och publiceras, och användaren gör bedömningen att ingen ny läskvittens behövs.
4. Utgåva 2 läskvitteras av Carin.
Under läskvittens går det då att utläsa att dokumentet läskvittens av Anna, Bertil och Carin. Men loggen på den aktuella utgåvan (Utgåva 2) visar endast att Carin läskvitterat dokumentet. Information om när Anna och Bertil läskvitterat dokumentet går endast att utläsa i utgåva 1.
Statistik läskvittens
Ibland kan det vara intressant att som ansvarig att få en överblick över hur användare har läskvitterat dokument. Detta kan du göra genom att först söka fram ett urval av dokument genom att gå till Dokument » Sök [1] » Klicka på Sök dokument. Önskar du statistik på en delmängd dokument definierar du sökkriterier för att ska fram dessa dokument. Lämna alla sökkriterier blanka om du önskar statistik för samtliga publicerade dokument. Klicka därefter på Utför [2] för att söka fram dokumenten och därefter på ikonen som efterliknar ett diagram [3].
Denna vy visar nu statistik per dokument utifrån de sökkriterier som gjorts. Önskar du instället se statistik utifrån varje användare klickar du på Sortera på användare.
Relaterat innehåll:
- Avisera användare om specifika dokument
-
Så kan du styra berörs av och läskvittens på enskilda dokument
- Vad som placeras under Mina Dokument
Senast uppdaterad: 13 maj, 2024