Loggfunktionen i dokument tillhandahåller en audit trail för varje dokument och dess utgåva och ger en kronologisk historik över de allra flesta förändringar och aktiviteter som har skett. Där framgår vad som har ändrats, av vem och när, samt om dokumentet exempelvis har skickats på granskning, godkänts för publicering, uppdaterats eller fått ändrade inställningar. I loggen kan du även se om utgåvan har delats med andra användare, om kommentarer har lagts till, om någon har gillat eller ogillat i en granskningsrunda och om läskvittens har registrerats. Detta gör det enkelt att följa upp vem som gjort vad i dokumentet och säkerställer spårbarhet.
Så kommer du åt dokumentloggen
ℹ️ För att att en användare ska kunna se dokumentloggen behöver användaren profilinställningen Tillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument. Läs mer om den profilinställningen här.
När du granskar ett dokument kan du visa dokumentloggen genom att välja Visa egenskaper i menyn och sedan klicka på Logg.
 |
Observera att dokumentloggen endast visar information om de ändringar som skett i den aktuella utgåvan. Om du behöver se vad som gjorts i en annan utgåva av dokumentet behöver du därför navigera till just den utgåvan för att se motsvarande logg. För att kunna se arkiverade utgåvor krävs att användaren har åtkomst till arkivet via sina profilinställningar.
💡 Bra att känna till:
- I AM System baseras alla tidsangivelser på Centraleuropeisk tid (CET) under vinterhalvåret och Centraleuropeisk sommartid (CEST) under sommartid, vilket motsvarar UTC+1 respektive UTC+2. Det innebär att alla tidsstämplar i dokumentloggen visas enligt svensk tid.
-
Dokumentlogg för bundlingar fungerar lite annorlunda än för enskilda text- eller layoutdokument. Längst upp i loggfönstret finns en meny där du dels kan välja att se loggen för själva bundlingen, det vill säga information om vad som hänt i bundlingsdokumentet. eller se Vvilka ändringar som gjorts i de enskilda dokumenten som ingår i bundlingen. Om ett eller flera dokument inte visas i listan beror det på att inga ändringar har gjorts i just de dokumenten i den aktuella utgåvan.
Följande aktiviteter kan ses i dokumentloggen
Information om följande aktiviteter kan ses i dokumentloggen, vilket ger dig en tydlig och spårbar översikt över hur dokumentet har hanterats över tid:
|
|
 |
Spårbarhet i textdokument
Varje gång en användare sparar ett utkast av ett textdokument, sparas all information i loggen under Dokumentegenskaper. Genom denna logg är det möjligt att jämföra de ändringar som har gjorts. Observera att denna ändringslogg endast finns tillgänglig för textdokument och inte för layoutdokument.
Relaterat innehåll:
- Användarrättigheter till Dokument via profiler
- Vad är en bundling och hur används den?
- Att skapa och publicera dokument samt skapa en ny utgåva.
- Hur fungerar tidsangivelser i AM System?
- Så fungerar funktionen Dela/Samarbeta
- Inställningen Berörs av och läskvittens
- Så fungerar funktionen Skicka för granskning
- Dokumentera ändringar mellan dokumentutgåvor
- Nyckelord ökar sökbarheten på era dokument
- Meddela berörda och avisera användare om specifika dokument
- Visa händelser i ärenden
- Inloggningshistorik