Denna artikel beskriver hur du kan dela ett dokument med en annan användare för att tillsammans arbeta med dokumentet.
Bjud in andra att samarbete
Eftersom alla typer av utkast av dokument är personliga och endast tillgängliga för den användare som skapat dem, finns funktionen Dela/Samarbeta för att möjliggöra att fler användare kan lägga till, ändra eller ta bort information.
En användare som bjuds in att samarbeta på ett dokument har full tillgång till dokumentet och dess data, vilket innebär att de kan påverka all information i det delade utkastet.
❗Observera. Systemet stöder inte att flera användare redigerar samma dokument samtidigt! Om du försöker redigera ett dokument samtidigt som en annan användare redan redigerar, kommer du att få information om detta genom en blå infobox i webbläsarens övre högra hörn.
Du bör därför välja att lämna dokumentet utan att göra några ändringar för att inte riskera dubbelarbete, då ni båda kan genomföra ändringar i samma dokument samtidigt.
Gör en annan användare till skapare av ett utkast
Det kan finnas tillfällen då du önskar lämna över ansvaret för ett utkast helt till en annan användare och därmed göra denna användare till skapare. Detta kan du göra så snart dokumentet delats med en annan användare genom att klicka på pilen bredvis användarens namn och därefter välja Välj som skapare.
Be om tillgång samt Ge mig tillgång
Förutom att skaparen av ett utkast kan dela ett dokument så kan även användare be om tillgång till ett specifikt utkast av ett redan tidigare publicerat dokument.
Användare som har rätt att se ett dokument samt har profilinställningen Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar kan se om ett nytt utkast finns för det aktuella dokumentet. Det visas i en dialog ovanför dokumentet enligt bilden nedan.
Klicka på dokumentnamnet som du ser i denna dialog.
Har du åtkomst till dokumentet så kommer du med automatik till utkastet.
Saknar du tillgång kommer en dialog att visas. Vilka alternativ som finns i denna dialog beror på vilka rättigheter du har i systemet.
1. Användare utan specifika rättigheter kommer att se en dialog där användaren har möjlighet att be om tillgång det aktuella utkastet. Innan användaren får tillgång till utkastet måste skaparen godkänna detta.
2. Användare som via sin profilinställning har inställningen Tillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument behöver inte be om tillgång utan kan i stället välja Ge mig tillgång vilket inte kräver att skaparen godkänner detta.
Spårbarhet
Varje gång en användare sparar ett utkast av ett textdokument, sparas all information i loggen under Dokumentegenskaper. Genom denna logg är det möjligt att jämföra de ändringar som har gjorts. Observera att denna ändringslogg endast finns tillgänglig för textdokument och inte för layoutdokument.
Relaterat innehåll
Last updated: 5 september, 2024