Med funktionen Kommentera kan användare lämna synpunkter på publicerade dokument, exempelvis om en instruktion behöver förtydligas, information behöver uppdateras eller något kan förbättras. Kommentarerna kan sedan användas som stöd vid nästa revidering och visas direkt i det nya utkastet, utan att du behöver öppna den föregående publicerade utgåvan.
Behörighet
För att kunna kommentera ett publicerat dokument och läsa kommentarerna både på dokumentet och i ett efterföljande utkast behöver användaren ha profilinställningen Kommentera och se kommentarer på publicerade dokument aktiverad.
Om du saknar behörigheten behöver du kontakta den som administrerar användare och profiler i er organisation.
Skriv en kommentar på ett publicerat dokument
- Öppna det publicerade dokumentet.
- Klicka på Kommentera (ikonen med pratbubblor) i menyn. Panelen Tyck till om dokumentet öppnas till höger.
- Skriv din kommentar i fältet Skriv en kommentar och klicka på Skicka.
- Om du vill svara på en befintlig kommentar klickar du på Svara under kommentaren.
Tänk på att kommentarer på publicerade dokument är synliga för alla användare som har profilinställningen Kommentera och se kommentarer på publicerade dokument aktiverad, oavsett vem som har skapat dokumentet eller lämnat kommentaren.
Om det finns kommentarer på dokumentet visas en siffra vid kommentarsikonen. Siffran visar hur många kommentarstrådar som finns, inte det totala antalet kommentarer.
Aviseringar om nya kommentarer
Dokumentets skapare och godkännare får alltid en avisering när någon lämnar en kommentar på ett publicerat dokument. Via aviseringen kan dessa användare ta del av kommentaren, även om användarna skulle sakna profilinställningen Kommentera och se kommentarer på publicerade dokument. På så sätt uppmärksammas alltid skaparen och godkännaren på att det finns nya synpunkter att ta del av, till exempel inför nästa revidering.
Se kommentarer från föregående utgåva
När du skapar en ny utgåva av ett publicerat dokument blir kommentarerna från den föregående publicerade utgåvan tillgängliga i det nya utkastet.
Kommentarerna kan visas både när du öppnar och redigerar utkastet samt när det har skickats för granskning. På så sätt kan du och dokumentets granskare enkelt ta del av tidigare synpunkter och använda dem som stöd under revideringen.
Kommentarerna från den föregående utgåvan är endast tillgängliga för läsning i utkastet. Det går därför inte att svara på kommentarerna eller lägga till nya kommentarer i de befintliga kommentarstrådarna från utkastet.
När du öppnar utkastet
- Öppna utkastet. I anslutning till knappen Kommentarer på föregående utgåva visas antalet kommentarstrådar från den föregående utgåvan.
- Klicka på Kommentarer på föregående utgåva.
- En panel öppnas till höger och visar kommentarerna tillsammans med information om vilken utgåva de tillhör.
- Stäng panelen med krysset när du är klar.
När du redigerar utkastet
När du redigerar utkastet kan du klicka på kommentarsikonen för att öppna kommentarerna från den föregående utgåvan.
Panelen visas bredvid dokumentets innehåll medan du arbetar. Det gör att du kan gå igenom synpunkterna och göra eventuella ändringar direkt i utkastet.
När utkastet är skickat för granskning
Kommentarer från den föregående utgåvan kan även visas när utkastet har skickats för granskning. Granskarna kan på så sätt se vilka tidigare synpunkter som finns och ta hänsyn till dem vid granskningen.
Läs mer om att skicka ett dokument för granskning i artikeln: Skicka för granskning.
Vanliga frågor
Kan jag svara på kommentarerna om det publicerade dokumentet i utkastet? Nej. Kommentarerna från den föregående publicerade utgåvan kan bara läsas i utkastet och vid granskning. Du kan inte svara på dem där. Om du vill diskutera det aktuella utkastet använder du utkastets separata kommentarsfunktion som är tillgänglig när utkastet har delats med minst en person via funktionen Dela/Samarbeta. Synpunkter som rör granskningen bör lämnas i granskningsfunktionen.
Varför stämmer inte siffran på ikonen med antalet kommentarer? Siffran vid kommentarsikonen visar antalet kommentarstrådar, inte det totala antalet kommentarer och svar. En kommentar med exempelvis två svar räknas därför som en kommentarstråd.
Vilka kommentarer visas i utkastet? Det är kommentarerna från den publicerade utgåvan som det aktuella utkastet skapades från som visas.