En bundling är en möjlighet att sammanföra olika dokumenttyper till ett och samma styrande dokument, med ett och samma dokumentnummer. Med hjälp av bundling kan du kombinera exempelvis processbeskrivningar, instruktioner, arbetsflöden och checklistor i en gemensam struktur – vilket ger en tydligare överblick och gör det enklare att hantera komplexa processer eller rutiner som kräver flera dokumentdelar. Fördelen med ett bundlat dokument är att du som skapare enklare kan slutföra beskrivningen av en process, både i visuella layoutdokumentbaserade flöden och i textdokument, utan att behöva vänta på att andra dokument ska vara färdiga och publicerade innan du kan hänvisa till dem. Du kan istället länka direkt mellan de olika sidorna och delarna i bundlingen, vilket effektiviserar både uppbyggnaden och underhållet.
Om du i andra styrande dokument vill hänvisa till ett bundlat dokument går det att specificera exakt vilken sida i bundlingen länken ska leda till, så att användaren kommer direkt till rätt del av innehållet. Detta skapar en mer flexibel navigering och säkerställer att rätt personer snabbt hittar den mest relevanta informationen för sitt ansvarområde.
Arbeta med flera språk av samma dokument
Bundlingar är ett effektivt sätt att hantera dokument som finns på flera språk, till exempel svenska och engelska. Genom att samla språkversionerna i samma bundling delar de både dokumentnummer och versionshantering, vilket gör det enkelt att hålla innehållet uppdaterat och konsekvent mellan språken. När en ny version publiceras påverkas alla språkversioner samtidigt, vilket minskar risken för fel och sparar tid i översättningsarbetet. Dessutom kan ni länka direkt mellan språkversionerna inom samma bundling, så att användaren smidigt kan växla mellan exempelvis svensk och engelsk version av samma dokument.
Vi rekommenderar dock inte att använda bundlingar för dokument som ska fungera som startsidor. Anledningen är att det inte går att styra vilken sida användaren kommer till om flera startsidor finns i samma bundling – till exempel en på svenska och en på engelska. Om en bundling anges som startsida kommer användaren alltid att landa på den första sidan i bundlingen, oavsett språk. För att undvika förvirring och säkerställa att användaren hamnar på rätt språkversion är det därför bättre att skapa separata startsidor för varje språk.
Tänk på!
- Eftersom en bundling tilldelas ett unikt dokumentnummer omfattar styrningen hela bundlingen. Vi rekommenderar därför att samtliga sidor i en bundling har samma ägare och revideras av samma grupp eller funktion. Om vissa delar behandlar ämnen med annan ägare bör dessa placeras i separata dokument med egna dokumentnummer och egen styrning.