Revidera dokument

Denna artikel ger en översikt över hur ni effektivt kan styra och utföra revidering på era dokument samt försöker ge svar på de vanligaste frågorna om revidering.

Inledning

Att revidera dokument i ett ledningssystem är viktigt för att säkerställa att informationen är uppdaterad, korrekt och följer gällande lagar och krav. Det hjälper organisationen att förbättra sina processer, minska risken för fel, och säkerställa att alla medarbetare har tillgång till den senaste och rätta informationen i ert ledningssystem. 

Konfigurera revideringsinställningar

Funktionen Revidera dokument är ett systemstöd som hjälper till att säkerställa att dokument är aktuella, korrekta och i linje med organisationens kvalitetskrav. Genom att uppmärksamma rätt användare när det är dags att se över och uppdatera dokument, bidrar funktionen till att upprätthålla spårbarhet, ordning och enhetlighet i informationshanteringen.

Inställningarna för när och av vem dokument ska revideras sätts vanligtvis på kategoriinställningarna. Om ni har aktiverat funktionen för dokumentspecifika revideringsinställningar, finns öven möjligheten att anpassa revideringsinställningarna för varje enskilt dokument. Revideringstiden sätts som ett intervall och startar när en ny utgåva publiceras, eller om en publicerad utgåva revideras utan ändring. 

För att effektivisera och få en tydligare översikt över dokumentrevideringar rekommenderar vi att ni använda funktionen Revideringsgrupper. Genom att implementera och jobba med revideringsgrupper minskar ni risken för att revideringar missas, särskilt när ansvariga personer byter roller eller lämnar företaget. 

Vad händer när det har blivit dags att revidera ett dokument?

När det är dags för en dokumentrevidering får de ansvariga användarna en avisering, och dokumentet visas i listan Skall revideras av mig med statusen Revision pågår under menyn Att göra. I listan finns samtliga dokument vars påminnelsedatum för revidering har passerat och där användaren är utsedd som revideringsansvarig, antingen i egenskap av individ eller som medlem i en revideringsgrupp. Revideringspåminnelsen benämns även som Revideringens startdatum i systemet. Om flera användare är ansvariga för revideringen av ett dokument kommer alla berörda användare att få aviseringar, och dokumentet kommer att finnas med i listan Att göra för dem alla.

De användare som är ansvariga för revideringen har därefter två alternativ: de kan antingen uppdatera dokumentets innehåll genom att skapa en ny utgåva, eller så kan de välja att revidera dokumentet utan att göra några ändringar.

Vad händer om ett dokument inte revideras inom det angivna revideringsintervallet?

Precis som dokument som ska revideras så återfinns dokument vars revideringsintervall passerats i listan Skall revideras av mig. Skillnaden är att dokumentets status är Revidering utgått. Beroende på kategorins revideringsinställningar kan dokumentet döljas för användare i organisationen. Undantag gör dock för skaparen, godkännaren, revideringsansvariga och användare med överskridande åtkomst. Dokumentet kan självklart fortfarande revideras, med eller utan ändringar. 

Så hittar du dokument som ska revideras av dig

För att hitta de dokument som du är ansvarig för att revidera, gå till Dokument » Mina Dokument. Välj därefter alternativet Att göra i menyn och scrolla ner till sektionen Skall revideras av mig. Här finns en lista över samtliga dokument vars påminnelsedatum för revidering har passerat och där du är utsedd som revideringsansvarig, antingen i egenskap av individ eller som medlem i en revideringsgrupp (revideringspåminnelsen kallas även Revideringens startdatum).

Revidera och uppdatera dokument

Att påbörja en dokumentrevidering är en enkel process som i grunden innebär att en ny utgåva skapas. Det är inte nödvändigt att invänta det angivna revideringsdatumet för att genomföra en revidering; du kan skapa en ny utgåva av dokumentet när som helst. När du påbörjar att skapa en ny utgåva genereras ett nytt utkast av den aktuella utgåvan, där du anges som skapare. Utkastet får ett nytt skapelsedatum och ett nytt utgåvenummer. Självklart kan du arbeta med detta utkast precis som med andra dokument; du kan dela det och samarbeta med kollegor, skicka det för granskning och slutligen publicera den nya utgåvan. Den nya utgåvan kommer då att få det aktuella datumet som registreras som godkänt och reviderat.

Skillnaden att revidera ett dokument vars påminnelsedatum för revidering har passerat är att du som revideringsansvarig kommer att se dessa dokument under Mina Dokument. På dessa dokument visas dessutom en banner för samtliga revideringsansvariga som visar att det är dags att revidera dokumentet samt knappar för att Skapa en ny utgåva samt Revidera dokument utan ändring (mer information om att revidera utan ändringar beskrivs längre ner i denna artikel). Denna banner innehåller ett av följande meddelande:

• Dokumentet skall revideras, vad vill du göra?
  Detta meddelande indikerar att det är dags att påbörja revideringen av dokumentet, eftersom datumet för påminnelse om revidering har passerat (revideringens startdatum).
  Lägg även märke till att det under dokumentnamnet står Revision pågår
  
• Revideringsdatum är passerat. 
  Detta meddelande betyder att revideringen av dokumentet inte har påbörjats inom den angivna tidsramen, och att det planerade datumet för att slutföra revideringen även har passerat.
  Lägg även märke till att det under dokumentnamnet står Revidering utgått
  
  
  

Revidera dokument utan ändring

Systemet erbjuder även en funktion för att revidera ett dokument utan ändringar. Genom att revidera ett dokument utan att göra några ändringar bekräftar du att innehållet fortfarande är korrekt och relevant, trots att inga justeringar har gjorts. Detta är viktigt för att visa att dokumentet regelbundet granskas och upprätthålls i enlighet med företagets riktlinjer och krav.

Möjligheten att revidera ett dokument utan ändring visas endast när datumet för dokumentets Revideringspåminnelse (även kallat Revideringens startdatum i sidhuvudet) har passerat.

Vid revidering av ett dokument utan ändringar påverkas inte skapelsedatum eller skapare av utgåvan, vilket innebär att dessa uppgifter förblir oförändrade. Dokumentets utgåvenummer förblir också detsamma. Istället sätts ett nytt revideringsdatum, vilket inleder en ny revideringsperiod för dokumentet. Eftersom ingen ny utgåva skapas registreras en ny händelse i Dokumentegenskaper » Logg, med information om att dokumentet har genomgått en revidering.

Relaterat innehåll:

• Inställningar för att styra Revidering av era dokument
• Skapa revideringsgrupper i dokument
• FAQ: Hur kan jag söka fram alla dokument vars revideringstid har passerat?
• Så kan du styra revidering på enskilda dokument
• Dela och samarbeta kring dokument
• Så fungerar funktionen Skicka för granskning
• Publicera dokument

Senast uppdaterad: 19 december, 2024