Revidera dokument

Denna artikel ger en översikt över hur ni effektivt kan styra och utföra revidering på era dokument.

Inledning

Att revidera dokument i ett ledningssystem är viktigt för att säkerställa att informationen är uppdaterad, korrekt och följer gällande lagar och krav. Det hjälper organisationen att förbättra sina processer, minska risken för fel, och säkerställa att alla medarbetare har tillgång till den senaste och rätta informationen i ert ledningssystem.

Konfigurera revideringsinställningar

Inställningarna för hur, när och av vem dokument ska revideras sätts vanligtvis på kategoriinställningarna. (Om ni har aktiverat funktionen för dokumentspecifika revideringsinställningar, har ni möjlighet att anpassa dessa inställningar för varje enskilt dokument.)

För att effektivisera och få en tydligare översikt över dokumentrevideringar rekommenderar vi att ni använda funktionen Revideringsgrupper. Genom att implementera och jobba med revideringsgrupper minskar ni risken för att revideringar missas, särskilt när ansvariga personer byter roller eller lämnar företaget.

Så hittar du dokument som ska revideras av dig

För att hitta de dokument som du är ansvarig för att revidera, gå till Dokument » Mina Dokument. Välj därefter alternativet Att göra i menyn och scrolla ner till sektionen Skall revideras av mig. Här finns en lista över samtliga dokument vars påminnelsedatum för revidering har passerat och där du är utsedd som revideringsansvarig, antingen i egenskap av individ eller som medlem i en revideringsgrupp (revideringspåminnelsen kallas även Revideringens startdatum).

Tips: Som administratör kan det vara värdefullt att kunna få fram en lista över alla dokument vars revideringsdatum har passerat och därmed få en översikt över vilka dokument som inte har blivit reviderade i tid. För mer information om hur du gör detta, se artikeln: FAQ: Hur kan jag söka fram alla dokument vars revideringstid har passerat?

Revidera och uppdatera dokument

Att påbörja en revidering av ett dokument är enkelt. Du kan börja med att navigera till listan Skall revideras av mig under Mina dokument, som nämnts ovan, för att hitta det dokument som behöver revideras. Men du har också frihet att uppdatera ett dokument när det behövs, även fast dokumentets revideringsdatum inte passerat.

Om du vid revideringen anser att dokumentet behöver uppdateras/ändras går du till dokumentets meny och skapa en ny utgåva. När du skapar en ny utgåva genereras ett nytt utkast av den aktuella utgåvan, där du anges som skapare. Dessutom får den nya utgåvan ett nytt skapelsedatum och ett nytt utgåvenummer. När du har skapat ditt utkast kan du arbeta med det precis som med andra dokument; du kan dela det och samarbeta med kollegor, skicka det för granskning och slutligen publicera den nya utgåvan.

Revidera dokument utan ändring

Systemet erbjuder även en funktion för att revidera ett dokument utan ändringar. Genom att revidera ett dokument utan ändring bekräftar man att dess innehåll fortfarande är aktuellt och giltigt, även om inga faktiska ändringar görs. Detta är viktigt för att visa att dokumentet regelbundet granskas och upprätthålls i enlighet med företagets riktlinjer och krav.

Möjligheten att revidera ett dokument utan ändring visas endast när datumet för dokumentets Revideringspåminnelse (även kallat Revideringens startdatum i sidhuvudet) har passerat.

Revidera_utan_ändring Vid revidering av ett dokument utan ändringar påverkas inte skapelsedatum eller skapare av utgåvan, vilket innebär att dessa uppgifter förblir oförändrade. Dokumentets utgåvenummer förblir också detsamma. Istället sätts ett nytt revideringsdatum, vilket inleder en ny revideringsperiod för dokumentet.

Notera: Bara de användare som har blivit utsedda som revideringsansvariga har tillgång till funktionen Revidera dokument utan ändring.

Relaterat innehåll:

Senast uppdaterad: 10 oktober, 2024