Revidera dokument

Denna artikel ger en översikt över hur ni effektivt kan styra och utföra revidering på era dokument samt försöker ge svar på de vanligaste frågorna om revidering.

Varför revidera

Att revidera dokument i ett ledningssystem är viktigt för att säkerställa att informationen är uppdaterad, korrekt och följer gällande lagar och krav. Det hjälper organisationen att förbättra sina processer, minska risken för fel, och säkerställa att alla medarbetare har tillgång till den senaste och rätta informationen i ert ledningssystem. 

Inställningar för dokumentrevidering

Funktionen Revidera dokument är ett systemstöd som hjälper till att säkerställa att dokument är aktuella, korrekta och i linje med organisationens kvalitetskrav.

Genom att uppmärksamma rätt användare när det är dags att se över och uppdatera dokument, bidrar funktionen till att upprätthålla spårbarhet, ordning och enhetlighet i informationshanteringen.

• Inställningarna för när och av vem dokument ska revideras sätts vanligtvis på kategoriinställningarna. Om funktionen för dokumentspecifika revideringsinställningar är aktiverat i ert system, finns öven möjligheten att anpassa revideringsinställningarna för varje enskilt dokument.
• Revideringstiden sätts som ett intervall och startar när en ny utgåva publiceras, eller om en publicerad utgåva revideras utan ändring. Inställningen kan sättas globalt i systemet och även mer specifikt i respektive kategori under navigera. 
• För att effektivisera och få en tydligare översikt över dokumentrevideringar rekommenderar vi att ni använder funktionen Revideringsgrupper. Genom att skapa och jobba med revideringsgrupper minskas risken för att revideringar missas, särskilt när ansvariga personer byter roller eller lämnar företaget. 

💬 Vad händer när det har blivit dags att revidera ett dokument?

När det är dags för en dokumentrevidering får de ansvariga användarna en avisering, och dokumentet visas även under Mina dokument » fliken Att göra  och under rubriken Skall revideras av mig med statusen Revision pågår.

• I listan Skall revideras av mig finns samtliga dokument vars påminnelsedatum för revidering har passerat och där användaren är utsedd som revideringsansvarig, antingen i egenskap av individ eller som medlem i en revideringsgrupp.
• De användare som är ansvariga för revideringen har därefter några alternativ: de kan antingen uppdatera dokumentets innehåll genom att skapa en ny utgåva, eller så kan de välja att revidera dokumentet utan att göra några ändringar. Dokumentet kan även arkiveras. 
  En banner visas för revideringsansvariga när dokumentet öppnas, med information om revideringsstatus och tydliga knappar för nödvändiga åtgärder.
  

💬 Vad händer om ett dokument inte revideras inom det angivna reviderings-intervallet?

Precis som dokument som har status Revision pågår återfinns dokument vars revideringsintervall passerats i listan Skall revideras av mig. Skillnaden är att dokumentets status är Revidering utgått. Detta innebär att både startdatumet för revideringen och det planerade slutdatumet har passerat. Denna status kvarstår tills dokumentet antingen revideras eller arkiveras.

• Beroende på kategorins revideringsinställningar kan dokumentet även väljas att döljas för användare i organisationen, då revideringsdatument är passerat. Undantag gör dock för skaparen, godkännaren, revideringsansvariga och användare med överskridande åtkomst.
• Dokument som har statusen Revidering utgått visas också med en banner för de ansvariga, där de får information om revideringsstatus samt tydliga knappar för att vidta nödvändiga åtgärder.

💬 Revidera dokument – med eller utan ändringar

Att påbörja en dokumentrevidering är en enkel process som i grunden innebär att en ny utgåva skapas. Det är inte nödvändigt att invänta det angivna revideringsdatumet för att genomföra en revidering, du kan skapa en ny utgåva av dokumentet när som helst.

• När du påbörjar att skapa en ny utgåva genereras ett nytt utkast av den aktuella utgåvan, där du anges som skapare. Utkastet får ett nytt skapelsedatum och ett nytt utgåvenummer och i samband med att utgåvan har godkänts och publicerats påbörjas en ny revideringsperiod.
• Självklart kan du innan publicering arbeta med detta utkast precis som med andra dokument;
  • du kan dela det och samarbeta med kollegor,
  • skicka det för granskning och slutligen
  • publicera den nya utgåvan där den nya utgåvan kommer att få det aktuella datumet som registreras som godkänt och reviderat.

Systemet erbjuder även en funktion för att Revidera ett dokument utan ändringar. Genom att revidera ett dokument utan att göra några ändringar bekräftar du att innehållet fortfarande är korrekt och relevant, trots att inga justeringar har gjorts. Detta är viktigt för att visa att dokumentet regelbundet granskas och upprätthålls i enlighet med företagets riktlinjer och krav.

Möjligheten att revidera ett dokument utan ändring visas endast när datumet för dokumentets Revideringspåminnelse (även kallat Revideringens startdatum i sidhuvudet) har passerat.

• Vid revidering av ett dokument utan ändringar påverkas inte skapelsedatum eller skapare av utgåvan, vilket innebär att dessa uppgifter förblir oförändrade.
• Dokumentets utgåvenummer förblir också detsamma. Istället sätts ett nytt revideringsdatum, vilket inleder en ny revideringsperiod för dokumentet.
• Även om ingen ny utgåva har skapas registreras en ny händelse i Dokumentegenskaper » Logg, med information om att dokumentet har genomgått en revidering.

Relaterat innehåll:

• Inställningar för att styra Revidering av era dokument
• Skapa revideringsgrupper i dokument
• FAQ: Hur kan jag söka fram alla dokument vars revideringstid har passerat?
• Så kan du styra revidering på enskilda dokument
• Dela och samarbeta kring dokument
• Så fungerar funktionen Skicka för granskning
• Publicera dokument

Senast uppdaterad: 7 februari, 2025