Standardinställning på revidering
Under Dokument » Inställningar » Avancerade inställningar kan du ange en tidsperiod för när publicerade dokument ska ses över på er sajt. Om ni vill genomföra revideringar årligen kan ni, som illustrerat i bilden nedan, ställa in att revideringen inleds 11 månader efter dokumentets publicering och vara slutförd en månad efter att revideringen påbörjades. Det är viktigt att notera att dessa inställningar endast gäller som standardinställningar för nya kategorier som inte ärver inställningar från överordnade kategorier. Det är alltid inställningarna för den specifika kategorin som gäller, och ändringar i denna dialog påverkar inte redan existerande kategorier.
Vem ska revidera
För att kunna bli invald att revidera måste användarens profil minst ha publicerarättigheten Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar vilket du kan läsa mer om här.
Revideringsinställning via kategori
Det revideringsintervall som är satt under er sajts standardinställningar kan, frångås i respektive kategori, för att styrningen på de dokument som publiceras i respektive kategori ska kunna anpassas ytterligare till er verksamhet.
I bilden ovan kan du se att kategorin Ledning har ärvt revideringsinställningarna från Företaget AB, men det finns fler inställningar att tillgå för att du ska kunna anpassa vem/vilka som ska utföra uppgiften och inom vilken intervall revidering ska ske.
När du klickat dig in till funktionen har du följande val:
Ärvd. Detta betyder att den aktuella kategorin, i detta fall Ekonomi, saknar en egen revideringsinställning och därför i stället ärver inställningen från den överordnade kategorin.
Om inställningen Ärvd väljs kan du inte göra några ytterligare revideringsval, eftersom revideringsinställningarna ärvs från den överordnade kategorin.- Aldrig. Detta val innebär att systemstödd revidering inte gäller för några dokument i denna kategori. Manuella revideringar kan fortfarande utföras, men systemet erbjuder ingen funktion för att planera eller tilldela revideringsansvar.
När inställningen Aldrig används är inga ytterligare revideringsval tillgängliga, eftersom revidering är inaktiverad för kategorin. - Dynamisk. När du väljer inställningen Dynamisk utses varken en bestämd revideringsgrupp eller användare för uppgiften. Istället bestämmer du om det är Skaparen eller Godkännaren av dokumentet som ska ansvara för kommande revidering. Utöver detta specificerar du önskat revideringsintervall genom att bestämma när revideringen ska påbörjas (revideringens startdatum) och när den ska vara slutförd (revideringsdatum). Dessa datum utgår i från när dokumenten senast reviderades.
- Specifik. Med valet Specifik utser du en viss användare eller revideringsgrupp som ansvarig för revideringen av dokumenten. Vi rekommenderar att använda revideringsgrupper även om gruppen bara innehåller en person, eftersom det förenklar hanteringen vid till exempel personalförändringar eller rollbyten. Observera att användare som ska revidera måste ha publicerarättigheten Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar kopplad till sin profil.
När du använder inställmningen Dynamisk eller Specifik revidering kan du välja att aktivera funktionen Dölj dokument vid försenad revidering, vilket helt enkelt döljer dokument, både internt och externt om dokumentet är publicerat via Publik länk, så snart ett dokuments revideringsdatum passerat.
Dokumenten är dock fortfarande synliga i systemet för skapare, godkännare, revideringsansvariga, kategorianvariga samt användare med överskridande åtkomst, för att ge dessa möjlighet att genomföra revidering.
❗Tänk på att:
Om den revideringsansvariga ändras kommer ingen ytterligare avisering att skickas för dokument där revideringsstartdatumet redan har passerat. De berörda dokumenten kommer dock att visas i listan Skall revideras av mig under Mina dokument » Att göra för den eller de nya revideringsansvariga.
💡Tips. Revideringsgrupper förenklar hanteringen av revideringsansvaret i systemet då grupperna används globalt i Dokumentmodulen. Det innebär att när en användare slutar eller byter roll behöver endast revideringsgruppen uppdateras för att säkerställa fortsatt revidering.
Under Dokument » Inställningar och rubriken Revideringsgrupper kan du skapa grupper på de som sedan ska utföra uppgiften. Mer information om revideringsgrupper hittar ni i denna artikel.
