Denna artikel beskriver hur revidering kan styras, vem/vilka du kan välja in och vart du ställer in revideringsintervallet
Standardinställning på revidering
Under Dokument » Inställningar » Avancerade inställningar ställer du in inom vilken tidsperiod publicerade dokument generellt ska ses över i er sajt. Ska revidering ske årligen kan man som enligt bilden nedan ställa in att revideringen ska påbörjas 11 månader efter dokumentet publicerades och vara utförd en månad efter revideringen påbörjades.
Vem ska revidera
För att kunna bli invald att revidera måste användarens profil minst ha publicerarättigheten Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar vilket du hittar under Administratör » Profiler » fliken Dokument.
Under Dokument » Inställningar och rubriken Revideringsgrupper kan du skapa grupper på de som sedan ska utföra uppgiften.
Tips: Revideringsgrupper förenklar hanteringen av revideringsansvaret i systemet då grupperna används globalt i Dokumentmodulen. Detta innebär att när en användare slutar eller byter roll behöver endast revideringsgruppen uppdateras för att säkerställa fortsatt revidering.
Revideringsinställning via kategori
Det revideringsintervall som är satt under er sajts standardinställningar kan frångås i respektive kategori, för att styrningen på de dokument som publiceras i respektive kategori ska kunna anpassas ytterligare till er verksamhet.
I bilden ovan kan du se att kategorin Ledning har ärvt revideringsinställningarna från Företaget AB, men det finns fler inställningar att tillgå för att du ska kunna anpassa vem/vilka som ska utföra uppgiften och inom vilken intervall revidering ska ske:
- Ärvd. I revideringsinställningarna i bilden ovan är denna funktion vald där villkoret kan utläsas i kategorin Företaget AB.
- Aldrig. Innebär att revideringen uteblir på de dokument som publiceras i denna kategori.
- Dynamisk. Här ställer du in om det ska vara
skaparen eller godkännaren av dokumentet som ska utföra revideringen.
Väljer du Dynamisk revidering kan du ändra sajtens standardintervall och även dölja dokumenten när revideringsdatum passerat för användare som inte överskridande åtkomst enligt sin profil. - Specifik. Via Specifik har du möjlighet att välja in de revideringsgrupper som du
skapat tidigare eller enskilda användare som har publicerarättigheten Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar i sin profil. Även här kan du ändra på sajtens standardintervall och dölja när en revidering har utgått för andra användare än de med överskridande åtkomst.
Relaterat innehåll:
- Möjliggör revidering per dokument
- Skapa revideringsgrupper i dokument
Senast uppdaterad: 15 april, 2024