Denna artikel beskriver hur du aktiverar funktionen "Möjliggör revidering per dokument", vad du bör tänka på innan den aktiveras samt hur den fungerar.
I version 6 av AM System introducerade vi kategoristyrning, vilket har förenklat dokumenthanteringen genom att exempelvis styra revideringsinställningar på kategorinivå istället för att sätta revideringsinställningar för varje enskilt dokument. På så sätt kan inställningar ärvas från överordnade kategorier och skapa en mer överskådlig och standardiserad dokumentstruktur.
Våra användare har välkomnat denna funktion och uppskattar att dokument nu kan hanteras och underhållas på ett enklare sätt med mindre administration.
Några av våra kunder har dock frågat efter möjligheten att som komplement kunna styra revideringsinställningar på enskilda dokument då dokument ibland kategoriseras gemensamt även om de inte ska revideras av samma användare, eller inom samma tidsperiod. Därför erbjuder vi nu våra användare att styra revideringsinställningar per dokument.
Tips: Försök att använda kategoriinställningarna för revidering så mycket som möjligt eftersom det skapar en strukturerad och standardiserad dokumenthantering. Om du behöver ställa in specifika inställningar för enskilda dokument, bör du först överväga att flytta dokumenten till separata kategorier. Undvik att använda dokument-specifika revideringsinställningar i onödan och använd dem bara när det verkligen behövs.
Steg 1: Aktivera funktionen i er sajt
Önskar du möjligheten att sätta specifika revideringsinställningar på enskilda dokument måste denna funktion först aktiveras i er sajt. Detta kan en administratör göra genom att klicka på Dokument i huvudmenyn och därefter välja Inställningar » Avancerade inställningar. Här finns det möjlighet att aktivera funktionen Möjliggör revidering per dokument. Denna aktivering påverkar inte befintliga revideringsinställningar i systemet.
Observera:
- Om du inte ser alternativet Möjliggör revidering per dokument i er sajt måste funktionen först göras tillgänglig av AM System och vi ber er därför att kontakta oss via Hjälp & Support funktionen i er sajt.
- Om alternativet Möjliggör revidering per dokument redan är aktiverat på er sajt går du vidare till steg 2. Om inställningen avaktiveras kommer samtliga dokument som har dokumentspecifika inställningar att nollställas och återfår kategorins inställningar.
Steg 2: Bestäm vilka kategorier som ska ges möjligheten till dokumentspecifika inställningar
Då vi rekommenderar våra kunder att endast använda dokumentspecifika revideringsinställningar på så få dokument som möjligt, måste inställningar aktiveras för varje kategori där du önskar frångå kategoriinställningarna. Detta görs genom att gå till Dokument i huvudmenyn därefter klicka på Navigera. Välja ändra i aktuell kategori genom att klicka på ikonen som efterliknar en penna. Välj därefter inställningen Revidera dokument. Här finns inställningen Möjliggör revidering per dokument för den aktuella kategorin. När denna inställning är aktiverad har du nu möjlighet att sätta specifika revideringsinställningar på alla dokument i den aktuella kategorin. Dokument i den aktuella kategorin som inte ges någon specifik revideringsinställning enligt steg 3 nedan, kommer att respektera kategorins inställning.
Observera: Vanligtvis är det endast användare med tillgång att administrera kategorier, det vill säga användare med överskridande åtkomstskydd, som kan påverka kategoriinställningar som exempelvis revideringsinställningar. Men, eftersom möjligheten att sätta revideringsinställningar flyttas från kategoriinställningen till dokumentet, så snart en kategori tilldelats inställningen Möjliggör revidering per dokument, kommer även andra användare att kunna påverka revideringsinställningarna på dokument i dessa kategorier. Exempelvis kan användare som har rätt att publicera dokument i kategorin, samt användare med profilinställningen Tillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument frångå kategorins revideringsinställningar genom att sätta dokumentspecifik revidering.
Steg 3: Sätt dokumentspecifika inställningar på respektive dokument
Så snart du aktiverat möjligheten att styra rediveringsinställningar på specifika dokument på en kategori enligt steg 2 ovan, kan du nu frångå kategorins revideringsinställningar. På redan publicerade dokument gör du detta genom att gå till Ändra publiceringsinställningar i det aktuella dokumentet, därefter välja alternativet Revidering och slutligen välja Specifik för att välja dina revideringsinställningar. Självklart går det också sätta dokumentspecifika revideringsinställningar i samband med att en ny utgåva ska publiceras.
Summering
- Inställningen att Möjliggör revidering per dokument måste först aktiveras på avancerade inställningar innan funktionen kan börja nyttjas.
- Därefter måste inställningen aktiveras på den eller de kategorier där du önskar ge möjligheten att aktivera dokumentspecifika inställningar. Observera att dessa inställningar INTE ärvs till underliggande kategorier.
-
Slutligen kan inställningen dokumentspecifika inställningar sättas via publiceringsinställningarna antingen i samband med publicering av nya dokument eller på redan publicerade dokument.
- Dokument som ligger i en kategori som har funktionen Möjliggör revidering per dokument behåller kategorins inställning så länge ingen specifik inställning har gjorts.
- Om ett dokument har specifika inställningar för revidering kommer dessa inställningar att användas istället för kategorins inställningar.
- Om ett dokument flyttas till annan kategori kommer dokumentet att få de inställningar som är satt på den nya kategorin och de dokumentspecifika inställningarna nollställs.
- För att söka reda på vilka dokument som har dokumentspecifika inställningar på Revidera dokument så finns det möjlighet att ställa sökfrågan Revidering per dokument i Query Builder. Välj Ja så kommer samtliga dokument som har denna dokumentspecifika inställningar att visas.
- Om inställningen Möjliggör revidering per dokument avaktiveras på en kategori kommer dokument som har dokumentspecifika inställningar att nollställas och återfår kategorins inställningar.
- Om inställningen Möjliggör revidering per dokument avaktiveras under Dokument » Inställningar » Avancerade inställningar kommer samtliga dokument som har dokumentspecifika inställningar att nollställas och återfå kategorins inställningar.
Relaterat innehåll:
Senast uppdaterad: 15 maj, 2024