Denna artikel beskriver hur du aktiverar funktionen "Möjliggör berörs av och läskvittens per dokument", vad du bör tänka på innan den aktiveras samt hur den fungerar.
I version 6 av AM System introducerade vi kategoristyrning, vilket har förenklat dokumenthanteringen genom att exempelvis styra inställningarna berörs av och läskvittens på kategorinivå istället för att sätta dessa för varje enskilt dokument. På så sätt kan inställningar ärvas från överordnade kategorier och skapa en mer överskådlig och standardiserad dokumentstruktur.
Våra användare har välkomnat denna funktion och uppskattar att dokument kan hanteras och underhållas på ett enklare sätt med mindre administration än tidigare.
Några av våra kunder har dock frågat efter möjligheten att som komplement kunna styra inställningarna Berörs av och läskvittens på enskilda dokument då dokument ibland kategoriseras gemensamt även om de inte alltid berör samma användare. Därför erbjuder vi nu våra användare att styra inställningarna Berörs av och läskvittens per dokument.
Tips: Försök att använda kategoriinställningarna för funktionerna Berörs av och läskvittens så mycket som möjligt eftersom det skapar en strukturerad och standardiserad dokumenthantering. Om du behöver ställa in specifika inställningar för enskilda dokument, bör du först överväga att flytta dokumenten till separata kategorier. Undvik att använda dokumentspecifika inställningarna berörs av och läskvittens i onödan och använd dem bara när det verkligen behövs.
Steg 1: Aktivera funktionen i er sajt
Önskar du möjligheten att sätta specifika inställningarna för berörs av och läskvittens på enskilda dokument måste denna funktion först aktiveras i er sajt. Detta kan en administratör göra genom att klicka på Dokument i huvudmenyn och därefter välja Inställningar » Avancerade inställningar. Här finns det möjlighet att aktivera funktionen Möjliggör berörs av och läskvittens per dokument. Denna aktivering påverkar inte befintliga revideringsinställningar i systemet.
Observera:
- Om du inte ser alternativet Möjliggör berörs av och läskvittens per dokument i er sajt måste funktionen först göras tillgänglig av AM System och vi ber er därför att kontakta oss via Hjälp & Support funktionen i er sajt.
- Om alternativet Möjliggör berörs av och läskvittens per dokument redan är aktiverat på er sajt går du vidare till steg 2.
- Om inställningen avaktiveras kommer samtliga dokument som har dokumentspecifika inställningar att nollställas och återfår kategorins inställningar.
Steg 2: Bestäm vilka kategorier som ska ges möjligheten till dokumentspecifika inställningar
Då vi rekommenderar våra kunder att endast använda dokumentspecifika revideringsinställningar på så få dokument som möjligt måste inställningar aktiveras för varje kategori där du önskar frångå kategoriinställningarna. Under Dokument » Navigera » Kategoriinställning i aktuell kategori genom att klicka på den ikon som efterliknar en penna. Välj därefter inställningen Berörs av och läskvittens. Här finns inställningen Möjliggör berörs av och läskvittens per dokument för den aktuella kategorin. När denna inställning är aktiverad har du nu möjlighet att sätta specifika revideringsinställningar på alla dokument i den aktuella kategorin. Dokument i den aktuella kategorin som inte ges någon specifik Berörs av och läskvittens-inställning enligt steg 3 nedan, kommer att respektera kategorins inställning.
Observera: Vanligtvis är det endast användare med tillgång att administrera kategorier, det vill säga användare med överskridande åtkomstskydd, som kan påverka kategoriinställningar som exempelvis berörs av och läskvittens. Men, eftersom möjligheten att sätta revideringsinställningar flyttas från kategoriinställningen till dokumentet, så snart en kategori tilldelats inställningen Möjliggör berörs av och läskvittens per dokument, kommer även andra användare att kunna påverka berörs av och läskvittens på dokument i dessa kategorier. Exempelvis kan användare som har rätt att publicera dokument i kategorin, samt användare med profilinställningen Tillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument frångå kategorins inställningar.
Steg 3: Sätt dokumentspecifika inställningar på respektive dokument
Så snart du aktiverat möjligheten att styra inställningarna Berörs av och läskvittens på specifika dokument på en kategori enligt steg 2 ovan, har du nu möjlighet att frångå kategorins inställningar för inställningen Berörs av och läskvittens på utvalda dokument. På redan publicerade dokument gör du detta genom att gå till Ändra publiceringsinställningar i det aktuella dokumentet, därefter välja alternativet Berörs av och läskvittens och slutligen välja Specifik för att välja dina inställningar. Självklart går det också sätta dokumentspecifika inställningar för Berörs av och läskvittens i samband med att en ny utgåva ska publiceras.
Summering
- Inställningen att Möjliggör berörs av och läskvittens per dokument måste först aktiveras på avancerade inställningar innan funktionen kan börja nyttjas.
- Därefter måste inställningen aktiveras på den eller de kategorier där du önskar ge möjligheten att aktivera dokumentspecifika inställningar. Observera att dessa inställningar INTE ärvs till underliggande kategorier.
- Slutligen kan inställningen om dokumentspecifika inställningar sättas via publiceringsinställningarna både vid publicering av nya dokument eller på redan publicerade dokument.
- Dokument som ligger i en kategori som har funktionen Möjliggör berörs av och läskvittens per dokument behåller kategorins inställning så länge ingen specifik inställning har gjorts.
- Om ett dokument har specifika inställningar för Berörs av och läskvittens, kommer dessa inställningar att användas istället för kategorins inställningar.
- Om ett dokument flyttas till annan kategori kommer dokumentet att få de inställningar som är satt på den nya kategorin och de dokumentspecifika inställningarna nollställs.
- För att söka reda på vilka dokument som har dokumentspecifika inställningar för berörs av och läskvittens finns det möjlighet att ställa sökfrågan Berörs av och läskvittens per dokument i Query Builder. Välj Ja så kommer samtliga dokument som har denna dokumentspecifika inställningen att visas.
- Om inställningen Möjliggör berörs av och läskvittens per dokument avaktiveras på en kategori kommer dokument som har dokumentspecifika inställningar att nollställas och återfår kategorins inställningar.
- Om inställningen Möjliggör berörs av och läskvittens per dokument avaktiveras under Dokument » Inställningar » Avancerade inställningar kommer samtliga dokument som har dokumentspecifika inställningar att nollställas och återfå kategorins inställningar.
Relaterat innehåll:
Senast uppdaterad: 15 maj, 2024