|
Observera att denna funktion är en option som ingår i vissa prisplaner, men kan också köpas separat. Kostnaden är då 350 SEK / månad och registreras på kommande faktura. Har du inte tillgång till funktionen eller frågor om din prisplan, vänligen kontakta sales@amsystem.com. |
Hur du skapar ett publikt dokument
Notera: För att komma åt funktionen att dela ett dokument publik måste användare ha profilinställning Publicera publika länkar aktiverad. Läs mer om den profilinställningen här.
För att göra ett dokument publikt måste dokumentet först vara publicerat. Du hittar funktionen genom att klicka på Ändra publiceringsinställningar i menyrad.
- Välj fliken Publik länk.
- Välj Lägg till. Här kan du kopiera länken (URL) för att senare klistra in på annat ställe alternativt använda möjligheten att skicka länken direkt via e-post. Det finns ingen begränsning att skapa fler antal länkar och alla blir unika.
Via knappen Ändra har du möjlighet att mer detaljerat styra hur den publika länken ska fungera och uppfattas. Du kan fritt beskriva den specifika länken, till exempel ange vem den är avsedd för, i vilket sammanhang den ska användas eller vad mottagaren kan förvänta sig när hen öppnar dokumentet. Du kan också begränsa länken i tid genom att göra den giltig fram till ett visst datum, vilket är användbart om dokumentet bara ska vara åtkomligt under en kampanjperiod, inför en revision eller under ett projekt.
Vid behov kan du skapa ett lösenord för länken för att lägga till ett extra säkerhetslager, så att endast de som både har länken och lösenordet kan ta del av innehållet. Dessutom kan du välja vilket språk som ska visas i dokumentets sidhuvud, exempelvis om du delar dokumentet med externa parter i andra länder eller vill anpassa kommunikationen till mottagarens språk.
Slutligen kan du markera om du, som skapare av länken, vill bli aviserad via e‑post när någon öppnar dokumentet. Detta ger dig en enkel möjlighet att följa upp vem som tagit del av informationen och vid behov planera nästa steg, till exempel återkoppling, uppföljande möte eller påminnelse.
Så ser du vilka dokument i systemet som har en publik länk
För att ta fram vilka dokument där en publik länk är skapad, kan du enkelt söka fram de dokumenten genom att navigera till Dokument » Sök » Sök dokument » välj fältet Publik länk finns » välj Ja i listan. Klicka på Utför (play-knappen)
Så tar du bort en publik länken på ett dokument
Dokument som har funktionen aktiverad visar i verktygsfältet på publiceraknappen en blå symbol med antal skapade länkar. För att ta bort länkningen gör du följande. Välj: 1) Ändra publiceringsinställningar 2) Publik länk 3) Ändra 4) Radera 5) OK
Notera
-
Interna länkarna i ett dokument – det vill säga länkar som pekar vidare till andra interna dokument, processkartor, sidor eller funktioner i ert ledningssyste – kommer inte att fungera för mottagare som öppnar det publika dokumentet utanför systemet. Dessa länkar kräver inloggning och behörighet i systemet för att kunna följas, och för externa användare visas de därför som som klickbara länkar utan funktion.
Däremot fungerar länkar mellan sidor i en bundling, eftersom hela bundlingen hanteras som ett och samma dokument och alla sidor publiceras inom samma publika vy. Det gör att du kan skapa en sammanhållen och logisk läsupplevelse där användaren kan klicka sig runt mellan sidorna i bundlingen, men inte vidare till andra fristående dokument utanför den bundlingen.
Även externa länkar, som leder ut på internet (till exempel till er webbplats, en leverantörs sida, en standard hos en certifieringsorganisation eller en film på en extern plattform), fungerar som vanligt. När mottagaren klickar på en sådan länk öppnas den i webbläsaren precis som vilken annan webbadress som helst. -
Publika dokument är primärt avsedda att läsas digitalt direkt på skärm, och systemet har för närvarande ingen inbyggd utskriftsfunktion för dessa. Om du vill skriva ut ett publikt dokument kan du använda webbläsarens standardfunktion för utskrift (Cmd + P eller Ctrl + P). Observera dock att webbläsarens utskriftsfunktion har begränsade formatmöjligheter, vilket innebär att dokumentet inte kommer att se ut som en PDF genererad direkt i systemet.
- Denna funktion ska inte förväxlas med funktionen Länka till publicerat dokument (permalänk) som kräver att mottagaren loggar in i systemet för att få åtkomst till dokumentet.