Via Dokument » Mina Dokument i menylisten hittar du följande rubriker/flikar:
- Att göra
- Publicerade
- Mina favoriter
- Mina skapade
Dokumenten kan visas antingen som miniatyrbild alternativ som lista och visningen väljer du längs ut till höger i respektive underrubrik. Underrubriker visas endast om man är berörd av den typen av åtgärd. Dvs, ska du t. ex inte revidera något visas inte underrubriken "Skall revideras av mig."
Notera. En underrubriks listvy visar 10 dokument som standard, resterande bläddrar du fram. Vid val av dokumentvy visas antal dokument beroende på hur stort fönster du använder. Knappen "Visa fler..." visas om du har fler dokument som är dolda pga fönsterstorlek.
1. Att göra
Menyn Att göra under sektionen Mina dokument är en funktion som hjälper användare att få en strukturerad och uppdaterad överblick över dokument som kräver specifika åtgärder. Att arbeta med menyn Att göra är ett effektivt sätt att strukturera och hålla koll på arbetsuppgifter kopplade till dokument. Den skapar tydlighet, sparar tid och förbättrar både individuella och gemensamma arbetsflöden. Detta gör den till en central funktion för en välfungerande och organiserad dokumenthantering.
Menyn Att göra är uppdelad i flera kategorier:
- Skall godkännas av mig: Här visas de dokument som har skickats till dig för slutgodkännande, det vill säga dokument som väntar på ditt beslut innan de kan publiceras eller börja gälla i verksamheten. Genom att arbeta löpande i denna lista säkerställer du att viktiga uppdateringar inte fastnar i godkännandeledet och att organisationen alltid har tillgång till rätt, godkänd information.
- Skall granskas av mig: Här visas de dokument som behöver granskas innan publicering. Det är dokument som har skickats till dig (och eventuellt ytterligare personer) för granskning och där du i regel förväntas kommentera, föreslå ändringar eller bedöma om innehål, formuleringar och omfattning är lämpliga. Genom att använda denna vy blir det tydligt vilka dokument du har ett aktivt granskningsansvar för just nu.
- Skall läskvitteras av mig: Här visas dokument som din organisation har bedömt som så viktiga att du behöver ta del av informationen och bekräfta detta genom en läskvittens. Det kan handla om nya eller uppdaterade rutiner, säkerhetsinstruktioner, arbetsmiljöregler, kundkrav eller annan kritisk information där det är viktigt att kunna visa upp, till exempel vid en audit, att berörda medarbetare faktiskt tagit del av innehållet. Genom att löpande hantera denna lista minskar du risken att missa viktiga uppdateringar och bidrar till att säkerställa regelefterlevnad och intern kommunikation.
- Skall revideras av mig: Här visas dokument som du, enligt ett förutbestämt revideringsintervall, behöver gå igenom för att revidera. Det kan röra sig om allt från instruktioner i produktionen till policys och processbeskrivningar. Denna kategori stödjer ett systematiskt och förebyggande arbetssätt där dokument hålls levande och uppdaterade över tid, vilket underlättar både intern styrning och efterlevnad av standarder.
2. Publicerade
Under denna rubrik hittar du:
- Nyligen publicerade dokument: Här visas en lista över de senast publicerade dokumenten i ert system, oavsett vem som har publicerat dem. Användaren ser naturligtvis bara de dokument som hen har behörighet att ta del av. Hur gamla dokument som ska visas här ställs in av användare med administrativa rättigheter via Dokument » Inställningar » Avancerade inställningar. Läs mer om denna inställning här.
- Mina publika dokument
- Dokument som berör mig
3. Mina favoriter
Under denna rubrik hittar du de dokument som du själv har taggat via hjärt-symbolen i ett dokuments menyrad. Du kan tagga både publicerade dokument och dina egna utkast och lägga dem under egen skapad rubrik i samband med din taggning.
4. Mina skapade
Under denna rubrik hittar du utkast av dokument uppdelat i följande sektioner:
- Har skickats för godkännande
- Har skickats för granskning
- Dokument delade med mig
- Mina skapade mallar
- Mina skapade dokument
Observera:
- ❗Visas inte fliken Mina skapade saknar du funktionen Skapa nya dokument i din profilinställning.
- 💡Publicerade dokument återfinns inte i menyn Mina skapade. Önskar du en lista över dokument som du skapat kan du söka i Query Builder efter ditt namn via fältet Skapat av.
- 💡 Varje kategori är dynamiskt uppdaterad, vilket innebär att dokument automatiskt visas i listan när en åtgärd krävs och försvinner så snart uppgiften är slutförd eller att dokumentet ändrar status.