Sökfunktioner i Dokument

I Dokumentmodulen kan du söka efter dokument på flera olika sätt.

Sök

Det finns möjlighet att söka efter dokument på flera olika sätta. Dels via fritextsökning som finns tillgänglig direkt via huvudmenyn och Sök eller från toppmenyn vid granskning av ett dokument.

Förutom snabbsökfunktionen finns även möjlighet att nyttja vår Query Builder. Denna funktion ger större möjlighet att precisera sökkriterier antingen via en standard eller Avancerad sökning.

Avslutningsvis finns även möjlighet att söka efter arkiverade dokument.

Notera: Gemensamt för samtliga sökfunktioner är att en användare endast kan söka efter, och få sökträffar på, dokument som användaren har åtkomst till.

1. Fritextsökning

För att kunna nyttja funktionen ges åtkomst till profilen via Administratör » "Profil" » Dokument » Sökning » Fritextsökning.

Vid fritextsökning analyserar systemet rubriker och innehåll i dokumenten för att bedöma relevansen för alla sökord du använder. Systemet använder OR (eller) mellan varje sökord vilket medför att systemet hittar fler träffar ju fler sökord du använder. Därför visas endast de 13 mest relevanta dokumenten.

💬 Notera.

Sökning via fritextsök omfattar både publicerade dokument och användarens utkast.
Under fritextsök finns det möjlighet att välja Endast dokument som berör mig vilket medför att även utkast selekteras bort och du ser endast publicerade dokument i sökresultatet.
Information som ligger i ett textdokuments Sidhuvud och sidfot och vid Infoga företags- och dokumentinformation för layoutdokument, inkluderas aldrig vid fritextsök.

2. Fritextsökning via ett dokuments toppmeny

Oberoende av dokumentformat finns även möjlighet att söka efter dokument i systemet från ett dokuments toppmeny. Fritextsökning via ett dokuments toppmeny hanteras i systemet på samma sätt som fritextsökning som beskrivits ovan förutom att denna funktionen endast visar de 10 mest relevanta träffarna. snabbsok

3. Query Builder

För att kunna nyttja funktionen ges åtkomst till profilen via Administratör » "Profil" » Dokument » Sökning » Query Builder.

Förutom standardfält från systemets funktioner kommer du även att kunna söka på de nyckelord och extrafält som skapas under Dokument » Inställningar. Vilka sökbara fält som sedan visas kan variera beroende på en användares åtkomstinställningar till sajtens funktioner.

Med hjälpa av Query Builder kan nu bygga komplexa frågor på ett enkelt och överskådligt sätt.

Dessutom finns det möjlighet att spara och dela sökfrågor eller querys som vi kallar dem. Sedan ligger de där, bara en knapptryckning bort, så att du snabbt och enkelt kan hitta exakt den data du söker, enligt era fördefinierade söktermer.

Notera: Sökfunktionerna Standard och Avancerad i Query builder söker endast bland publicerade dokument och inte bland användarans utkast.

1. Standard
  Under Standardsök i Query Builder kan du utifrån åtkomst söka på de fält som visas och som även återfinns som meta-data i systemet.
2. Avancerad
  Via sökfunktionen Avancerad har du möjlighet att specificera din sökning ytterligare genom att skapa dynamiska villkor med hjälp av operatorerna OCH / ELLER. Exempelvis en sökning mellan ett datumintervall kan sättas från x antal dagar/veckor/år före/efter, att ett fält innehåller/inte innehåller, är större än/mindre än/lika med osv.

Använder du villkoret OCH i din sökfråga visas sökresultat om alla villkoren stämmer.

Använder du villkoret ELLER visas sökresultat utifrån när endast ett av villkoren stämmer.

💬 Notera

Query Builder söker både på bundlingsnamn och dokumentnamn. Däremot visar systemet endast bundlingsnamnet i sökresultatet om ett (eller flera) dokument i bundlingen ger träff.

4. Arkiv

För att kunna söka och se arkiverade utgåvor i arkivet förutsätter profilinställningen Åtkomst till arkiverade utgåvor samt att användaren har åtkomst till senaste publicerade utgåvan.

Du ger åtkomst till profilen via Administratör » "Profil" » Dokument » Åtkomst till arkivet.

Relaterat innehåll:

Senast uppdaterad: 26 augusti, 2024