Sökfunktioner i Dokument

Sök

Det finns möjlighet att söka efter dokument på flera olika sätta. Dels via fritextsökning som finns tillgänglig direkt via huvudmenyn och Sök eller från toppmenyn vid granskning av ett dokument.

Förutom snabbsökfunktionen finns även möjlighet att nyttja vår Query Builder. Denna funktion ger större möjlighet att precisera sökkriterier antingen via en standard eller Avancerad sökning.

Avslutningsvis finns även möjlighet att söka efter arkiverade dokument.

💬 Notera: Gemensamt för samtliga sökfunktioner är att en användare endast kan söka efter, och få sökträffar på, dokument som användaren har åtkomst till.

1. Fritextsökning

För att kunna nyttja funktionen ges åtkomst till profilen via Administratör » "Profil" » Dokument » Sökning » Fritextsökning.

Vid fritextsökning analyserar systemet rubriker och innehåll i dokumenten för att bedöma relevansen för alla sökord du använder. Systemet använder OR (eller) mellan varje sökord vilket medför att systemet hittar fler träffar ju fler sökord du använder. Därför visas endast de 13 mest relevanta dokumenten.

💬 Notera:

Sökning via fritextsök omfattar både publicerade dokument och användarens utkast.
Under fritextsök finns det möjlighet att välja Endast dokument som berör mig vilket medför att även utkast selekteras bort och du ser endast publicerade dokument i sökresultatet.
Information som ligger i ett textdokuments Sidhuvud och sidfot och vid Infoga företags- och dokumentinformation för layoutdokument, inkluderas aldrig vid fritextsök.

2. Query Builder

Med hjälpa av Query Builder kan nu bygga komplexa frågor på ett enkelt och överskådligt sätt. För att kunna nyttja funktionen ges åtkomst till profilen via Administratör » "Profil" » Dokument » Sökning » Query Builder.

Förutom standardfält från systemets funktioner kommer du även att kunna söka på de nyckelord och/eller extrafält som skapas under Dokument » Inställningar. Vilka fält som är sökbara variera beroende på en användares åtkomstinställningar.

Anpassa dokumentinformation på sökresultat

Vilken dokumentinformation (metadata) som visas som standard i sökresultatet bestäms av en administratör via inställningen Standardfält i Query Builder som finns i huvudmenyn Dokument » Inställningar. Vill du som användare ändra vilken dokumentinformation som ska visas i just din sökfråga kan du göra detta genom via inställningsmenyn som du hittar genom att klicka på kugghjulet uppe till höger. Välj därefter alternativet Fält på sökresultat. I den dialog som visas har du nu möjlighet att lägga till eller ta bort dokumentinformation som ska ingå i sökresultatet.

💬 Notera:

Sökfunktionerna Standard och Avancerad i Query builder söker endast bland publicerade dokument och inte bland användarans utkast.
Det är inte möjligt att visa nyckelorden som ett fält i sökresultatet. Detta beror på att ett dokument kan vara kopplat till flera nyckelord, medan varje kolumn i sökresultatet endast kan innehålla ett värde. Query Builder kan därför användas för att filtrera fram dokument baserat på nyckelord, men inte för att lista eller exportera vilka nyckelord som är kopplade till respektive dokument

Standard och avancerad sökfunktion.

Query Builder kan användas i två lägen: ett standardläge som gör det enkelt och snabbt att söka efter specifika dokument genom att ange ett eller flera sökkriterier, samt ett avancerat läge där du kan bygga mer komplexa sökningar med hjälp av villkor som OCH samt ELLER.

1. Standard
  Under Standardsök i Query Builder kan du utifrån åtkomst söka på de fält som visas och som även återfinns som meta-data i systemet.
2. Avancerad
  
  Via sökfunktionen Avancerad har du möjlighet att specificera din sökning ytterligare genom att skapa ännu mer precisa och dynamiska villkor. Här kan du kombinera flera fält, välja olika jämförelseoperatorer och styra både vilka ärenden som ska hämtas och hur träffarna ska tolkas.
  
  Exempel på användning är när du vill söka mellan ett visst datumintervall där du inte bara anger fasta datum, utan även kan låta systemet räkna bakåt eller framåt från dagens datum. Du kan till exempel söka efter ärenden som skapats mellan 7 och 30 dagar tillbaka i tiden, eller planerade aktiviteter som infaller inom kommande 14 dagar. På samma sätt kan du ange intervall i veckor eller år för att fånga upp längre perioder, vilket är användbart vid uppföljning av återkommande kontroller, revisioner eller återkommande avvikelser.
  
  Utöver datum kan du sätta villkor på i princip alla typer av fält i formuläret. För textfält kan du till exempel ange att ett fält ska innehålla eller inte innehålla ett visst ord eller en viss fras, vilket är användbart om du vill filtrera fram ärenden kopplade till en specifik maskin, linje eller plats. För nummerfält, till exempel antal avvikelser, mätvärden eller kostnader, kan du använda villkor som större än, mindre än eller lika med för att begränsa sökningen till ärenden över eller under ett visst tröskelvärde.
  
  Du kan även kombinera flera villkor på samma fält eller på olika fält för att göra sökningen ännu mer träffsäker. Det kan till exempel handla om att bara visa ärenden där status är ”Påbörjade” och prioritet är ”Hög”, eller att hitta ärenden där ett visst riskvärde överstiger en satt nivå under en specifik tidsperiod. På så sätt blir Avancerad sök ett kraftfullt och smart verktyg för att snabbt få fram rätt underlag för uppföljning, analys och förbättringsarbete.

Använder du villkoret OCH i din sökfråga visas sökresultat om alla villkoren stämmer.

Använder du villkoret ELLER visas sökresultat utifrån när endast ett av villkoren stämmer.

Spara och dela sökfrågor

När du har skapat din sökfråga kan du med fördel spara den, så att du snabbt kan återanvända samma inställningar och enkelt hitta exakt den information du söker utifrån dina fördefinierade söktermer. Du har dessutom möjlighet att dela sparade sökfrågor med andra användare i systemet. Läs mer om detta i artikeln Spara och dela sökfråga i Dokument.

💬 Notera

Query Builder söker både på bundlingsnamn och dokumentnamn. Däremot visar systemet endast bundlingsnamnet i sökresultatet om ett (eller flera) dokument i bundlingen ger träff.

3. Arkiv

För att kunna söka och se arkiverade utgåvor i arkivet förutsätter profilinställningen Åtkomst till arkiverade utgåvor samt att användaren har åtkomst till senaste publicerade utgåvan.

Du ger åtkomst till profilen via Administratör » "Profil" » Dokument » Åtkomst till arkivet.

4. Fritextsökning via ett dokuments toppmeny

Oberoende av dokumentformat finns även möjlighet att söka efter dokument i systemet från ett dokuments toppmeny. Fritextsökning via ett dokuments toppmeny hanteras i systemet på samma sätt som fritextsökning som beskrivits ovan förutom att denna funktionen endast visar de 10 mest relevanta träffarna.