Via Dokument » Inställningar » och under rubriken Extrafält kan du hantera utökad information som kopplas till ett dokument. Extrafält kan användas som sökkriterier i Query Builder, läggas till i ett dokuments sidhuvud samt visas tillsammans med dokumentnumret.
Så skapar och redigerar du Extrafält
-
För att skapa ett nytt extrafält klickar du på +, anger ett namn och väljer fälttyp. Mer om de olika fälttyperna hittar du nedan. -
Om du väljer fälttypen Värdelista eller Namnlista behöver du därefter lägga till de värden som ska ingå. Det gör du genom att klicka på ikonen till vänster om extrafältets namn. När du lägger till värden kan du antingen använda plustecknet för att skapa enstaka värden, eller funktionen Lägg till flera värden för att snabbt skriva in eller klistra in flera värden samtidigt.
Ändra namn eller radera ett extrafält
-
För att byta namn på ett extrafält klickar du direkt på fältets namn, skriver in det nya namnet och bekräftar ändringen. Välj gärna ett namn som tydligt beskriver vilken typ av information som ska anges i fältet, till exempel ”Anläggning”, ”Linje” eller ”Processägare”, så blir det enklare för användare att fylla i rätt uppgifter vid publicering.
På samma plats kan du också välja att radera extrafältet helt. Innan du gör det kan det vara klokt att säkerställa att fältet inte längre används i pågående arbetssätt, rapporter eller sökningar i Query Builder. Observera att om du raderar ett extrafält tas all information i detta extrafält bort från samtliga dokument där det används, både publicerade dokument och utkast.
Editera värden i värdelistor
- Om du vill justera innehållet i en värdelista klickar du på ikonen till vänster om extrafältets namn. Då öppnas en översikt över alla befintliga värden. Här kan du ta bort ett värde (papperskorgsikonen) eller ändra ett värde (pennikonen). Du kan också välja att inaktivera ett värde istället för att radera det. Ett inaktiverat värde ligger då kvar och visas i äldre dokument där det används, men går inte att välja i nya dokument – ett bra sätt att städa utan att tappa historik. Observera att möjligheten att inaktivera värden endast finns för fälttypen Värdelista.
Editera värden i namnlista
- Om du vill uppdatera innehållet i en namnlista klickar du på ikonen till vänster om extrafältets namn. Då öppnas en lista över samtliga namn där du kan lägga till nya eller ta bort befintliga.
Extrafält olika fälttyper:
Textfält. Vid fälttypen textfält kan den som publicerar dokumentet själv skriva in en valfri text. Observera att systemet inte begränsar antalet tecken, vilket till exempel kan påverka hur ett sidhuvud visas.- Värdelista. I fälttypen värdelista lägger du in de alternativ som ska kunna väljas i extrafältet. Varje alternativ motsvarar ett fördefinierat värde, till exempel en dokumenttyp, avdelning eller klassificering.
När du skapar en värdelista kan du välja om användaren endast ska kunna välja ett av alternativen i listan, eller om flera alternativ ska kunna väljas. Om ni redan har en värdelista med enkelval går det att konvertera den till multival under förutsättning att den inte används som del av dokumentnumret. Observera att det inte går att konvertera en befintlig multivallista tillbaka till enkelval!
Ett extrafält med multival kan till exempel användas för att ange var ett dokument finns utskrivet, såsom i produktion, lager, verkstad eller reception. När dokumentet revideras blir det då enkelt att se vilka utskrivna exemplar som behöver bytas ut, vilket minskar risken för att äldre versioner fortsätter att användas i verksamheten.
- Namnlista.Vid fälttypen Namnlista väljer du vilka personer som ska kunna kopplas till dokumentet vid publicering. De som kan läggas till i listan är användare som har åtkomst till Dokumentmodulen. När extrafältet används kan endast en person väljas – flera samtidiga val är alltså inte möjligt.
- Datumfält. Vid fälttypen Datumfält kan den som publicerar dokumentet märka det med ett specifikt datum.
Så kan du använda Extrafält
Genom att använda Extrafält när ett dokument publiceras kan du lägga till flexibel, strukturerad information som stärker dokumentets metadata och gör det enklare att söka, filtrera och organisera. Det kan till exempel handla om att ange anläggning, linje, produkt, processägare, klassificering eller giltighetstid – sådant som ofta efterfrågas vid uppföljning, revisioner eller utredningar.
På så sätt säkerställer du att viktig information alltid följer dokumentet och blir lätt att hitta och hantera i efterhand, oavsett vem som söker eller var i organisationen personen befinner sig. Extrafält ger dessutom mer träffsäkra sökningar i Query Builder.
Du kan dessutom markera ett extrafält som obligatoriskt, vilket garanterar att fältet alltid fylls i innan dokumentet kan publiceras. Det minskar risken för ofullständig dokumentation, stödjer efterlevnad av standarder och gör att rapporter och uppföljningar baseras på komplett och jämförbar information.
- Använd Extrafält som en del av dokumentnumret
Vilka extrafält som skall kunna läggas till och hur de ska presenteras tillsammans med dokumentnumret administreras under Avancerade inställningar. Observera att värdelistor där flera alternativ kan väljas samtidigt inte kan användas som del av dokumentnumret. - Lägg till extrafält i sidhuvud/sidfot
Du kan även lägga till ett eller flera extrafält i dokumentens sidhuvud eller sidfot för att tydliggöra information, till exempel dokumentklassificering. I textdokument görs detta via inställningarna för sidhuvud och sidfot under Dokument » Inställningar » Sidhuvud och sidfot i textdokument. I layoutdokument görs detta via funktionen Infoga företags- och dokumentinformation i respektive layoutdokument.
Observera att information från extrafält som inte är multival visas som text i sidhuvudet, i den textfärg och formatering ni har definierat, medan extrafält av typen värdelista med möjlighet till flera val alltid visas med svart text och grå bakgrund.
💬 Notera. Profiler som har inställningen Tillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument har möjlighet att lägga till eller ändra på innehåll i extrafält, även efter att ett dokument har publicerats.
Sök i Query Builder med hjälp av extrafält
Både i Standard- och Avancerad sök i Query Builder hittar du alla skapade extrafält och kan använda dem för att bygga träffsäkra sökfrågor. Du kan till exempel filtrera dokument utifrån anläggning, processägare, klassificering, giltighetstid eller andra värden som hanteras via extrafälten. Genom att kombinera flera extrafält i samma sökning kan du snabbt avgränsa dig till exakt de dokument du behöver, vilket förenklar allt från löpande uppföljning till förberedelser inför interna och externa revisioner.
Det är också bra att känna till att extrafält kan väljas in som Standardfält i Query Builder eller i fält på sökresultat. Då ser du direkt i träfflistan vilken information som är ifylld i respektive extrafält, utan att behöva öppna dokumentet.
Standard |
Avancerad |