Via Dokument » Inställningar » och under rubriken Extrafält kan du hantera utökad information som kan kopplas till ett dokument. Extrafält går att söka på via Query Builder, lägga till i ett dokuments sidhuvud och även tillsammans med dokumentnumret.
Så skapar och redigerar du Extrafält
FFör att lägga till Extrafält, klicka på +, ge fältet ett namn och välj fälttyp. Om du har valt att skapa ett extrafält av typen värdelista eller namnlista, behöver du lägga till dina värden. Detta görs genom att klicka på ikonen till vänster om extrafältets namn.
Ändra namn eller radera ett extrafält
- För att ändra namn på ett extrafält klickar du på namnet på fältet. Här finns även möjlighet att radera det aktuella extrafältet.
Editera värden i värdelistor
- Om du vill ändra värden i en värdelista, klicka på ikonen till vänster om extrafältets namn. Detta öppnar en lista över alla värden. Här kan du ta bort ett värde (genom ikonen som ser ut som en papperskorg) eller ändra ett värde genom att klicka på pennikonen. Här kan du också välja att inaktivera värdet, vilket kan vara att föredra istället för att radera det. Genom att inaktivera ett värde förblir det synligt i gamla dokument där det redan har använts, men det kan inte väljas i nya dokument – ett utmärkt alternativ om du vill organisera utan att förlora historik. Notera att det är endast i fälttypen Värdelista du kan inaktivera ett val.
Editera värden i namnlista
- Om du vill ändra värden i en namnlista, klicka på ikonen till vänster om extrafältets namn. Detta öppnar en lista över alla namn och du kan lägga till eller ta bort namn.
Extrafält olika fälttyper:
Textfält. Vid val av textfält ger du användaren vid publicering möjlighet att själv skriva en valfri text. Notera att systemet har ingen begränsning av antalet tecken vilket exempelvis kan påverka ett sidhuvud.- Värdelista. Vid val av värdelista lägger du till de värden som ska vara valbara i det aktuella extrafältet. Det går endast att välja ett av valen i samband med publicering.
- Namnlista. Vid val av namnlista väljer du in vilka användare som kan väljas in på dokumentet i samband med publicering. De användare som kan väljas in i listan är de som har åtkomst till Dokumentmodulen.
- Datumfält. Vid val av datumfält kan den som publicerar tagga dokumentet med ett specifikt datum.
Så kan du använda Extrafält
Genom att integrera Extrafält i ett dokument vid publicering kan du lägga till anpassningsbar information, vilket förbättrar metadata för bättre sökbarhet och organisation. Denna process säkerställer att all relevant data fångas upp, vilket underlättar återhämtning och hantering, samtidigt som arbetsflöden optimeras genom exakt kategorisering och filtrering. Det finns också möjlighet att göra ett extrafält obligatoriskt för att säkerställa att informationen i fältet alltid fylls i när ett dokument publiceras.
- Använd Extrafält som en del av dokumentnumret
Vilka extrafält som skall kunna läggas till och hur de ska presenteras tillsammans med dokumentnumret administreras under Avancerade inställningar.
- Lägg till extrafält i sidhuvud/sidfot
Du kan även lägga till extrafält, till exempel i dokumentens sidhuvud, för att tydliggöra information som dokumentklassificering. I textdokument görs detta via inställningarna för sidhuvud och sidfot under Dokument » Inställningar » Sidhuvud och sidfot i textdokument. I layoutdokument måste informationen manuellt infogas i dina dokument med funktionen Infoga företags- och dokumentinformation, vilket gör att innehållet i extrafältet kan visas i dokumentet.
💬 Notera. Profiler som har inställningenTillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument har möjlighet att lägga till eller ändra på innehåll i extrafält, även efter att ett dokument har publicerats.
Sök i Query Builder med hjälp av extrafält
Både under Standard och Avancerad sök i QB återfinns era skapade extrafält som du kan skapa smarta sökfrågor på.
Standard |
Avancerad |