Via Dokument » Inställningar » och under rubriken Extrafält kan du hantera utökad information som kan kopplas till ett dokument. Extrafält går att söka på via Query Builder, lägga till i ett dokuments sidhuvud och även tillsammans med dokumentnumret.
Hur du skapar Extrafält
💬 För att lägga till Extrafält klickar du på +, namnge fältet och välj fälttyp. Extrafälten sorteras sedan i bokstav-alt kronologisk ordning.
💬 De fälttyper du kan välja bland ärTextfält, Värdelista, Namnlista och Datumfält. För att ändra namn eller lägga till innehåll klickar du på respektive extrafälts list-symbol.
💬 För att ta bort val som har använts i ett extrafält rekommenderar vi att du inaktiverar valet för att det ska finnas sökbart och för att det inte ska kunna används igen. Avaktivering görs på respektive val i extrafältet under pennsymbolen. Notera att det är endast i fälttypen Värdelista du kan inaktivera ett val.
Vad de olika fälttyperna betyder:
Textfält. Vid val av textfält ger du användaren vid publicering möjlighet att själv skriva en valfri text. Notera att systemet har ingen begränsning av antalet tecken vilket exempelvis kan påverka ett sidhuvud.- Värdelista. Vid val av värdelista lägger du till de värden som ska vara valbara i det aktuella extrafältet. Det går endast att välja ett av valen i samband med publicering.
- Namnlista. Vid val av namnlista väljer du in vilka användare som kan väljas in på dokumentet i samband med publicering. De användare som kan väljas in i listan är de som har åtkomst till Dokumentmodulen.
- Datumfält. Vid val av datumfält kan den som publicerar tagga dokumentet med ett specifikt datum.
Så kan du använda Extrafält
Genom att integrera Extrafält i ett dokument vid publicering kan du lägga till anpassningsbar information, vilket förbättrar metadata för bättre sökbarhet och organisation. Denna process säkerställer att all relevant data fångas upp, vilket underlättar återhämtning och hantering, samtidigt som arbetsflöden optimeras genom exakt kategorisering och filtrering. Det finns också möjlighet att göra ett extrafält obligatoriskt för att säkerställa att informationen i fältet alltid fylls i när ett dokument publiceras.
- Använd Extrafält som en del av dokumentnumret
Vilka extrafält som skall kunna läggas till och hur de ska presenteras tillsammans med dokumentnumret administreras under Avancerade inställningar.
- Lägg till extrafält i sidhuvud/sidfot
Du kan även lägga till extrafält, till exempel i dokumentens sidhuvud, för att tydliggöra information som dokumentklassificering. I textdokument görs detta via inställningarna för sidhuvud och sidfot under Dokument » Inställningar » Sidhuvud och sidfot i textdokument. I layoutdokument måste informationen manuellt infogas i dina dokument med funktionen Infoga företags- och dokumentinformation, vilket gör att innehållet i extrafältet kan visas i dokumentet.
💬 Notera. Profiler som har inställningenTillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument har möjlighet att lägga till eller ändra på innehåll i extrafält, även efter att ett dokument har publicerats.
Sök i Query Builder med hjälp av extrafält
Både under Standard och Avancerad sök i QB återfinns era skapade extrafält som du kan skapa smarta sökfrågor på.
Standard |
Avancerad |