Genom att kunna spara sökningar och dessutom dela dem med andra underlättar AM System samarbete och fler i din organisation ges förutsättning att bidra.
Spara sökfråga
Du kan enkelt välja att kombinera metadata i en Standardsökning, liksom skapa precisa Querys i Avancerad sökning.
Till båda sökmetoderna (A och B) och när du har valt in de fält som du vill ska komma med i ditt sökresultat klickar du på Utför (1). Saknar du någon data kan du i sökresultatet Ändra sökkriterier för att lägga till eller ändra sökfrågan. Saknar du någon rubrik i sökresultatet lägger du till dem via Inställningar (2). Välj Spara fråga (3).
-
En sparad sökfråga i Dokument visas för dig (förutom i Query Builder) även på sökfunktionens startsida. Om du börjar ha många sökfrågor rekommenderar vi att namnge sökfrågan vad sökresultatet genererar.
-
Systemet visar en dialog på sökfrågan om den har ändrats. Den försvinner när frågan blir sparad.
-
❗ För att undvika att befintlig fråga skrivs över när du skapar en ny, se till att en tidigare sökfråga inte är markerad då systemet antar att det är den befintliga som ska ändras. För att undvika detta så skapar du först en Ny fråga (4) och gör sedan villkoren innan du sparar den nya.
Dela sökfråga
En sparad sökfråga som du vill sprida till medarbetare, kan du enkelt dela genom funktionen Dela fråga som du hittar under sökfrågans kugghjulssymbol. När du klickar på funktionen har du möjlighet att välja in dina medarbetare. Det sökresultat som var och en får se beror på sin profils åtkomstinställningar.
Systemet visar delningssymbolen på sökfrågan i Query Builder så snart frågan har delats.
Notera
- Användare kan dela sina sökfrågor med andra användare, även om mottagaren saknar åtkomst till Query Builder.
- En delad sökfråga visar sökresultat utifrån mottagarens åtkomstinställningar.
- Det är endast skaparen av en delad fråga som kan administrera eller radera frågan.
- En sökfråga som delas via Query Builder kommer att vara tillgänglig för mottagaren tills skaparen aktivt tar bort delningen eller sökfrågan, eller så länge som skaparen av frågan (inklusive skaparens Inloggningsuppgifter) finns kvar i AM-system.
💬 Exempel. Förutbestämda sökningar
Från exempelvis en processkarta eller ett textdokument kan du genom sökfråga via Query Builder skapa ett färdigt sökresultat för dina medarbetare. Resultatlistan visas sedan utifrån den åtkomst till dokumenten profilen har.
Relaterat innehåll:
Senast uppdaterad: 18 juli, 2024