Denna artikel beskriver hur du skapar en personal och en ny användare i systemet samt vad skillnaden är.
Observera:
- Följande information är endast relevant för användare som inte är kopplade till Microsoft Entra ID (tidigare Azure AD). Önskar du information om hur du hanterar användare kopplade till Microsoft Entra ID kan du läsa mer här.
- För att skapa nya personer och hantera inloggningsuppgifter måste användaren ha rättighet att göra detta. Detta görs via användarens Profil. Läs mer om detta här.
En användare består av två delar, Grunduppgifter respektive Inloggningsuppgifter. I steg 1 nedan beskrivs hur du skapar en person med tillhörande grunduppgifter och steg 2 beskriver hur du tilldelar en person inloggningsuppgifter samt en profil för att användaren ska kunna logga in i systemet. 
Steg 1: Skapa en ny person
Skapa en ny person genom att först navigera till Personal i huvudmenyn och därefter klicka på Ny person. 
Fyll i de obligatoriska grunduppgifterna Förnamn, Efternamn samt välj Workspace. Komplettera gärna med övriga uppgifter som exempelvis Avdelning och E-post. Klicka därefter på ikonen längst upp till vänster för att Spara. Du har nu skapat en person i systemet, men denna person är än så länge ingen användare. Anledningen till detta är att ni kan välja att lägga upp alla era anställda i AM System som ett personalregister utan att för den delen behöva ge personen tillgång till systemet. Gå vidare till steg 2 för att skapa en användare.
Tips: Lägger du till en e-postadress på en person så får denna användare möjligheten att få en kopia av aviseringar skickad till sin e-post. Läs mer här.
Steg 2: Lägg till inloggningsuppgifter
Om du har administrativa rättigheter (det vill säga att den profil du tillhör har inställningen Administratörsinställningar aktiverad) kommer du att se fliken Inloggningsuppgifter.
Fyll i användarens Användarnamn samt ett Lösenord. Vill du låta användaren ändra det lösenord som du satt så snart användaren loggar in, kan du kryssa in alternativet Tvinga byte av lösenord vid nästa inloggning.
Notera: När användaren ändrar sitt lösenord kommer det att valideras för att säkerställa att det nya lösenord uppfyller en viss styrka. Det nya lösenordet måste bestå av minst 8 tecken och får inte innehålla delar av ett vanligt förekommande lösenord.
Därefter är dags tilldela användaren en Profil. Profilen bestämmer bland annat:
-
- vilka administrativa rättigheter användaren ska ha,
- vilka delar av systemet användaren ska ha tillgång till (Dokument, Ärende),
- vad användaren kan göra i Dokument samt
- vilken åtkomst användare har till formulär och ärenden.
Lite förenklat kan man säga att det är en persons inloggningsuppgifter som upptar en licens eftersom det är först när en person har loginuppgifter som den har en profil, och det är profilen som styr vilka moduler en användare har tillgång till.
Läs mer om licenser här.
Om användaren har aktiverat 2FA kan en administratör stänga av funktionen för användaren i denna inställning. Detta kan bli nödvändigt om användaren inte längre har åtkomst till den enhet/applikation som används för att hantera 2FA. Om 2FA inaktiveras 2FA på en användare ges användaren möjlighet att aktivera funktionen igen. Läs mer om hur användaren aktiverar 2FA i denna artikel.
Avslutningsvis kan du även välja ett datum i fältet Gäller t o m (valfritt) för att begränsa den tid som användaren har möjlighet att logga in. Användaren kan inte logga in så snart datumet som satts har passerat. Observera att användaren fortfarande upptar en licens eftersom denna inställning endast begränsar användarens möjlighet att logga in.
Relaterat innehåll:
Senast uppdaterad: 30 april, 2024