Skapa en ny användare

Denna artikel beskriver hur du lägger till en ny person och skapar en användare i systemet, samt vad skillnaden är.

Observera:

  • Följande information är endast relevant för användare som inte är kopplade till Microsoft Entra ID (tidigare Azure AD). Önskar du information om hur du hanterar användare kopplade till Microsoft Entra ID kan du läsa mer här.
  • För att skapa ny person och hantera inloggningsuppgifter måste användaren ha rättighet att göra detta. Detta görs via användarens Profil som du kan läsa mer om här.

En användares uppgifter består av två delar; Grunduppgifter respektive Inloggningsuppgifter. I steg 1 nedan beskrivs hur du skapar en person med tillhörande grunduppgifter och i steg 2 beskrivs hur du tilldelar personen inloggningsuppgifter samt en profil för att användaren ska kunna logga in och sedan arbeta i systemet. Grund och inloggningsuppgifter

Steg 1: Skapa en ny person

Skapa en ny person genom att först navigera till Personal i huvudmenyn och därefter klicka på Ny person. Ny_person

Fyll i de obligatoriska grunduppgifterna Förnamn, Efternamn samt välj Workspace. Komplettera gärna med övriga uppgifter som exempelvis Avdelning och E-post. Klicka därefter på ikonen längst upp till vänster för att Spara. Du har nu skapat en person i systemet, men denna person är än så länge ingen användare. Ni kan här välja att lägga upp alla era anställda i AM System som ett personalregister, utan att för den delen behöva ge alla anställda tillgång till systemet. Gå vidare till steg 2 för att skapa en användare i AM System.

skapa_person

Tips. Lägger du till en e-postadress på en person så ger du denna användare möjligheten att kunna få en kopia av aviseringar skickad till sin e-post. Läs mer här

Steg 2: Lägg till inloggningsuppgifter

Detta steg är viktigt och krävs för att en användare ska kunna logga in. Om du har administrativa rättigheter (det vill säga att den profil du tillhör har inställningen Administratörsinställningar aktiverad) kommer du att se fliken Inloggningsuppgifter.

inloggmningsuppgifterAnvändarnamn och lösenord

Fyll i användarens Användarnamn samt ett Lösenord. Vill du låta användaren ändra det lösenord som du satt då användaren exempelvis loggar för in första gången, kan du kryssa in alternativet Tvinga byte av lösenord vid nästa inloggning

Notera: När användaren ändrar sitt lösenord kommer det att valideras för att säkerställa att det nya lösenord uppfyller en viss styrka. Det nya lösenordet måste bestå av minst 8 tecken och får inte innehålla delar av ett vanligt förekommande lösenord.

Profil

Därefter är dags tilldela användaren en Profil. Profilen bestämmer bland annat:

  • vilka administrativa rättigheter användaren ska ha
  • vilka delar av systemet användaren ska ha tillgång till (Dokument, Ärende)
  • vad användaren kan göra i Dokument samt
  • vilken åtkomst användare har till formulär och ärenden

Gäller tom

Du kan även välja ett datum i fältet Gäller t o m (valfritt) för att begränsa den tid som användaren har möjlighet att logga in. Användaren kan inte logga in så snart datumet som satts har passerat. Observera att användaren fortfarande upptar en licens eftersom denna inställning endast begränsar användarens möjlighet att logga in.

Lite förenklat kan man säga att det är en persons inloggningsuppgifter som upptar en licens eftersom det är först när en person har loginuppgifter som den tilldelas en profil som styr vilka moduler en användare har tillgång till.

Läs mer om licenser här.

Tvåfaktorsautentisering (2FA)

Då 2FA är aktiverad i er sajt och en användare har aktiverat funktionen under Mina inställningar, är det här en administratör kan inaktivera funktionen om användaren exempelvis inte längre har åtkomst till den enhet/applikation som har använts för att hantera 2FA.
Om 2FA inaktiveras för en användare ges användaren möjlighet att aktivera funktionen igen. Läs mer om hur användaren aktiverar 2FA i denna artikel.

Relaterat innehåll:

Senast uppdaterad: 12 juli, 2024