Antalet användare och licenser ska inte per automatik likställas med varandra. Användare är personer med möjlighet att logga in i systemet. Licenser nyttjas för de användare som ska kunna ges åtkomst till modulerna i ert system.
Att hantera antalet licenser
Observera att det är först när du skapar ett användarnamn och lösenord samt kopplar personen till en profil (med minst en modul aktiv), som personen räknas som en användare där minst en licens behövs.
Användare och licenser hör såklart till viss del ihop, dvs ni kan inte ha fler användare än licenser. Då ni önskar öka antalet användare måste du som administratör eller avtalsägare först lägga till fler licenser manuellt, om systemet visar dialog att antal licenser saknas.
Om ni önskar minska antalet licenser måste ni först antingen ta bort användare eller ta bort deras login-uppgifter, för att därefter minska antalet licenser.
Det finns två tillvägagångssätt för att öka eller minska antalet licenser:
|
 |
|
|
Notera: Den raderade användarens namn sparas i systemet och kommer fortfarande visas på samtliga poster som användaren varit involverad i.
Lite förtydligande/sammanfattning om licenser.
- Det är en användares loginuppgifter som upptar en licens eftersom det är först när en person har loginuppgifter som den också tilldelats en profil, och det är profilen i sin tur som styr vilka moduler en användare har tillgång till. Respektive modul kräver i sin tur var sin licens.
- Det innebär att en användare kan uppta (max) två licenser, en Ärendelicens och en Dokumentlicens.
- Hanteringen av licenser är fristående från antalet användare i systemet. Det vill säga, om ni tar bort användare från systemet (via Grunduppgifter eller Inloggningsuppgifter) så kommer antalet licenser att vara detsamma som innan.
- Se licenserna på så sätt som en 'pott'. Om du tar bort en användare, som exempelvis har tillgång till både Ärende och Dokument, så kan du minska licenspotten med en licens från respektive modul.
- Eftersom licenserna för respektive modul (Ärende och Dokument) hanteras separat behöver inte köpa in lika många antal licenser av varje modul.
Tips: Ett sätt att frigöra licens om användaren exempelvis ska tillhöra ert system viss period över året, är att skapa en profil som inte har tillgång till varken Dokument eller Ärende.
Eftersom det är just tillgången till modulen som upptar en licens kommer användare som tilldelas denna profil inte att uppta någon licens. Användaren kommer fortfarande att kunna logga in i systemet men kommer inte att kunna använda Dokument eller Ärende.
Om användarein inte ska kunna logga in under denna period kan detta tips kombineras med inställningen Gäller t o m (till ett datum som redan inträffat) i personens Inloggningsuppgifter.
Avslutningsvis
Tänk även på att ni bör se över era formulär samt dokumentstruktur för att försäkra er, att de ansvarsområden den borttagna personen i fråga haft, flyttas över till rätt personer.
Relaterat innehåll:
Senast uppdaterad: 16 april, 2024