Radera eller avaktivera användare

Denna artikel beskriver vad som kan behöva göras då en användare har slutat sin anställning och hur du kan tänka vid exempelvis säsongsarbete eller föräldraledighet.

Vid Entra ID och AM Account

Följande information är endast relevant för användare som inte är kopplade till Microsoft Entra ID (tidigare Azure AD). Önskar du information om hur du hanterar användare kopplade till Microsoft Entra ID kan du läsa mer här.
Det går inte radera en användare från AM System som är kopplad till AM account. Innan en kopplad AM Account-användare raderas måste användaren koppla från sitt konto. Se följande artikel för instruktioner hur detta görs. (Finns personen inte kvar på ert företag måste ni kontakta vår support)

När bör du avaktivera alternativt radera användare

Det finns olika metoder för att hantera användare som inte längre ska ha tillgång till systemet. Du kan antingen 1. Avaktivera eller 2. Radera en användare. Nedan beskrivs de båda metoderna samt vad som är viktigt att tänka på.

Allmänt

Användare administreras via användarens personkort. Börja med att navigera till Personal » Visa alla (alt. Sök). Inne på personkortet finns två flikar, Grunduppgifter respektive Inloggningsuppgifter.

personkort

❗Tänk på:

Vi rekommenderar starkt att inte byta namn på en tidigare användare när en ny person träder in i rollen. Om du väljer att ändra namnet på en användare, kommer alla tidigare registreringar, inklusive skapade dokument och ärenden, att uppdateras retroaktivt med det nya namnet. Detta kan nämligen skapa förvirring kring vem som faktiskt har haft ansvar för olika uppgifter och göra det svårt att spåra vem som har utfört specifika handlingar. Därför rekommenderar vi att endast byta namn på användare om personen bytt namn.
Är du på väg att radera en användare genom att ta bort grunduppgifterna, så är det viktigt att komma ihåg att användaren inte kan återaktiveras på ett enkelt sätt om personen återkommer till systemet. Användaren måste skapas på nytt, vilket resulterar i att all historik från tidigare närvaro i systemet försvinner. Den "nya" användaren kommer inte att ha tillgång till sin tidigare historik, även om samma användarnamn eller e-postadress används. Därför är det bäst att avaktivera en användare enligt någon av följande möjligheter nedan om du är osäker på om användaren ska återkomma.

1. Avaktivera en användare - vid (ev) återkomst

Om en kollega förväntas återvända till arbetsplatsen är det fördelaktigt att inte radera användaren utan istället använda möjligheten att avaktivera användaren.

Följande möjligheter finns att avaktivera en användare i systemet:

1. Sätt ett datum som redan har inträffat i fältet Gäller t o m (A) under fliken Inloggningsuppgifter på personkortet, vilket gör att användaren inte längre kan logga in, läs mer här. Funktionen frigör inte någon licens då användaren finns kvar, men är en bra metod att använda om en person bara tillfälligt inte behöver ha tillgång till systemet och inte ska kunna logga in.
2. Skapa en profil som varken har åtkomst till Dokument eller Ärende samt flytta användaren till denna profil. Användaren kan fortfarande logga in, men har ingen åtkomst till Dokument eller Ärende och upptar därmed ingen licens.
  Önskar du även förhindra användaren att överhuvudtaget logga in, kan du sätta ett datum på inställningen Gäller t o m som nämndes ovan.
3. Ta bort användarens inloggningsuppgifter (A). En licens frigörs, men grunduppgifterna finns kvar vilket gör att det är enkelt att påföra nya inloggningsuppgifter så att användaren kan logga in med bibehållen historik. Lämpligt att göra om en person ska vara ledig en längre tid och du samtidigt önskar frigöra en licens.

För att sätta ett datum Gäller t o m (A) eller för att Radera (B) en användares loginuppgifter söker du fram användaren och klickar på Inloggningsuppgifter i toppmenyn.

login_swe

2. Radera en användare - arbetar ej längre kvar

Notera:

Förutom användare med administrativa rättigheter kan även användare som via sin profil har inställningen Fullständiga rättigheter (exkluderat inloggningsuppgifter) i Personal, radera en användare. Läs mer om detta i denna artikel.
En användare som raderas från systemet kommer namnet fortfarande att visas exempelvis på ärenden och i dokument där användaren har varit involverad, inklusive loggfiler i systemet. Detta görs för att säkerställa spårbarhet i systemet.
Önskar du anonymisera en användare måste detta göras innan användaren raderas från systemet. Läs mer om hur du anonymiserar en användare här.

⚠️ Viktigt innan användaren slutar sin tjänst

Innan en användare avslutar sin tjänst är det viktigt att användaren kontrollerat att hen:
- inte har några dokument som ska godkännas för publicering.
  Användaren som ska raderas måste själv kontrollera om det finns dokument som hen ska godkänna genom att gå till Dokument » Mina dokument » Att göra » Skall godkännas av mig

- inte har några skapade dokument som skickats för publicering. Om dokumentet nekas godkännande är det endast skaparen och de användare som dokumentet eventuellt delats med, som har åtkomst till dokumentet. Användaren måste själv kontrollera vilka dokument som hen skickat för publicering genom att gå till Dokument » Mina dokument » Mina skapade » Har skickats för godkännande.
- inte har några dokument som fortfarande är föremål för granskning. Om ett dokument inte har delats med andra användare innan granskningen inleddes, kan nämligen endast den användare som startade granskningen avbryta den eller skicka dokumentet för publicering. Användaren måste själv kontrollera vilka dokument som hen skickat för granskning genom att gå till Dokument » Mina dokument » Mina skapade » Har skickats för granskning

- När en användare raderas från systemet försvinner alla deras utkast, vilket innebär att ej publicerade dokument går förlorade. Om ni vill bevara dessa utkast bör användaren först dela dem med en annan användare i systemet och sedan göra denna nya användare till skapare av dokumenten. Läs mer om hur du delar ett dokument och byter skapare i denna artikel.

Viktigt innan du raderar användaren

Innan du tar bort en användare bör du bland annat se se över vilka pågående ärenden den aktuella användaren ansvarat för samt om det finns dokument som användaren ensamt har ansvar att revidera. Detta för att minimera risken att ärenden hamnar "mellan stolarna".

Så raderar du en användare

Navigera eller sök fram den användare som du önskar radera.
Väl inne på användarens Grunduppgifter klickar du på ikonen för Ändra.
Därefter kan du radera användaren genom klicka på Radera ikonen. Nu har du frigjort en licens och användarens personuppgifter försvinner.

Viktigt när du har raderat användaren

Ändra användare för Ärende

När en användare har raderats och som haft åtkomst till Ärende, antingen genom att du raderat personuppgifterna eller att man bytt profil utan tillgång till Ärende, kan användaren finnas med i följande delar:

- I personlistor i varje formulär. Lös det genom att ta bort användaren från dessa listor. Namnet kommer däremot att sparas i systemet som en hänvisning och visas för historikens skull där denne har varit involverad.
- Grupplistor under formulärets flik Inställningar – ta bort användaren även från dessa grupper.

Ändra användare för Dokument

När en användare som haft åtkomst till Dokument raderas, antingen genom att man raderat personuppgifterna eller att man bytt profil utan tillgång till Dokument, kan användaren finnas med i följande delar:

- Som Skapare av dokument – detta namn går inte att byta ut annat än om man skapar en ny utgåva. Bry er inte om detta, användaren har faktiskt skrivit dokumentet.
- Som Godkännare av dokument. Säkerställ att det finns godkännare på de kategorier där användaren varit satt att godkänna dokument för publicering.
- Som Reviderare av för dokument. Säkerställ att det finns andra användare på de kategorier där användaren varit satt att revidera dokument. Har ni arbetat med revideringsgrupper är det enkelt att byta ut personer i dessa grupper för att hantera ansvarig reviderare.

Relaterat innehåll:

Senast uppdaterad: 29 januari, 2025