Radera eller avaktivera användare

Denna artikel beskriver vad som kan behöva göras då en användare har slutat sin anställning och hur du kan tänka vid exempelvis säsongsarbete/föräldraledighet.

Observera:

Följande information är endast relevant för användare som inte är kopplade till Microsoft Entra ID (tidigare Azure AD). Önskar du information om hur du hanterar användare kopplade till Microsoft Entra ID kan du läsa mer här.
Det går inte radera en användare från AM System som är kopplad till AM account. Innan en kopplad AM Account-användare raderas måste användaren koppla från sitt konto. Se följande artikel för instruktioner hur detta görs. (Finns personen inte kvar på ert företag måste ni kontakta vår support)
När en person slutar rekommenderar vi att du antingen avaktiverar eller raderar användaren enligt nedan instruktioner. Att byta namn och kontaktinformation på en användare till den som tar över rollen kan verka lockande, men vi rekommenderar inte detta eftersom det inte kommer att vara tydligt vem som faktiskt har varit ansvarig - det blir omöjligt att skilja på vem som gjort vad.

När bör du avaktivera alternativt radera användare

Användare administreras via användarens personkort. Börja med att navigera till Personal » Visa alla (alt. Sök). Inne på ett personkortet finns två flikar, Grunduppgifter respektive Inloggningsuppgifter.

Grund och inloggningsuppgifter

Avaktivera en användare

Om en kollega förväntas återvända till arbetsplatsen är det fördelaktigt att inte radera användaren utan istället använda möjligheten att avaktivera användaren.

Följande möjligheter finns att avaktivera en användare i systemet:

Sätt ett datum som redan har inträffat i fältet Gäller t o m under fliken Inloggningsuppgifter på personkortet, vilket gör att användaren inte längre kan logga in, läs mer här. Funktionen frigör däremot inte någon licens men användaren finns kvar. Det är en bra idé att använda detta alternativ när en person bara tillfälligt inte behöver ha tillgång till systemet och inte ska kunna logga in.
Skapa en profil som varken har åtkomst till Dokument eller Ärende samt tilldela denna profil till användaren. Detta innebär att användaren fortfarande kan logga in men användaren har ingen åtkomst till Dokument eller Ärende och upptar därmed ingen licens. Önskar du även förhindra användaren att logga in kan du sätta ett datum på inställningen Gäller t o m som nämndes ovan.
Ta bort användarens inloggningsuppgifter. En licens frigörs, men grunduppgifterna finns kvar vilket gör att det är enkelt att påföra nya inloggningsuppgifter så att användaren kan logga in med bibehållen historik. Lämpligt att göra om en person ska vara ledig en längre tid och du samtidigt önskar frigöra en licens.

Radera en användare

Observera: Förutom användare med administrativa rättigheter kan även användare som via sin profil har inställningen Fullständiga rättigheter (exkluderat inloggningsuppgifter) i Personal radera en användare. Läs mer om detta i denna artikel.

Om kollega inte längre jobbar kvar finns möjlighet att radera personen. Det görs på följande sätt:

Börja med att navigera eller söka fram den användare som du önskar radera.
Väl inne på användarens Grunduppgifter klickar du på ikonen för Ändra.

Därefter kan du radera användaren genom klicka på Radera ikonen. Detta frigör en licens och användarens personuppgifter försvinner. Det som är kvar är den raderade användarens namn på ärenden och i dokument användaren varit involverad i (inklusive loggfiler). Detta för att behålla spårbarhet i systemet. Lämpligt att göra när en person slutar och därmed mest troligt inte kommer tillbaka till systemet.

Viktigt:

Vi rekommenderar inte att byta namn på en tidigare användare när en ny person tar över. Om du tar genvägen och ändrar namnet på en användare kommer alla befintliga poster, som exempelvis skapade dokument och registrerade ärenden i systemet, att uppdateras retroaktivt med det nya namnet. Detta kan få det att se ut som att den nyanställda har arbetat betydligt längre än hen egentligen har. Därför rekommenderar vi att endast byta namn på användare om personen bytt namn.
Önskar du anonymisera en användare måste detta göras innan användaren raderas från systemet. Läs mer om hur du anonymiserar en användare här.
Så snart en person raderas från systemet raderas även användarens alla utkast (d.v.s ej publicerade dokument).
Väljer du att ta bort grunduppgifterna är det inte möjligt att på ett enkelt sätt återaktivera användaren. Användaren måste då läggas upp på nytt och användaren tappar då all historik från när användaren först fanns i systemet. Det innebär att nya användare inte kan matchas ihop med tidigare användare, även om användarnamn eller e-postadress återanvänds. Den nya användaren ärver på så sätt INTE någon historik från tidigare användare. Är du osäker om användaren ska komma åter är det därför bättre att avaktivera en användare enligt tipsen ovan.

Att tänka på i samband med att en person tas bort från systemet

Innan du raderar en användare bör du bland annat se se över vilka pågående ärenden den aktuella användaren ansvarat för samt om det finns dokument som användaren ensamt har ansvar att revidera. Detta för att minimera risken att ärenden hamnar "mellan stolarna".

Ändra användare för Ärende

När en användare som haft åtkomst till Ärende raderas, antingen genom att du raderat personuppgifterna eller att man bytt profil utan tillgång till Ärende, kan användaren finnas med i följande delar:

- I personlistor i varje formulär – ta bort användaren från dessa listor, namnet kommer däremot att sparas i systemet som en hänvisning och visas för historikens skull.
- Grupplistor under formulärets flik Inställningar – ta bort användaren från dessa grupper.

Ändra användare för Dokument

När en användare som haft åtkomst till Ärende raderas, antingen genom att man raderat personuppgifterna eller att man bytt profil utan tillgång till Dokument, kan användaren finnas med i följande delar:

- Som Skapare av dokument – detta namn går inte att byta ut annat än om man skapar en ny utgåva. Bry er inte om detta, användaren har faktiskt skrivit dokumentet.
- Som Godkännare av dokument genom listan Godkänt av – ta bort användaren från listan Godkänt av. Bry er inte om att namnet står på dokumentet, det byts ut i samband med att en ny utgåva skapas.
- Under listan Revideras av för dokument – byt helt enkelt till en annan användare.

Relaterat innehåll:

Senast uppdaterad: 24 april, 2024