Radera eller avaktivera användare

Denna artikel beskriver vad som kan behöva göras då en användare har slutat sin anställning och hur du kan tänka vid exempelvis säsongsarbete/föräldraledighet.

Observera:

Följande information är endast relevant för användare som inte är kopplade till Microsoft Entra ID (tidigare Azure AD). Önskar du information om hur du hanterar användare kopplade till Microsoft Entra ID kan du läsa mer här.
Det går inte radera en användare från AM System som är kopplad till AM account. Innan en kopplad AM Account-användare raderas måste användaren koppla från sitt konto. Se följande artikel för instruktioner hur detta görs. (Finns personen inte kvar på ert företag måste ni kontakta vår support)

När bör du avaktivera alternativt radera användare

Det finns olika metoder för att hantera användare som inte längre ska ha tillgång till systemet. Du kan antingen avaktivera eller radera en användare. Nedan beskrivs de båda metoderna samt vad som är viktigt att tänka.

Användare administreras via användarens personkort. Börja med att navigera till Personal » Visa alla (alt. Sök). Inne på personkortet finns två flikar, Grunduppgifter respektive Inloggningsuppgifter.

personkort

❗Tänk på: När en anställd slutar, rekommenderar vi starkt att ni inte ändrar namn och kontaktinformation på användarens kontaktinformation till den nya personens uppgifter. Detta kan nämligen skapa förvirring kring vem som faktiskt har haft ansvar för olika uppgifter och göra det svårt att spåra vem som har utfört specifika handlingar.

Avaktivera en användare

Om en kollega förväntas återvända till arbetsplatsen är det fördelaktigt att inte radera användaren utan istället använda möjligheten att avaktivera användaren.

Följande möjligheter finns att avaktivera en användare i systemet:

Sätt ett datum som redan har inträffat i fältet Gäller t o m under fliken Inloggningsuppgifter på personkortet, vilket gör att användaren inte längre kan logga in, läs mer här. Observera att denna funktion inte finns tillgänglig på användare som är kopplade till Microsoft Entra ID.
Funktionen frigör inte någon licens då användaren finns kvar, men är en bra idé att använda när en person bara tillfälligt inte behöver ha tillgång till systemet och inte ska kunna logga in.
Skapa en profil som varken har åtkomst till Dokument eller Ärende samt flytta användaren till denna profil. Användaren kan fortfarande logga in, men har ingen åtkomst till Dokument eller Ärende och upptar därmed ingen licens. Önskar du även förhindra användaren att logga in kan du sätta ett datum på inställningen Gäller t o m som nämndes ovan.
Ta bort användarens inloggningsuppgifter. En licens frigörs, men grunduppgifterna finns kvar vilket gör att det är enkelt att påföra nya inloggningsuppgifter så att användaren kan logga in med bibehållen historik. Lämpligt att göra om en person ska vara ledig en längre tid och du samtidigt önskar frigöra en licens. För att ta bort en användares loginuppgifter söker du fram användaren och klickar på Inloggningsuppgifter i toppmenyn.
Klicka därefter på Radera.

Radera en användare

Notera: Förutom användare med administrativa rättigheter kan även användare som via sin profil har inställningen Fullständiga rättigheter (exkluderat inloggningsuppgifter) i Personal radera en användare. Läs mer om detta i denna artikel.

⚠️ Viktigt:

Det är viktigt att notera att även fast en användare raderas från systemet så kommer den raderade användarens namn fortfarande att visas på exempelvis ärenden och i dokument där användaren har varit involverad, inklusive loggfiler i systemet. Detta görs för att säkerställa spårbarhet i systemet.
Vi rekommenderar starkt att inte byta namn på en tidigare användare när en ny person träder in i rollen. Om du väljer att ändra namnet på en användare, kommer alla tidigare registreringar, inklusive skapade dokument och ärenden, att uppdateras retroaktivt med det nya namnet. Detta kan leda till förvirring och ge intrycket av att den nya personen har haft ansvar för uppgifter under en längre tid än vad som faktiskt är fallet. Därför rekommenderar vi att endast byta namn på användare om personen bytt namn.
Önskar du anonymisera en användare måste detta göras innan användaren raderas från systemet. Läs mer om hur du anonymiserar en användare här.
Om du väljer att radera en användare genom att ta bort grunduppgifterna, så är det viktigt att komma ihåg att användaren inte kan återaktiveras på ett enkelt sätt. Istället måste användaren skapas på nytt, vilket resulterar i att all historik från tidigare närvaro i systemet försvinner. Det betyder att den nya användaren inte kommer att ha tillgång till den tidigare historiken, även om samma användarnamn eller e-postadress används. Därför är det bäst att avaktivera en användare enligt de tidigare nämnda råden om du är osäker på om användaren ska återkomma.
När en användare raderas från systemet försvinner alla deras utkast, vilket innebär att ej publicerade dokument går förlorade. Om ni vill bevara dessa utkast bör användaren först dela dem med en annan användare i systemet och sedan göra denna nya användare till skapare av dokumenten. Läs mer om hur du delar ett dokument och byter skapare i denna artikel.
Innan en användare raderas är det viktigt att användaren kontrollerat att hen:
- inte har några dokument som ska godkännas för publicering.
  Användaren som ska raderas måste själv kontrollera om det finns dokument som hen ska godkänna genom att gå till Dokument » Mina dokument » Att göra » Skall godkännas av mig

- inte har några dokument som fortfarande är föremål för granskning. Om ett dokument inte har delats med andra användare innan granskningen inleddes, kan nämligen endast den användare som startade granskningen avbryta den eller skicka dokumentet för publicering.
  Användaren som ska raderas måste själv kontrollera vilka dokument som hen skickat för granskning genom att gå till Dokument » Mina dokument » Mina skapade » Har skickats för granskning

- inte har några skapade dokument som skickats för publicering. Om dokumentet nekas godkännande är det endast skaparen är, och de användare som dokumentet eventuellt delats med, som har åtkomst till dokumentet. Användaren som ska raderas måste själv kontrollera vilka dokument som hen skickat för publicering genom att gå till Dokument » Mina dokument » Mina skapade » Har skickats för godkännande.

Så raderar du en användare

Om kollega inte längre jobbar kvar finns möjlighet att radera personen. Det görs på följande sätt:

Navigera eller sök fram den användare som du önskar radera.
Väl inne på användarens Grunduppgifter klickar du på ikonen för Ändra.

Därefter kan du radera användaren genom klicka på Radera ikonen. Nu har du frigjort en licens och användarens personuppgifter försvinner.

Att tänka på i samband med att en person tas bort från systemet

Innan du raderar en användare bör du bland annat se se över vilka pågående ärenden den aktuella användaren ansvarat för samt om det finns dokument som användaren ensamt har ansvar att revidera. Detta för att minimera risken att ärenden hamnar "mellan stolarna".

Ändra användare för Ärende

När en användare som haft åtkomst till Ärende raderas, antingen genom att du raderat personuppgifterna eller att man bytt profil utan tillgång till Ärende, kan användaren finnas med i följande delar:

- I personlistor i varje formulär. Lös det genom att ta bort användaren från dessa listor. Namnet kommer däremot att sparas i systemet som en hänvisning och visas för historikens skull.
- Grupplistor under formulärets flik Inställningar – ta bort användaren även från dessa grupper.

Ändra användare för Dokument

När en användare som haft åtkomst till Dokument raderas, antingen genom att man raderat personuppgifterna eller att man bytt profil utan tillgång till Dokument, kan användaren finnas med i följande delar:

- Som Skapare av dokument – detta namn går inte att byta ut annat än om man skapar en ny utgåva. Bry er inte om detta, användaren har faktiskt skrivit dokumentet.
- Som Godkännare av dokument.
  Säkerställ att det finns godkännare på de kategorier där användaren varit satt att godkänna dokument för publicering.
- Som Reviderare av för dokument. Säkerställ att det finns andra användare på de kategorier där användaren varit satt att revidera dokument. Har ni arbetat med revideringsgrupper är det enkelt att byta ut personer i dessa grupper för att byta revideringsansvarig.

Relaterat innehåll:

Senast uppdaterad: 21 oktober, 2024