Lite kort om licenser vs användare

Antalet användare och licenser ska inte per automatik likställas med varandra. Användare är personer med möjlighet att logga in i systemet. Licenser nyttjas för de användare som ska kunna ges åtkomst till modulerna i ert system.

Hantera antalet licenser

Användare och licenser är nära kopplade till varandra. Det innebär att antalet användare inte kan överskrida antalet tillgängliga licenser. Licenser och användare hanteras separat. Se licenserna som en "pott". För att öka antalet användare måste en administratör eller avtalsägare först säkerställa att tillräckligt med licenser finns tillgängliga. Om det inte finns tillräckligt med licenser kommer en varning att visas och du kan lägga till licenser under Administratör » Avtal eller via AM account som avtalsägare.

Observera:

  • Det är först när du skapar ett användarnamn och lösenord till en personal samt kopplar personen till en profil (med minst en modul aktiv), som personen räknas som en användare där en licens per modul behövs.
  • Om ni önskar minska antalet licenser måste ni först antingen ta bort användare eller ta bort deras login-uppgifter, för att därefter minska antalet licenser. Mer om hur du raderar en användare och vad du bör tänka på finns i denna artikel. 

Det finns två tillvägagångssätt för att öka eller minska antalet licenser

1. Du som administratör gör detta genom att navigera till Administratör » Avtal och sedan klicka på knappen Uppgradera licens. Här kan du, förutom att lägga till fler licenser, även nedgradera antalet licenser. Glöm inte att klicka på Checka ut när du har justerat era licenser. Hantera_licenser
2. Är du avtalsägare för ett system, men saknar användare i systemet, finns möjligheten att hantera era licenser via vår tjänst AM Account.

Skärmavbild 2023-12-20 kl. 16.28.08


Notera:
Den raderade användarens namn sparas i systemet och kommer fortfarande visas på samtliga poster som användaren varit involverad i.

Lite förtydligande/sammanfattning om licenser.

  • Det är en användares loginuppgifter som upptar en licens eftersom det är först när en person har loginuppgifter som den också tilldelats en profil, och det är profilen i sin tur som styr vilka moduler en användare har tillgång till. Respektive modul kräver i sin tur var sin licens.
  • Det innebär att en användare kan uppta (max) två licenser, en Ärendelicens och en Dokumentlicens.
  • Hanteringen av licenser är fristående från antalet användare i systemet. Det vill säga, om ni tar bort användare från systemet (via Grunduppgifter eller Inloggningsuppgifter) så kommer antalet licenser att vara detsamma som innan. 
  • Se licenserna som en "pott". Om du tar bort en användare, som exempelvis hade tillgång till både Ärende och Dokument, så kan du minska licenspotten med en licens från respektive modul. Alternativt ersätta användaren med en ny person utan att behöva röra licenspotten.
  • Eftersom licenserna för respektive modul (Ärende och Dokument) hanteras separat behöver ni inte köpa in lika många antal licenser av varje modul. 

Tips: Ett sätt att frigöra licens om användaren exempelvis ska tillhöra ert system viss period över året, är att skapa en profil som inte har tillgång till någon av modulerna Dokument och Ärende. Flytta användaren till den profilen så behöver du inte skapa om personen när denne är tillbaka.

Eftersom det är just tillgången till respektive modul som upptar en licens, kommer användare som tilldelas denna profil inte att uppta någon. Användaren kommer fortfarande att kunna logga in i systemet men kommer inte att kunna använda varken Dokument eller Ärende.

Om användaren inte ska kunna logga in under denna period kan detta tips kombineras med inställningen Gäller t o m (till ett datum som redan inträffat) i personens Inloggningsuppgifter som du som administratör har åtkomst till under Personal.

Avslutningsvis 

Tänk på att ni även bör se över era formulär samt dokumentstruktur, för att försäkra er att de ansvarsområden den borttagna personen i fråga haft, flyttas över till rätt person.

Relaterat innehåll:


Senast uppdaterad: 11 juli, 2024