Notera. För att kunna administrera Nyckelord måste din profil ha tillgång till att administrera nyckelord.
Via Dokument » Inställningar » Nyckelord lägger du till sökord som sedan kan används exempelvis i samband med att ett dokument publiceras. Det går att tagga med ett eller flera nyckelord på samma dokument som sedan även går att söka fram via Query Builder.
Varför använda nyckelord?
För att öka sökbarheten och effektiviteten i att hitta relevanta dokument i ert system kan Nyckelord adderas som en del av er dokumenthanteringsstrategi. Genom att tilldela dokument ett eller flera Nyckelord vid publicering, skapas en strukturerad och lättnavigerad databas där dokument enkelt kan identifieras och nås baserat på deras nyckelord. Nyckelord fungerar som en gemensam nämnare eller en extra dimension av metadata som kompletterar den redan befintliga informationen om dokumentet. Detta gör det möjligt att snabbt och enkelt lokalisera dokument som delar liknande egenskaper eller teman. Vanliga exempel på Nyckelord inkluderar termer som "Policy", "Instruktion" och "ISO 14001", vilka kan representera specifika kategorier eller standarder som dokumenten relaterar till.
Skapa och ta bort Nyckelord
För att lägga till nyckelord klickar du på + symbolen (1), namnger ditt nyckeord och klickar spara.
För att ändra benämningen eller för att ta bort nyckelordet använder du penn- eller soptunnesymbolen (2). Det är viktigt att notera att du kan ta bort nyckelord även om det använts på ett eller flera dokuent. När ett nyckelord som är kopplat till dokument tas bort, försvinner det också från dessa dokument. Raderade nyckelord går INTE att återskapa!
För att söka fram ett sparat nyckelord i listan kan du antingen göra en sökning via förstoringsglaset (3) alternativt stega med hjälp av pilarna till vänster om det finns fler än 10 skapade nyckelord.
Notera
Önskar ni synliggöra era nyckelord kan ni välja att lägga till era nyckelord i sidhuvudet på både textdokument och layoutdokument. Det är viktigt att notera att det inte är nödvändigt att placera nyckelord i sidhuvudet för att dokumentets nyckelord ska kunna sökas. Så länge dokumentet har ett tilldelat nyckelord är det sökbart, även om det inte visas i sidhuvudet.- Tips. Om nyckelord placeras i ett sidhuvud på textdokument blir nyckelordet klickbart och visar en lista på de dokument som har samma nyckelord.
Tilldela nyckelord på dokument
Att lägga till eller ta bort nyckelord på ett dokument görs enklast via publiceradialogen i samband med att ett dokumentet publiceras. Men det går även att lägga till eller ta bort nyckelord på redan publicerade dokument under förutsättningen att:- Användaren är skapare av dokumentet eller satt att revidera dokumentet
- Har profilinställningen Tillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument.
- Nyckelord inte är ett låst fält på publicerade dokument.