Digital Introduktion |
|||||
 Inledning |
 Grunden |
 Dokument |
 Ärende |
 Sök |
 Helheten |
5.1 Sök i Ärende |
|||||
AM Systems sökmotor gör det enkelt och pricksäkert att hitta just det eller de dokument du söker. All metadata kopplad till ett dokument är sökbar vilket bidrar till att du enkelt kommer att kunna navigera till de(t) dokument du önskar.
AM System vill hjälpa er att skapa ett ledningssystem där ingen behöver leta sig fram. Det ska vara lätt att göra rätt och ni ska effektivt kunna hitta precis det eller de dokument ni behöver i varje given situation.
Ett genomtänkt kategoriträd, tillsammans med systemets globala inställningar för dokument, är tänkt att skapa de bästa förutsättningarna för att hitta exakt det. I den här guiden lär du dig hur Query builder för Dokument fungerar, vilken är grunden till att arbeta effektivt med Layoutdokument framöver.
Vill ni dessutom ta tempen på hur väl ert ledningssystem är kommunicerat OCH accepterat rekommenderar vi att ni arbetar aktivt med Läskvittens. Genom den funktionen kan ni säkerställa att era medarbetare fått och tagit till sig av de senaste utgåvorna av rutiner, instruktioner och övriga dokument som de berörs av.
Skapa, spara och dela smarta sökfrågor
All metadata kopplad till ett dokument bidrar till dess sökbarhet. Kopplar du det till AM Systems enkla men kraftfulla sökmotor är den, tillsammans med genomtänkt kategoristyrning, nyckelord och extrafält, grunden till ert inkluderande och intuitiva ledningssystem.
Precis som i Ärende kan du enkelt välja att kombinera metadata i en Standardsökning, liksom skapa precisa Querys i Avancerad sökning.
Genom att kunna spara sökningar och dessutom dela dem med andra underlättar AM System samarbete och fler i din organisation ges förutsättning att bidra.
Tips:
Sökning behöver inte ske genom sökfunktionen i verktygsmenyn utan används med fördel istället via Layoutdokument. I layoutdokument kan du skapa förutbestämda sökningar för användaren vilket skapar ett mer intuitivt och värdeskapande ledningssystem. Här används samma sökmotor men istället i formen av länkningar från objekt. Genom att förstå hur du kan söka efter dokument med Query buildern lägger du grunden för att arbeta än mer effektivt i Layoutdokument. Lycka till!
Läskvittens
Med ett genomarbetat tänk kring Berörs av i Dokument och aktivering av Läskvittens kan dina medarbetare enkelt förstå vilken styrande dokumentation de ska ta till sig av. Samtidigt kan de funktioner som vill följa upp hur väl ledningssystemet är kommunicerat och accepterat använda Läskvittens som en bra temperaturmätare för det. Är ni lyhörda som organisation finns det information här som berättar för er hur väl ni arbetar med att kommunicera ert ledningssystem, som ni kan lära av.
Genom Läskvittens skapar du möjlighet att följa upp och bevisa att rätt användare har rätt kunskap att utföra de uppgifter de är tänkta att utföra. Bra va?!
Artiklarna nedan är tänkta att ge dig grundkunskaperna om hur du arbetar med sökningar i Dokument. Du lär dig även hur de i er organisation som arbetar med utvecklingen av ert ledningssystem, liksom de som ansvarar för era processer, enkelt kan följa upp hur processer och dokumentation accepteras av berörda medarbetare.
Läs mer:
Senast uppdaterad: 15 augusti, 2024