Digital Introduktion |
|||||
 Inledning |
 Grunden |
 Dokument |
 Ärende |
 Sök |
 Helheten |
3.1 Dokumentstyrning via Kategorier |
|||||
I detta avsnitt av vår digitala introduktion ger vi dig insikt i AM Systems dokumentstyrning utifrån dokumentkategorier och dess inställningar.
Ett företags ledningssystem omfattas ofta av många styrande dokument vars syfte är att styra och vägleda hela verksamheten i rätt riktning. Ledningssystemet behöver därmed säkerställa att dokumenten har ett tydligt ägandeskap, når rätt personer, innehåller rätt och uppdaterad information och är lättillgängligt. Grunden i att skapa denna styrning i AM System bygger på kategorier och deras inställningar. Kategoristrukturen baseras på verksamhetens processer och ägandeskap och bör ha skapats innan dokument publiceras. Dokumenten i ert ledningssystem publiceras därefter i lämplig kategori.
Kategorier och dess struktur
Kategorierna skapas utifrån en logisk struktur baserat på företagets processer, organisation och ägandeskap av dokumenten.
Det är kategoriernas inställningar som sätter styrningen på dokumenten som publiceras i dem.
Kategoriträdet kan liknas vid en logisk mapp-struktur där inställningar kan ärvas från överliggande kategorier eller ha separata inställningsmöjligheter.
Notera
Adderade kategorier ärver automatiskt inställningarna från överliggande kategori men kan därefter ställas in separat.
Kategoriinställningar
Inställningarna i varje kategori definierar styrningen på dokumenten som publiceras i kategorin. Inställningar görs med avseende på:
- Vem som får godkänna och publicera dokument i kategorin
- Hur revidering ska styras, av vem och hur ofta
- Åtkomst till dokumenten
- Vem/vilka som berörs av och om de förväntas läskvittera
- Vilken företagsinformation som ska visas i dokumentet
- Vilken mall för sidhuvud/sidfot som ska användas
Tips!
- För att få en mer central och överskådlig styrning på revidering av dokument rekommenderas att nyttja funktionen Revideringsgrupper. Revideringsgrupper minskar risken för att revideringen faller mellan stolarna när ansvariga byter roll eller slutar på företaget.
- Sättet ni säkerställer att företagets medarbetare tar del av rätt dokument, är att noggrant konfigurera inställningar för Berörs av och Läskvittens. Funktionen hjälper medarbetaren att förstå vad hen berörs av och ska ta del av för att kunna utföra sitt arbete, samtidigt som företaget enkelt kan mäta och följa upp hur väl ledningssystemet kommuniceras och accepteras.
Läs mer:
Senast uppdaterad: 13 september, 2024