Digital Introduktion |
|||||
 Inledning |
 Grunden |
 Dokument |
 Ärende |
 Sök |
 Helheten |
3.1 Dokumentstyrning via Kategorier |
|||||
I denna guide beskrivs hur man skapar och uppdaterar textdokument i systemet. Dessutom kommer du att få en tydlig förståelse för möjligheterna till samarbete och granskning innan dokumenten publiceras i systemet.
För att säkerställa att alla medarbetare har rätt förutsättningar att utföra sitt arbete korrekt varje dag är det avgörande att den styrande dokumentationen, såsom rutiner och instruktioner, är enkel att hitta och att alla kan känna sig trygga i att de läser den senaste och gällande informationen.
För att skapa dessa förutsättningar behöver den styrande dokumentationen skapas i ert ledningssystem.
Skapa utkast av ett dokument
För att dra nytta av den dokumentstyrning som erbjuds av systemet måste dokumenten skapas, redigeras och publiceras i systemet. Endast skaparen och användare som dokumentet eventuellt delats med har tillgång till utkastet och kan se det innan publicering.
Samarbeta när ni skapar dokument
Vi på AM System är övertygade om att ett värdeskapande ledningssystem bygger på att alla medarbetare bidrar utifrån sina olika kompetensområden. Genom att enkelt kunna samarbeta kring skapandet av dokument har alla möjlighet att bidra till att utveckla ledningssystemet. Låt systemet hjälpa er att arbeta som ett effektivt och inkluderande team 💪.
Granskning av dokument
Det kan vara viktigt att få "fler ögon" på dokumentet innan det blir tillgängligt för alla i verksamheten, eller ni kan ha externa eller interna krav på granskning. Stämmer det du skrivit, har jag missat någon viktig information, är det lätt att förstå vad som står eller finns det felstavningar? Ja, frågorna kan vara många och önskar du fler åsikter och synpunkter på ett dokument innan det publiceras och blir tillgängligt för övriga i organisationen, kan du be kollegor att granska det och ge feedback. Granskningen kan avbrytas av dig som skapare när du själv anser att du fått tillräcklig feedback inför publicering.
Godkänna och Publicera dokument
När utkast till dokument är färdiga behöver de godkännas och publiceras för att bli tillgängliga för övriga i organisationen. Det är alltid den senast publicerade utgåvan som användarna i systemet ser när de klickar in på dokumentet. Vilken kategori dokumentet är publicerat i avgör vilka som har rättighet att godkänna och publicera det, men också vilka som kan se det efter att det publicerats. När dokumentet publiceras kan alla som berörs av det få en avisering om det nya dokumentet.
Skapa ny utgåva
Er verksamhet och omvärld är under ständig utveckling. Det medför att er styrande dokumentation löpande behöver uppdateras så att era medarbetare alltid har tillgång till den senast gällande informationen. Utkastet till den nya utgåvan kan skapas genom samarbete och skickas på granskning innan publicering på samma sätt som när ett helt nytt dokument skapas.
Läs mer:
Senast uppdaterad: 13 september, 2024