I AM System kan du skapa två typer av dokument, Textdokument och Layoutdokument. Önskar du inkludera både Layoutdokument och textdokument i ett och samma dokumentnummer skapar du något vi kallar Bundling.
Denna artikel visar med hjälp av korta videos hur du skapar ett textdokument, hur du publicerar dokumentet och visar vart du skapar en ny utgåva efter dokumentet har publicerats.
Skapa ett dokument
Funktionen för att skapa ett utkast på ett dokument hittar du under Dokument » Mina Dokument » Skapa nytt dokument. I dialogrutan väljer du först vilken typ av dokument du vill skapa. Här visar vi hur du skapar ett textdokument och vart ditt utkast hamnar när du har sparat.
Publicera ett dokument
När du är klar med ditt dokument, det kanske har varit på granskningsrunda, så är det dags att publicera dokumentet i er sajt. Om du har rättighet att publicera eller har möjlighet att skicka dokumentet för godkännande, visas publicerafunktionen i dokumentets menyrad.
Här visar vi hur du publicerar ett textdokument.
- Den som godkänner ett dokument är även den som publicerar dokumentet.
- För att publicera ett dokument måste dokumentet först placeras i en kategori, där kategorins inställning bestämmer vem eller vilka som får godkänna/publicera dokumentet.
Du har tillgång att publicera
- I samband med publicering kan möjlighet finnas att tagga dokumentet med Extrafält om de finns skapade i sajten. Extrafält kan även läggas till efter ett dokument har publicerats.
- Har dokumentet varit publicerat tidigare får den som publicerar även möjlighet att skriva vad som har ändrats i versionen och även bestämma om läskvittens ska krävas för den nya versionen.
Du har tillgång att skicka till organisationen
- Innan dokumentet skickas för godkännande kan man även här få möjlighet att skriva vad som har ändrats i versionen och även bestämma om läskvittens krävs på den nya versionen.
- Du kan välja att dela dokumentet med den som ska godkänna och publicera. Kan vara en fördel om exempelvis stavfel hittas behöver inte godkännandet avbrytas, utan godkännaren kan själv ändra för att sedan publicera dokumentet.
- I dokumentets sidhuvud visas att dokumentet har skickats för godkännande där du även har har möjlighet att avbryta godkännandet.
Ny utgåva av ett dokument
När ett publicerat dokument behöver uppdateras skapar du en ny utgåva som publiceras på samma sätt som första utgåvan. Dokumentet får ett nytt versionsnummer i samband med publiceringen.
Relaterat innehåll
Senast uppdaterad: 14 maj, 2024