Digital Introduktion |
|||||
 Inledning |
 Grunden |
 Dokument |
 Ärende |
 Sök |
 Helheten |
3.1 Dokumentstyrning via Kategorier |
|||||
Denna guide ger dig insikt i Dokumentmodulens grundinställningar som sätter ramarna för dokumentstyrningen i ert ledningssystem.
För att få ett så träffsäkert och värdeskapande ledningssystem som möjligt för just ert företag är det viktigt att sätta ramarna redan från start. I Dokumentmodulen finns det flera olika inställningsmöjligheter för att styra och standardisera ert ledningssystem. Dessa inställningar skapar ytterligare stöd som minskar otydlighet, variation och administration vilket hjälper era medarbetare att arbeta rätt i varje given situation.
Som administratör bör du inleda arbetet i Dokument med grundinställningarna i ert system under Dokument » Inställningar. Dessa inställningar gäller globalt i systemet vilket ger en central och övergripande styrning.
I denna guide kommer vi att fokusera på Grupper, Revideringsgrupper, Nyckelord och Extrafält eftersom dessa kan ha en betydande påverkan på dokumentstyrning, utökad dokumentinformation och sökbarhet.
Grupper
Om ni önskar styra dokument, Åtkomst samt Berörs av, mot en grupp av medarbetare kan dessa skapas separat. En grupp skapas då avdelningstillhörighet inte längre är lämpligt eller tillräckligt specifikt. Inom tillverkande industri är det vanligt att arbeta i processer med ett tvärfunktionellt deltagande. I dessa fall kan det exempelvis bli mer träffsäkert. Vanliga exempel på dessa grupper är "Ledningsgrupp", "Interna revisorer" eller "Skyddsombud". En användare kan ingå i flera grupper.
Tänk på!
Vi rekommenderar INTE att skapa ert företagets avdelningar som Grupper i Dokument. Det är istället mer fördelaktigt att koppla användarna till systemets Avdelningar (som finns under Personal) och styra mot dessa i Kategoriinställningarna.
Revideringsgrupper
Revideringsgrupper förenklar hanteringen av revideringsansvaret i systemet då grupperna används globalt i Dokument. Detta innebär att när en användare slutar eller byter roll behöver endast Revideringsgruppen uppdateras för att säkerställa fortsatt revidering.
Notera!
En Revideringsgrupp kan bestå av en eller flera användare. Om revideringsgruppen har fler än en person, kommer alla att få en avisering när dokument ska revideras. Därefter är det upp till gruppen att bestämma vem som ska utföra revideringen. Övriga medlemmar i gruppen aviseras om att revideringen har påbörjats av någon annan i gruppen.
Tänk på!
Delat ansvar är en utmaning. Det kan ofta vara bra men har ni många deltagare i en revideringsgrupp kan detta leda till otydlighet kring ansvar vilket riskerar att revideringen inte blir utförd ordentligt.
Nyckelord
För att öka sökbarheten på era dokument kan Nyckelord adderas i ert system. Dokument kan därefter taggas med ett eller flera Nyckelord vid publicering. Nyckelord kan ses som en gemensam nämnare på dokument som finns utöver den redan befintliga metadatan. Vanliga exempel på Nyckelord är "Policy", "Instruktion" och "ISO 14001".
Tänk på!
Om du inte reglerar skapandet av Nyckelord i systemet (genom Profilinställningar) och definierar deras syfte, finns risken att för många felaktiga nyckelord läggs till, vilket gör att nyckelordens värde går förlorat.
Tips!
Mallar för specifik dokumentation kan förifyllas med specifika Nyckelord för att underlätta för medarbetare vid skapandet av ny dokumentation. Det gör att sökmöjligheten bibehålls och förenklas även om skapandet av dokumentation delegeras. Det tror vi gynnar både värdeskapande och delaktighet!
Extrafält
Önskar man utökad information på dokument kan valbar information adderas som Extrafält. Informationen som anges i Extrafält kan vara styrd utifrån givna listor alternativt mindre styrd genom fritext. Vanliga exempel på adderade Extrafält är "Prefix till dokumentnummer" och "Språk"
Läs mer:
Senast uppdaterad: 15 augusti, 2024