Digital Introduktion |
|||||
 Inledning |
 Grunden |
 Dokument |
 Ärende |
 Sök |
 Helheten |
3.1 Dokumentstyrning via Kategorier |
|||||
Denna guide lär dig mer om layoutdokument och dina möjligheter att skapa ett intuitivt och klickbart ledningssystem. Vi redogör kort om vikten av mallar, liksom hur & när en bundling används.
Dokumentformatet layoutdokument är sättet vi vill förändra ditt mindset om ledningssystem på. Efter att du nu vet mer om AM Systems dokumentstyrning, Dokuments grundinställningar och hur textdokument skapas, är det nu dags att få upp ögonen för layoutdokument. Här skapar du förutsättningar för att alla medarbetare enkelt hittar det som rör dem i vardagen i varje given situation, liksom att valda medarbetare lättare blir en del av ledningssystemets fortsatta utveckling.
Utmana dig själv och dina kollegor, som troligtvis ansvarar för funktioner och processer, att tänka visuellt när ni beskriver era processer och dess olika steg från och med nu.
Skapa & publicera mallar
För att underlätta för fler att vara en del av ert ledningssystems fortsatta utveckling, samtidigt som det är viktigt att systemet uppfattas likriktat eller standardiserat, är överenskomna Mallar ett bra verktyg.
Mallar i layoutdokument är tänkta att skapa en likartad visuell uppfattning och standardiserat tänk om hur ni enklast och tydligast guidar era användare rätt i vardagens arbetsuppgifter. Det blir också mer effektivt att skapa nytt med Mallar som startpunkt.
Vi rekommenderar er att tillsammans tänka igenom vilken information ni alltid vill ha med i en Mall, i exempelvis sidhuvudet (1) och i sidfoten (3), och hur era medarbetare enklast ges en visuell överblick över sin process. Delen som definieras som (2) ovan.
Vår erfarenhet säger också att det är viktigt att gemensamt forma hur mallar rent visuellt får en tydlig grafisk koppling till ert företag. Exempelvis genom former och färger.
Läs mer:
Länka till styrande dokument och publicera
Vi tycker att en förutsätting för att göra det "lätt-att-göra-rätt" i ert ledningssystem är att skapa förståelse och att alla enkelt kan hitta rätt dokument i varje given situation. Om det behövs.
Utöver att Layoutdokument enklare bjuder in till att du ska förstå din del och ditt bidrag i en process eller arbetsmoment, ska det lätt kunna kopplas dokument till dessa moment.
Genom att kombinera objekt och/eller ikoner, era uppsatta sökparametrar i Dokument (kategorier, grupper, avdelningar, nyckelord etc.) med AM Systems kraftfulla sökmotor blir det möjligt. Dessutom kreativt och engagerande!
Ett layoutdokument är precis som vilket annat styrande dokument som helst i ert ledningssystem. Det innebär såklart att det finns samma supersmidiga hantering, av att kunna dela & samarbeta i dokumenten och skicka på granskning. Även publicering görs på samma sätt, via publiceringsikonen i verktygsmenyn längst upp på skärmen.
Länka till Ärende
Precis som du kan länka objekt och ikoner i ett layoutdokument till olika specifika dokument eller grupper av dokument, finns såklart möjligheten att kunna registrera nya ärenden, hitta rätt data från något av era ärendeformulär eller komma till Mina Ärenden via en länk.
På det sättet kan du i ett och samma dokument förstå vart i en process du befinner dig, varför och hur du ska utföra din uppgift och faktiskt också utföra den, där registrering kan göras direkt i Ärende. Finns ett behov av att i samma vy i layoutdokumentet, eller i en annat layoutdokument, förstå status och nuläget i registrerade ärenden kan du skapa pricksäkra sökfrågor i Query buildern.
Allt på ett och samma ställe, i en och samma plattform!
Se filmen:
Bundling
En bundling är en möjlighet att sammanföra olika dokumenttyper till ett och samma styrande dokument, med ett och samma dokumentnummer. Fördelen med ett bundlat dokument är att du som skapare enklare kan slutföra beskrivningen av en process, i både visuella layoutdokumentbaserade flöden samt textdokument, utan att behöva ha färdiga och publicerade andra dokument som du vill länka till. Du länkar istället direkt mellan de olika sidorna i bundlingen.
I andra styrande dokument som du vill länka till ett bundlat dokument kan du definiera till vilken sida i bundlingen du vill länka, och hamna direkt där du vill.
Tänk på!
Eftersom en bundling ges ETT dokumentnummer kommer styrningen att gälla hela bundlingen. Konkret innebär det att vi rekommenderar att alla bundlingens sidor har en och samma ägare och ska revideras av samma grupp / funktion. Delar som beskriver andra delar, med en annan ägare, ska finnas i andra dokument med separata dokumentnummer och egen styrning.
Dela ett dokument publikt
Alla dokument som publicerats i ledningssystemet kan ses av de användare som tilldelats åtkomst till kategorin dokumentet tillhör.
I vissa fall kan ni som organisation vilja dela med er av er styrande dokumentation. Det kan vara till exempel vara underleverantörer som behöver ta del av viss styrning inför ett arbete, externa revisorer som begär information iför en revision eller en offert ni vill att en kund ska ta del av.
För att underlätta denna typ av delning finns det möjlighet att dela dokument publikt, för de användare som har det aktiverat i sin Profil. 
Läs mer:
Senast uppdaterad: 15 augusti, 2024