Digital Introduktion |
|||||
 Inledning |
 Grunden |
 Dokument |
 Ärende |
 Sök |
 Helheten |
4.1 En inledning till Ärende |
|||||
Denna guide är tänkt att ge dig, som ska starta upp med Ärende i er Site, grundläggande förståelse för varför och när Ärende kan användas och dess grundinställningar.
Ett ärendehanteringssystem standardiserar era olika arbetsflöden / arbetsuppgifter och gör det ”lätt att göra rätt” för alla inblandade, oavsett roll eller funktion på företaget. Det hjälper er att skapa önskad och effektiv styrning av olika arbetsflöden/aktiviteter, där systemet är tänkt att guida medarbetarna i vad som ska göras, av vem och när.
Med Ärende blir det dessutom enkelt och effektivt att följa upp status och resultat, uppnå effektivitet och hitta förbättringspotential.
Vad och varför
Ärendemodulen är det naturliga komplementet till Dokumentmodulen i AM System. I Dokument påvisar ni hur olika processer styrs på företaget och skapar styrande dokumentation, medan Ärende finns där för att hjälpa er att faktiskt utföra och följa upp de olika aktiviteterna på ett effektivt och kontrollerat sätt. Er redovisande dokumentation.
I Ärende skapar du enkelt, via drag n drop av olika fält för information, händelseförlopp för olika aktiviteter. Du säkerställer att rätt data/information registreras i varje steg, så att efterföljande steg effektivt kan påbörjas med tillräcklig och exakt information. Det ska vara enkelt för användaren att hjälpa nästa eventuella användare med rätt information, samtidigt som du lätt kan fördela ansvar och deadlines där systemet hjälper dig att informera berörda medarbetare vid specifika situationer, sk. triggers, under ärendets gång.
Data som registreras är grunden i utförandet, men också förutsättningen för en enkel och effektiv uppföljning. Alla ärenden och dess data kan enkelt sökas fram, delas och exporteras, så att ni kan dela en korrekt uppdaterad lägesbild närhelst ni önskar. Ett sökresultat kan alltså ge en god överblick över statusen på området du är intresserad av. Med hjälp av Layoutdokument görs dessa sökningar enkelt via sidor för uppföljning, där olika objekt ger er information inom ett viss område från Ärende.
Ärende är ert ledningssystems del för utförandet av arbetet som ni idag kanske utfört genom blanketter och checklistor. Nu blir det digitaliserat, standardiserat och enkelt!
Ärende används inom många olika områden hos våra kunder, såsom avvikelsehantering, olika typer av revisioner, extra kontroller, riskbedömningar, checklistor vid introduktion och omvärlds- och intressentanalyser i ledningsprocessen.
Summerat är Ärende en kraftfull del av AM Systems plattform. Både att utveckla, arbeta i och följa upp er verksamhet från.
Inställningar
I Ärende » Inställningar skapas ramarna för ert arbete i Ärendemodulen. Här finner ni de globala inställningarna som kommer att styra, eller skapa möjligheter till effektivt skapande eller enkel översyn av alla era formulär. Genom att ha de samlade på ett ställe underlättas administrationen av dem.
Läs igenom artiklarna nedan i denna guide så får du till dig inledande kunskap om Ärendemodulens grundinställningar liksom hur du arbetar med dem.
Läs mer:
Senast uppdaterad: 15 augusti, 2024