Genom att använda Prefix kan det underlätta vilket formulär ett ärende kommer ifrån. Att använda Globala Ärendenummer kan påverka vilken typ av löpnummer era ärenden får.
Under Ärende » Inställningar » Allmänna hittar du inställningarna och nedan beskriver vi vad man bör tänka på när funktionerna används. Administratörer kan påverka inställningarna Visa ärendeförkortning som prefix framför ärendenummer (A) och Globala Ärendenummer (B) genom att slå på/av funktionerna.
Prefix
Genom att aktivera funktionen kan Ärendeförkortning visa prefixet framför ärendenumret. Förutom administratörer kan en profil med åtkomst till formuläret och har inställningen Ändra formulär påverka benämningen på prefixet (2).
Ärendeförkortningen kan skapas antingen när formuläret skapas eller senare genom formulärets benämning.
Ärendeförkortningen kan skapas antingen när formuläret skapas (1) eller senare genom formulärets benämning (2).
Ärendeförkortning har en begränsning på 10 tecken och blir densamma även om profilen har annat språk än sajtens.
Ärendeförkortning kan även användas i dialog via Addons » Skicka meddelande.
Tips: Att använda Prefix kan vara ett sätt att lättare särskilja ärenden från olika formulär. Ett exempel kan vara att i formuläret Leverantörsreklamation använda prefixet LR vilket resulterar i att ärendet exempelvis får ärendenummer LR756.
Globala ärendenummer
När funktionen Globala ärendenummer är avstängt (inaktivt) har varje ärende som skapats i samma formulär ett löpnummer. Det vill säga, det första ärendet som skapas i ett specifikt formulär får nummer 1, nästa ärende får nummer 2 o.s.v. Det innebär att det kan finnas fler ärenden med samma ärendenummer men som tillhör olika formulär.
När funktionen Globala ärendenummer är aktiverat har varje ärende ett unikt ärendenummer oavsett formulärtillhörighet. Det vill säga, det första ärendet som skapades i systemet (oavsett formulär) får ärendenummer 1, nästa ärende som skapas (oavsett formulär) får ärende nummer 2 o.s.v. Detta innebär att det inte kan finnas två ärenden med samma ärendenummer i systemet.
Notera. Det är möjligt att slå på och av funktionen när som helst. Systemet sparar alltid ner både det unika numret och ett globalt ärendenummer, så när inställningen avaktiveras/aktiveras väljer systemet bara vilket av numren som ska visas.
Tänk på: Om ni ändrar denna inställning efter en tids användning i systemet, kommer befintliga ärenden att få nya ärendenummer vilket exempelvis kan påverka sökfrågor där ni sökt på specifika ärendenummer eller om användare memorerat ärendenummer så kommer dessa nummer inte längre stämma.
Sammanfattningsvis
- För att särskilja formulär att lättare kunna referera till eller söka fram, nyttja prefix.
- Som administratör väljer du om er sajt ska använda unika (globala) ärendenummer eller en nummerserie för respektive formulär.
Senast uppdaterad: 6 maj, 2024