Systemet erbjuder två kompletterande metoder och dialoger för att justera åtkomstinställningarna för formulär, vilket ger administratörer flexibilitet att granska och hantera behörigheter utifrån olika perspektiv. Det är viktigt att notera att båda metoderna påverkar samma inställningar; om en ändring görs via en metod, uppdateras dessa inställningar även i den andra metoden.
- Nedan beskrivs hur du ställer in åtkomstinställningar från användarens profil. Det sätt att ändra ärendeinställningar är att föredra när du vill ändra åtkomstinställningar för en specifik profil för ett eller flera formulär samtidigt, eftersom du får en överblick över vilka formulär som profilen har, respektive inte har, tillgång till.
- Har du istället behov av att justera åtkomstinställningar för ett specifikt formulär, bör du i stället använda åtkomstinställningarna som finns under menyn Ärende » Inställningar. Detta eftersom du får en överblick över vilka profiler som har tillgång till det aktuella formuläret. Läs mer om detta i artikeln Användarrättigheter till Ärende via formulärinställningar.
Ställ in användarrättigheter via Profilinställningar
- När du har aktiverat att användare som tillhör profilen ska ha åtkomst till Ärende under Generella inställningar visas fliken Ärende.
- Ska användare som tillhör den aktuella profilen vara en administratör med fullständiga rättigheter aktiverar du Administratörsläge här. Ytterligare inställningar behöver då inte göras, eftersom en administratör har åtkomst till alla ärenden och alla funktioner i modulen Ärende. Administratörsläge är nödvändigt för användare som ska kunna duplicera samt arkivera, inaktivera och radera formulär.
- Vill du ge användare i profilen tillgång till Sök-funktionen ställer du in det antingen genom Fritextsökning, Query Builder eller en kombination av båda. Skillnaden mellan dessa funktioner är att:
-
- Via Fritextsökning ger du profilen möjlighet att genom fritext söka från alla formulär som profilen har åtkomst till alternativt kunna välja att filtrera sin fritextsökning på ett eller flera formulär.
- Att söka via Query Builder ges profilen möjlighet att från ett formulär specificera frågan ytterligare och även kunna spara ner sökfrågan.
-
- Avslutligen visas en lista med alla formulär som finns skapade i sajten. Varje enskild formulär har sina egna inställningar för blandannat rättigheter att läsa, ändra och radera ärenden men även inställningar för att exempelvis registrera nya ärenden och möjkligheten att redigera formulär.
Styr möjlighet att läsa, ändra och radera ärenden
Som standard har användare ingen möjlighet att läsa, ändra eller radera ärenden i formulären. Detta indikeras med en label med texten Ingen åtkomst.
Åtkomst till ärenden måste ges av administratör. Endast behöriga användare får se eller hantera information, vilket skyddar känsliga data. Behörigheter för att läsa, ändra eller radera ärenden tilldelas per profil och formulär. Profilens inställning bestämmer vilka rättigheter användaren har att läsa, ändra samt radera ärenden.
Det finns fem olika åtkomstnivåer för varje åtgärd, vilket gör det möjligt att anpassa vilka rättigheter en profils användare har att läsa, ändra eller radera ärenden. Dessa åtkomstnivåer är:
- Alla registrerade ärenden
Ger användarna som ingår i profilen möjlighet att läsa, ändra eller radera alla ärenden i det aktuella formuläret, oavsett vem som skapat dem.- Ärenden som användarens Workspace är involverad i
Den här åtkomstnivån fungerar lite annorlunda än de övriga nivåerna. Den här åtkomstnivån bryr sig inte om vilken användare som skapade ärendet eller valdes in i personfält– bara om vilket workspace dessa personer tillhörde när de lades till.
Så här fungerar det:
När ett ärende skapas kopplas det automatiskt till det workspace som skaparen tillhör vid skapandet.
Har en användare åtkomstnivån Ärenden som användarens Workspace är involverad på exempelvis Läsa ärenden och tillhör samma workspace som skaparen hade när ärendet spakades, får användaren rätt att läsa ärendet.
När en person läggs till i ett personfält kopplas ärendet även till det workspace som den personen tillhör vid det tillfället.
- Har en användare åtkomstnivån Ärenden som användarens Workspace är involverad på exempelvis Ändra ärenden och tillhör samma workspace som den invalda användaren hade när ärendet sparades, får användaren rätt att läsa ärendet.
Viktigt att veta: Den här åtkomstnivån tar inte hänsyn till grupper i formuläret. Åtkomst kan alltså bara ges via en specifik användare som väljs in i ett personfält – inte via en grupp. Anledningen till detta är att grupper kan innehålla användare från flera olika workspaces, medan ett personfält alltid är kopplat till en specifik användare med ett unikt workspace.
- Ärenden som användaren är involverad i
Denna inställning innebär att användaren får möjlighet att läsa, ändra eller radera alla ärenden som hen är involverad i. Med involverad menas att användaren själv har skapat ärendet eller där de blivit invalda i ett personfält, antingen specifikt eller via en grupp.- Ärenden som användaren har registrerat
Ger användaren i profilen möjlighet att endast läsa, ändra eller radera ärenden som användaren själv har skapat.- Ingen åtkomst
Ingen möjlighet att att läsa, ändra eller radera ärenden i det aktuella formuläret, oavsett vem som skapat dem.
Övriga inställningar
Inställningen Möjlighet att registrera nya ärenden styr om användare i profilen har behörighet att skapa nya ärenden i det aktuella formuläret.
Om profilen ges högre behörighet än Ingen åtkomst för att Läsa, aktiveras även möjligheten att låta användare Dela ärenden publikt, om funktionen är aktiverad i det aktuella formuläret.
Om profilen ges högre behörighet än Ingen åtkomst för att Ändra, finns möjligheten att ställa in om användaren ska kunna Ändra efter ärendet nått status avslutat.
Med inställningen Möjlighet att ändra formulär kan användare ges rätt att redigera ett formulär, utan att behöva ha administratörsbehörighet i ärendemodulen.