Det finns två olika metoder och dialoger för att justera åtkomstinställningar för formulär i systemet, vilket ger administratörer möjlighet att se åtkomstinställningarna ur två olika perspektiv. Det är viktigt att notera att båda metoderna påverkar samma inställningar; om en ändring görs via en metod, uppdateras dessa inställningar även i den andra metoden.
- Nedan beskrivs hur du ställer in åtkomstinställningar från användarens profil. Det sätt att ändra ärendeinställningar är att föredra när du vill ändra åtkomstinställningar för en specifik profil för ett eller flera formulär samtidigt, eftersom du får en överblick över vilka formulär som profilen har, respektive inte har, tillgång till.
- Har du istället behov av att justera åtkomstinställningar för ett specifikt formulär, bör du i stället använda åtkomstinställningarna som finns under menyn Ärende » Inställningar. Detta eftersom du får en överblick över vilka profiler som har tillgång till det aktuella formuläret. Läs mer om detta i artikeln Användarrättigheter till Ärende via formulärinställningar.
Ställ in användarrättigheter via Profilinställningar
- När du har aktiverat att användare som tillhör profilen ska ha åtkomst till Ärende under Generella inställningar visas fliken Ärende.
- Ska användare som tillhör den aktuella profilen vara en administratör med fullständiga rättigheter aktiverar du Administratörsläge här. Ytterligare inställningar behöver då inte göras, eftersom en administratör har åtkomst till alla ärenden och alla funktioner i modulen Ärende. Administratörsläge är nödvändigt för användare som ska kunna duplicera samt arkivera, inaktivera och radera formulär.
- Vill du ge användare i profilen tillgång till Sök-funktionen ställer du in det antingen genom Fritextsökning, Query Builder eller en kombination av båda. Skillnaden mellan dessa funktioner är att:
-
- Via Fritextsökning ger du profilen möjlighet att genom fritext söka från alla formulär som profilen har åtkomst till alternativt kunna välja att filtrera sin fritextsökning på ett eller flera formulär.
- Att söka via Query Builder ges profilen möjlighet att från ett formulär specificera frågan ytterligare och även kunna spara ner sökfrågan.
-
- Här ser du en lista på alla alla formulär som finns skapade i sajten och du som administratör får även en överblick över vad användare som tillhör den aktuella profilen har åtkomst till.
Under respektive formulär kan du här ställa in på vilket sätt användare med den aktuella profilen får Läsa, Ändra och Radera ärenden i formulären (läs mer nedan).
Användare kan även ges:
Möjlighet att registrera nya ärenden vilket helt enkelt avgör hur profilen ska ha möjlighet att skapa nya ärenden i det aktuella formuläret.Möjlighet att ändra formulär. Med denna inställning kan även profilen som inte tilldelats Administratörsläge (punkt 2) ändra i det aktuella formuläret.
Styr möjlighet att läsa, ändra och radera ärenden
Som standard har användare ingen möjlighet att läsa, ändra eller radera ärenden i formulären. Detta indikeras med en label med texten Ingen åtkomst.
Åtkomst till ärenden måste ges av administratör. Endast behöriga användare får se eller hantera information, vilket skyddar känsliga data. Behörigheter för att läsa, ändra eller radera ärenden tilldelas per profil och formulär. Profilens inställning bestämmer vilka rättigheter användaren har att läsa, ändra samt radera ärenden.
Det finns fem olika åtkomstnivåer för varje åtgärd, vilket gör det möjligt att anpassa vilka rättigheter en profils användare har att läsa, ändra eller radera ärenden. Dessa åtkomstnivåer är:
- Alla registrerade ärenden
Ger användarna som ingår i profilen möjlighet att läsa, ändra eller radera alla ärenden i det aktuella formuläret, oavsett vem som skapat dem.- Ärenden som användarens Workspace är involverad i
Den här åtkomstnivån fungerar lite annorlunda än de övriga nivåerna. Den här åtkomstnivån bryr sig inte om vilken användare som skapade ärendet eller valdes in i personfält– bara om vilket workspace dessa personer tillhörde när de lades till.
Så här fungerar det:
När ett ärende skapas kopplas det automatiskt till det workspace som skaparen tillhör vid skapandet.
Har en användare åtkomstnivån Ärenden som användarens Workspace är involverad på exempelvis Läsa ärenden och tillhör samma workspace som skaparen hade när ärendet spakades, får användaren rätt att läsa ärendet.
När en person läggs till i ett personfält kopplas ärendet även till det workspace som den personen tillhör vid det tillfället.
- Har en användare åtkomstnivån Ärenden som användarens Workspace är involverad på exempelvis Ändra ärenden och tillhör samma workspace som den invalda användaren hade när ärendet sparades, får användaren rätt att läsa ärendet.
Viktigt att veta: Den här åtkomstnivån tar inte hänsyn till grupper i formuläret. Åtkomst kan alltså bara ges via en specifik användare som väljs in i ett personfält – inte via en grupp. Anledningen till detta är att grupper kan innehålla användare från flera olika workspaces, medan ett personfält alltid är kopplat till en specifik användare med ett unikt workspace.
- Ärenden som användaren är involverad i
Denna inställning innebär att användaren får möjlighet att läsa, ändra eller radera alla ärenden som hen är involverad i. Med involverad menas att användaren själv har skapat ärendet eller där de blivit invalda i ett personfält, antingen specifikt eller via en grupp.- Ärenden som användaren har registrerat
Ger användaren i profilen möjlighet att endast läsa, ändra eller radera ärenden som användaren själv har skapat.- Ingen åtkomst
Ingen möjlighet att att läsa, ändra eller radera ärenden i det aktuella formuläret, oavsett vem som skapat dem.
Utökade inställningar
Om högre åtkomst (än Ingen åtkomst) ges under Läsa öppnas även möjlighet att profilen ska kunna Dela ärenden publikt. Likaså under Ändra ges profilen möjlighet att få åtkomst till att Ändra efter att ärendet nått status avslutad.
