Användarrättigheter till Ärende i en profil

I profilen ställer du in vilka administrativa möjligheter samt vilken åtkomst användare ska ha till ärenden i respektive formulär.

Det finns två olika metoder för att justera åtkomstinställningar för formulär i systemet. Anledningen till detta är att respektive metod har olika perspektiv.

• Nedan beskrivs hur du ställer in åtkomstinställningar från användarens profil. Det sätt är att föredra när du vill ändra åtkomstinställningar för en specifik profil för ett eller flera formulär samtidigt, eftersom du får en överblick över vilka formulär som profilen har, respektive inte har, tillgång till.
• Har du istället behov av att justera åtkomstinställningar för ett specifikt formulär, bör du i stället använda åtkomstinställningarna som finns under menyn Ärende » Inställningar. Detta eftersom du får en överblick över vilka profiler som har tillgång till det aktuella formuläret. Läs mer om detta i artikeln Användarrättigheter till Ärende via formulärinställningar.

Ställ in användarrättigheter via Profilinställningar

1. När du har aktiverat att profilen ska ha åtkomst till Ärende under Generella inställningar visas fliken Ärende.
2. Ska användare som tillhör den aktuella profilen vara en administratör med fullständiga rättigheter aktiverar du Administratörsläge här. Ytterligare inställningar behöver då inte göras, eftersom en administratör har åtkomst till alla ärenden och alla funktioner i modulen Ärende.
3. Ska profilen ha tillgång till Sök ställer du in det på två sätt via Fritextsökning eller till Query Builder, alternativt kombinera dem båda. Skillnaden mellan funktionerna är att:
   1. 1. Via Fritextsökning ger du profilen möjlighet att genom fritext söka från alla formulär som profilen har åtkomst till alternativt kunna välja att filtrera sin fritextsökning på ett eller flera formulär.
      2. Att söka via Query Builder ges profilen möjlighet att från ett formulär specificera frågan ytterligare och även kunna spara ner sökfrågan.
4. Här visas alla formulär som finns skapade i sajten och du som administratör får även en snabb överblick vad profilen har åtkomst till. 
   
   Under respektive formulär kan du här ställa in på vilket sätt användare med den aktuella profilen får Läsa, Ändra och Radera ärenden i formulären (läs mer nedan).

Användare kan även ges:

1. 1. 1. Möjlighet att registrera nya ärenden vilket helt enkelt avgör hur profilen ska ha möjlighet att skapa nya ärenden i det aktuella formuläret.

      2. Möjlighet att ändra formulär. Med denna inställning kan även profilen som inte tilldelats Administratörsläge (punkt 2) ändra i det aktuella formuläret. 

Styr möjlighet att Läsa, Ändra och Radera ärenden

Grundinställningen i systemet är att användare varken har möjlighet att Läsa, Ändra eller Radera några ärenden alls i det aktuella formuläret.
I denna inställning har du därför möjlighet att bestämma vilka möjligheter profilen ska ges under Läsa, Ändra samt Radera och de alternativ som finns under respektive aktivitet är:

• Alla registrerade ärenden
  Ger profilen möjlighet att läsa, ändra eller radera alla ärenden i det aktuella formuläret, oavsett vem som skapat dem.
• Ärenden som användarens Workspace är involverad i
  Denna inställning innebär att det är ens Workspace som äger möjlighet att läsa, ändra eller radera ärenden, dvs alla användare som finns i samma Workspace där ett ärende registrerats, ges åtkomst.
  • Är en grupp skapad i formuläret med användare från flera Workspaces, tar systemet inte hänsyn till gruppen (om den väljs in i ärendet då denna inställning är vald.
  • Om en användare har registrerat ett ärende och byter Workspace tappar inte användaren relationen med ärendet.
• Ärenden som användaren är involverad i
  Denna inställning innebär att även om profilen har åtkomst till Ärende eller har åtkomst till formuläret måste den specifika användaren vara invald för att vara involverad. Enskilt eller via en grupp.
• Ärenden som användaren har registrerat
  Ger användaren i profilen möjlighet att endast läsa, ändra eller radera ärenden som användaren själv har skapat.
• Ingen åtkomst
  Ingen möjlighet att att läsa, ändra eller radera ärenden i det aktuella formuläret, oavsett vem som skapat dem.

Utökade inställningar

Om högre åtkomst (än Ingen åtkomst) ges under Läsa öppnas även möjlighet att profilen ska kunna Dela ärenden publikt. Likaså under Ändra ges profilen möjlighet att få åtkomst till att Ändra efter att ärendet nått status avslutad.

Relaterat innehåll:

• Användarrättigheter till Ärende via formulärinställningar

• Administrera användare via Workspace

Senast uppdaterad: 17 september, 2024