Workspaces förfinar möjligheten att styra vem som får se och göra vad i systemet och kan med fördel kombineras med befintliga funktioner för att styra åtkomst och rättigheter genom profilrättigheter, avdelning och grupper.
Koppla användare till ett Bolag, Enhet eller Intressent
I samband med att du lägger upp en ny person i menyn via Personal » Ny person, så är det obligatoriskt att välja vilket Workspace personen i fråga ska tillhöra.
Har ni redan befintliga användare, så kan du flytta dessa användare från ett workspace till ett annat, dvs Bolag, Enhet eller Intressent. Detta kan du göra på ett av följande två sätt:
- Välj menyn Personal och den användare ni vill flytta. Kicka på Ändra. I fältet Workspace har du möjlighet att ändra personens tillhörighet.
- Välj menyn Administratör » Inställningar. Välj sedan det workspace som den aktuella användaren ska tillhöra. Välj Användare i den vänstra kolumnen och tryck på knappen Lägg till fler användare. ⚠️ Eftersom en användare endast kan tillhöra ett Bolag, Enhet eller Intressent så kommer användaren att flyttas över automatiskt.
Observera: Nyttjar ni vår integration med Microsoft Entra ID (f.d Azure AD) kommer nya användare att automatiskt kopplas till ert standardworkspace när de skapas. Det är sedan möjligt att byta användarens Workspace i efterhand.
Styra användare via Workspace
Notera. Eftersom det är möjligt att styra åtkomst och rättigheter med hjälp av Workspacetillhörighet, så bör du ha användarens åtkomstinställningar i åtanke vid en eventuell flytt av personal från ett Bolag, Enhet eller Intressent till en annat.
Workspaces i Dokument möjliggör:
- Styrning av Bolagets logotype, företagsinformation samt anpassning av sidhuvud och sidfot i text-och layoutdokument beroende på användares Workspacetillhörighet eller den automatiska hämtningen från ett specifikt Workspace.
- Enkelt styra åtkomsträttigheter och läskvittens till innehåll på kategorinivå baserat på användares Workspacetillhörighet.
När du skapar nya Bolag, Enheter och Intressenter, är det viktigt att se över samtliga rättigheter på era kategorier under Dokument » Navigera. Detta för att säkerställa att dokument kan ses och editeras av rätt användare. Tänk på att underliggande kategorier ärver sin huvudkategoris inställningar om inte specifika inställningar görs.
Workspaces i Ärende möjliggör:
- Via profilrättigheter styra användares åtkomst baserat på det som berör deras Workspace. Inställningen ”Ärenden som användarens Workspace är involverat i” tar däremot inte hänsyn till grupper i ärendeformuläret.
Notera: Om ni i Ärende väljer åtkomst via Användarens Workspace är involverat i för att styra tillgång till information på ärenden, så betyder det att åtkomst till ärenden kvarstår till det Workspace som användaren tillhörde när denne registrerade eller valdes in i ett personfält.
Med andra ord, om en användare byter Workspace så kommer ärendet fortfarande att tillhöra det Workspace som användaren hade vid registrering av ärendet och följer inte med användaren vid ett byte till annat Workspace.
Senast uppdaterad: 4 mars, 2024