Kategoriträd
Vad menas med huvudkategori?
I bilden ser du ett exempel med fyra huvudkategorier. Till vänster om de tre översta huvudkategorierna finns det små pilar (>) som används för att visa underliggande kategorier, så kallade underkategorier.
Huvudkategorierna kan exempelvis representera en sajts Bolag eller Enheter. Underkategorierna kan exempelvis representera dess avdelningar.
Vad menas med underkategori?
Om vi öppnar upp huvudkategorin Företaget AB, genom att klicka på pilen (>), visas de underkategorier som tillhör Företaget AB. I bilden ser du att Företaget AB har nio underkategorier samt att kategorin HSE har två underkategorier.
Dessutom har underkategorin Miljö i sin tur har ytterligare kategorier, men dessa ser vi inte i exemplet eftersom denna pil inte vecklats ut.
Kategoriinställningar och arv
Varje kategori fungerar inte bara som en plats där publicerade dokument samlas, utan har också egna inställningar. Dessa inställningar styr till exempel:
- vem som har åtkomst till dokument
- vem som kan godkänna och publicera dokument,
- om och i så fall vem som ska revidera dokument och när,
Ovan inställningar gör på kategorinivå. När en underkategori skapas ärver den normalt åtkomstinställningarna från kategorin ovanför. Det innebär att du inte behöver konfigurera samma åtkomst separat för varje underkategori i en kategoristruktur, vilket gör det enklare att bygga upp en tydlig och konsekvent struktur även när antalet kategorier växer.
Arvet fungerar som en utgångspunkt för underkategorin. Så länge ingen egen ändring görs följer underkategorin samma åtkomst som den överordnade kategorin. Om huvudkategorin exempelvis är inställd på Alla kommer även underkategorin att vara åtkomlig för alla användare som har tillgång till modulen Dokument. Om huvudkategorin i stället är begränsad till Specifika användare, grupper, avdelningar eller workspaces, kommer samma begränsning att gälla även längre ned i strukturen.
Det är samtidigt fullt möjligt att bryta arvet på en underkategori och ge den en egen konfiguration. Det kan vara användbart om en viss del av dokumentstrukturen behöver vara mer begränsad än resten, till exempel om vissa dokument bara ska kunna läsas av en särskild arbetsgrupp eller av användare inom en viss avdelning. När du ändrar åtkomstinställningen direkt på underkategorin slutar den alltså att följa den överordnade kategorins inställning och använder i stället sina egna val.
Den underkategori som fått en egen inställning blir därefter själv utgångspunkt för eventuella nivåer under sig. Det innebär att dess egna underkategorier normalt kommer att ärva just den nya inställningen, inte den som finns högre upp i kategoristrukturen. På så sätt kan du skapa en struktur där vissa delar följer huvudkategorins öppna åtkomst medan andra delar har en mer begränsad åtkomst, utan att du behöver bygga om hela kategoriträdet.
Hur en inställning påverkas när du ändrar den högre upp i kategoristrukturen beror därför på om underkategorin fortfarande ärver inställningen eller om den har fått en egen konfiguration. En underkategori som fortfarande ärver påverkas direkt av ändringar som görs på den överordnade kategorin. En underkategori som redan har brutit arvet påverkas däremot inte på samma sätt, eftersom den använder sina egna inställningar. Det är därför viktigt att ha koll på vilka kategorier som följer arv och vilka som har egna undantag, särskilt i större dokumentstrukturer där åtkomsten behöver vara tydlig och konsekvent.
❗Observera.
- En huvudkategori kan aldrig ärva några inställningar eftersom det är just en huvudkategori som inte har något arv.
- Arv av kategoriinställningar kan endast ske från en kategori till dess underkategorier (tänk tratt). I ovan exempel kan kategorin Miljö ärva inställningar från HSE eftersom Miljö är en underkategori till HSE.
- Sätts inget explicit på en kategori så ärver kategorin åtkomsten från närmast överliggande kategori.
- En kategori kan aldrig ha högre åtkomst än sin överliggande kategori.
💬 Exempel
Under respektive kategoriinställning kan du snabbt få en överblick om en specifik inställning satts eller om kategorin ärver inställningen från en överliggande kategori. Vi förklarar nedan exempelsajtens uppsättning och relationen till de överliggande kategorierna.
-
- Placerad under. Visar vilken kategori som är överordnad. Miljö är placerad under HSE
- Godkänna och publicera. Henrik HSE, Kim S och Kim E har specifikt invalts att godkänna och publicera dokument i kategorin Miljö.
- Revidera dokument. Vem eller vilka som ska revidera dokument ärvs från överordnad kategori, dvs HSE vilket säger att det ska ske 1 år efter publicering och av revideringsgruppen HSE (C).
- Åtkomst. Åtkomst ärvs från Företaget AB (D), där du kan utläsa att ALLA (som har åtkomst till Dokument) har åtkomst till kategorin.
- Berörs av och läskvittens. Ärvs från överordnad kategori, HSE (E) vilket säger att ALLA som har åtkomst berörs av dokumentet och att dokumenten kräver läskvittens.
- Företagsinformation. Ärvs från Workspace Företaget AB (F) där du kan läsa att informationen tas från det Workspace användaren är knuten till.
- Sidhuvud och sidfot i textdokument. Ärvs från Workspace Företaget AB (G) där sidhuvudet som heter Default alltid ska visas på ett textdokument som publiceras i kategorin.