Åtkomst i dokument via kategoriinställningar

Vem som kan läsa dokument styrs helt och hållet via inställningen "Åtkomst", som i sin tur görs på kategorinivå.

För att kunna få åtkomst till en kategori måste profilen först ha åtkomst till Dokument i sin profil. Administratör » Profiler » Aktuell profil » Generella inställningar. Läs mer om hur du hanterar rättigheter till Dokument i en profilinställningar i denna artikel.

Kategoriåtkomst

För att ställa in åtkomst till en kategori börjar du med att klicka på Dokument » Navigera (1). Klicka fram den kategori du önskar ändra åtkomstinställningar för och klicka på editerings-symbolen (2). 1. Editera kategori

Åtkomst - Alla

Det finns möjlighet att ge alla användare åtkomst, vilket ger alla användare som har modulen Dokument åtkomst till dokumenten i den aktuella kategorin.

Åtkomst - Inaktiv

Under uppbyggnad av en kategori kan det ibland vara bra att begränsa åtkomsten till användare med överskridande åtkomst.

Åtkomst - Specifika användare

Om du önskar begränsa åtkomst i en kategori används samma åtkomstinställning, men i stället för att välja Alla väljer du Specifika användare. Så snart Specifika användare är valt kommer endast användare som väljs in att ges åtkomst. Övriga användare kommer INTE åt dokumenten i den aktuella kategorin eller till eventuella underkategorier. Notera att så snart åtkomst har begränsats, så kan åtkomsten inte utvidgas (göras mer åtkomlig) i den kategorins underkategorier.

När du har valt Specifika användare går det att bestämma vem som ska ha åtkomst till kategorins dokument på flera sätt: 4. Specifika användare

Grupper. Skapas under Dokument » Inställningar » rubriken Grupper.

Avdelningar. Skapas under Personal » Inställningar » rubriken Avdelning och styrs centralt på respektive användares personkort.

Workspaces. Skapas under Administratör » Inställningar » Workspaces och sätts på respektive användares personkort.

Användare. Skapas under Personal » Ny person.

Tips. Det går att välja in enskilda Användare var för sig men det kan dock bli ineffektivt om systemet har många användare, och därför finns även möjligheten att ge åtkomst till Grupper, Avdelningar eller Workspaces.

💬 Exempel:
Om Workspace "Företaget AB" samt "Moderbolaget" väljs in, så kommer samtliga användare som ingår i dessa två Workspaces att ges åtkomst. Väljer man dessutom in exempelvis gruppen "Ledningsgrupp" så kommer även användare som är medlem i denna grupp att ges åtkomst. För varje kategori går det alltså att välja in en blandning av specifika användare eller grupper av användare.

Notera. En användare kan endast tillhöra ett Workspace och en Avdelning. Exempelvis kan Anna tillhöra Workspace "Företaget AB" och avdelning "HR", där Kim också tillhör Workspace "Företaget AB" men avdelning "Produktion". Dock kan en användare ingå i en eller flera Grupper.
Det innebär att en och samma användare kan väljas in flera gånger. Exempelvis kan Workspace "Företaget AB" väljas in samt även avdelningen "HR" och gruppen "Ledninggrupp". Anna ingår i alla, men det är inget problem.

Relaterat innehåll:

Senast uppdaterad: 16 juli, 2024