Inledning
Övergripande åtkomstfilter är en funktion i dokumentmodulen som hjälper administratörer att begränsa åtkomst till specifika huvudkategorier och underkategorier baserat på användarnas workspace. Syftet är att förenkla och förtydliga åtkomsthanteringen, särskilt när externa parter som leverantörer eller samarbetspartners ska ges begränsad åtkomst. Funktionen säkerställer att endast användare från angivna workspaces får åtkomst till dokument, och utesluter automatiskt användare som tillhör övriga workspace, vilket skapar en tydlig och kontrollerad struktur utan behov av komplexa åtkomstinställning.
Aktivera funktionen
För att kunna använda funktionen på varje huvudkategori behöver den först aktiveras. Detta kan göras av en användare med administrativa rättigheter genom att navigera till Dokument » Inställningar » Avancerade inställningar » Övergripande åtkomstfilter.
Vid aktivering påverkas inte de nuvarande åtkomstinställningarna i systemet – alla tidigare inställningar gäller fortfarande och skillnaden är att inställningen för Övergripande åtkomstfilter blir synlig på alla era huvudkategori.
Om ni väljer att stänga av funktionen Övergripande åtkomstfilter under avancerade inställningarna, används endast de ordinarie åtkomstinställningarna för kategorier. De tidigare inställningarna för åtkomstfiltret sparas, men inaktiveras. Aktiveras funktionen igen, aktiveras de sparade inställningarna automatiskt.
Begränsa åtkomst på huvudkategorier
För att begränsa åtkomst till för ett eller flera workspaces på samtliga dokument i en huvudkategori, inklusive dess underkategorier, börja med att navigera till huvudkategorin via Dokument » Navigera.
Editera kategoriinställningen genom att klicka på ikonen som efterliknar en penna som finns till höger om kategorinamnet, klicka därefter på alternativet Övergripande åtkomstfilter. Här visas en lista med alla era workspaces. Välj de Workspaces som ska ges tillgång till dokumenten i den aktuella huvudkategorin. Detta betyder att de workspaces som inte väljs, inte kommer att få tillgång till dokumenten i denna huvudkategori eller någon av dess underkategorier.
⚠️ Om inget urval görs i inställningen Övergripande åtkomstfilter på en huvudkategori använder systemet endast de åtkomstinställningar som ställts in på kategorinivå.
När övergripande åtkomstfilter ställt in på en huvudkategori, kan ni förfina era åtkomstinställningar ytterligare genom de åtkomstinställningar som finns på kategorinivå. En stor fördelen med att använda övergripande åtkomstfilter på huvudkategorin är att det endast är användare som tillhör de workspace som har givits åtkomst till huvudkategorin som kan väljas in via åtkomstinställningarna – oavsett vilka grupper eller avdelningar ni väljer in.
Tänk på att:
- Användare med överskridande åtkomst har alltid åtkomst oavsett vilka åtkomstinställningar som gjort i kategoriträdet. Det vill säga, även om övergripande åtkomstfilter applicerats eller om kategoriinställningar för åtkomst ställts in, så har dessa användare alltid åtkomst till dokumenten.
- Funktionen Övergripande åtkomstfilter begränsar endast åtkomst av dokument. Funktionen begränsar Inte möjligheten att välja in användare från exkluderade workspace att Godkänna och publicera dokument eller Revidera dokument.
- Användare som är skapare av dokument, har godkänt ett dokument, eller är ansvarig för att revidera ett dokument, har alltid tillgång till dessa specifika dokument, oavsett vilka inställningar som har gjorts för övergripande åtkomstfilter eller kategoriinställningar för åtkomst.
-
När ni skapar nya huvudkategorier tillämpas inget övergripande åtkomstfilter automatiskt på dessa huvudkategorier. För att använda åtkomstfilter på en ny huvudkategori måste ni ställa in funktionen på den nya huvudkategorin.
- När ni skapar nya workspace kommer dessa workspace inte ges åtkomst till de huvudkategorier där ni redan avgränsat åtkomst med hjälp av övergripande åtkomstfilter. Om nya workspace ska ha åtkomst till huvudkategorier som begränsats med funktionen så måste dessa workspace väljas in på huvudkategorin.
Tips
💬 Önskar ni förhindra externa användare, som exempelvis leverantörer, att se vilka andra användare som finns i AM System kan ni med fördel stänga av profilinställningen Skicka avisering från publicerade dokument, Query Builder samt möjligheten att Skapa nya dokument för dessa användare. När dessa inställningar är inaktiverade kan användaren inte längre se listor med andra användare vid exempelvis aviseringar och delning av dokument.
💬 För att ytterligare minimera risken att externa användare oavsiktligt får åtkomst till interna dokument, bör du undvika att ge dem profilinställningarna Skicka dokument till organisationen och revidera dokument/mallar. Utan dessa inställningar kan dessa användare nämligen inte väljas som reviderare och på så sätt få åtkomst till interna dokument.