Workspace - grunden i ert system

Workspace ger förutsättningar för att koppla en användare till ett bolag, enhet eller intressent. Detta ger en förenklad överblick, samt utökad åtkomststyrning och är en praktisk funktion oavsett storlek på er verksamhet.

Bakgrund och syfte

I AM System finns tre typer av Workspaces; Bolag, Enhet och Intressent. Att använda olika typer av workspaces ger en tydligare översikt och förbättrad åtkomstkontroll, vilket gör det till en användbar funktion oavsett hur stor er verksamhet är. Här nedan förklarar vi skillnaderna mellan de olika typerna av workspaces.

Workspaces i Dokument möjliggör:

• Styrningen av logotype, företagsinformation samt anpassningen av sidhuvud och sidfot i text- och layoutdokument beroende på användares Workspace-tillhörighet eller den automatiska hämtningen från ett specifikt Workspace.
• Enkelt styra rättigheter av åtkomst och läskvittens till innehåll på kategorinivå baserat på användares Workspace-tillhörighet.

Workspaces i Ärende möjliggör:

• Via profilrättigheter styra användares åtkomst baserat på det som berör deras Workspace.

Workspaces förfinar möjligheten att styra vem som får se och göra vad i systemet och kan med fördel kombineras med befintliga funktioner för att styra åtkomst och rättigheter genom profilrättigheter, avdelning och grupper. Workspaces möjliggör därför en förenklad och förbättrad möjlighet till koncerngemensamma dokument.

Bolag

I ert system finns alltid ett standardbolag. Detta Bolag kan vara moderbolaget i verksamheten, men behöver inte nödvändigtvis vara det. (Har ni uppdaterat från tidigare versioner av AM System, så kommer detta Bolag vara ert standardbolag.)

Skillnaden mellan ett standardbolag och övriga Bolag i ert system är:

• I Ärende visas standardbolagets logotype vid utskrift, om logotypen valts in i det aktuella formulärets utskriftsinställningar.
• I Dokument visas standardbolagets företagsinformation på publika dokument om dynamisk företagsinformation har valts på kategorinivå.
• Det går att skapa ytterligare Bolag med respektive företagsinformation och logotype, men fortfarande är det bara ett av dem som är standard, vilket är det första bolag som skapas i er sajt. Under rubriken Standard visas vilket av bolagen som är ert standardbolag. Notera att den inloggade användaren ser standardbolagets namn under sin avatar, även om användaren tillhör ett annat Bolag i er sajt.
• Ett Bolag kan ha en eller flera Enheter eller Intressenter kopplade till sig (se mer information nedan). Till skillnad från Enheter och Intressenter som alltid är kopplade till ett Bolag, så är bolagen alltid fristående från andra Workspaces.

Det går som nämnts att använda flertal bolag men bara ett skapas som standardbolag. För att skapa ytterligare Bolag väljer du menyn Administratör » Inställningar, välj därefter » Skapa nytt Workspace (+ symbolen). Välj sedan Bolag » OK och fyll i det nya bolagets information och ladda upp bolagets logotype om så önskas. Observera att detta är en tilläggstjänst. 

Kostnad:

Kostnaden för ett workspace av typen Bolag är 1600 SEK / bolag och månad.

Enheter och Intressenter

• En Enhet kan vara en del av ett Bolag och kan ligga på en annan geografisk plats.
• En Intressent kan vara en leverantör, kund eller samarbetspartner till ert Bolag.

En Enhet eller Intressent skapas på samma sätt som du skapar ett nytt Bolag, genom att välja menyn Administratör » Inställningar » Skapa nytt Workspace (+ symbolen) » välj Enhet eller Intressent » OK. Fyll sedan i enhetens eller intressentens information.

Kostnad

Tillägget av Enheter och Intressenter kostar i nuläget inget extra.

Sammanfattningsvis

Enheter och Intressenter är alltid kopplade till ett Bolag och man kan konceptuellt se Enheter som interna och Intressenter som externa delar i Bolaget, vilket medför möjligheten att visa företagsinformation och logotype på olika sätt.

I Dokument visas Enhetens företagsinformation men bolagets logotype. För Intressenter visas både bolagets logotype samt även dess företagsinformation.