Sökfunktionen i Ärende erbjuder två huvudsakliga sätt att söka: fritextsökning och Query Builder. I den här artikeln går vi igenom fritextsökning, ett smidigt sätt att söka globalt bland de ärenden användaren har åtkomst till.
Fritextsökningen passar bra när du vill hitta ett ärende men inte vet exakt i vilket formulär eller fält informationen finns. Du kan exempelvis söka efter ett namn, ett nummer eller annan information som du vet finns registrerad i ärendet.
Sökningen görs bland de formulär och ärenden som du har åtkomst till. För att kunna använda funktionen behöver du även ha behörighet till Fritextsök i din profil.
Sök efter ärende
Öppna sökfunktionen i Ärende och skriv det du vill söka efter i sökfältet. Sökningen startar automatiskt när du har skrivit minst tre tecken.
Som standard söker fritextsökningen igenom alla formulär och ärenden som du har åtkomst till. Du behöver därför inte veta i vilket formulär eller fält informationen du söker efter finns. Längre ned kan du läsa mer om hur du begränsar sökningen till utvalda formulär.
Sökresultatet visar de 20 träffar som bedöms vara mest relevanta för din sökning. Det kan finnas fler ärenden som matchar det du har sökt efter, även om de inte visas bland resultaten.
Sökning på hela ord
Fritextsökningen söker efter hela ord och inte efter delar av ett ord. Det innebär exempelvis att en sökning på dragstång inte ger träff på ett ärende där orden dragstången eller dragstångsplåten förekommer. För att hitta dessa med hjälp av fritextsökning behöver du söka på det fullständiga ord som finns i ärendet.
Detta beror på hur informationen förbereds och indexeras för sökning. Eftersom fritextsökningen kan söka samtidigt i alla fält i ett stort antal ärenden och formulär behöver stora mängder information kunna hanteras på kort tid. Sökningen är därför utformad för att ge en snabb och bred sökning även i miljöer med många tusen ärenden och stora mängder information. En konsekvens av detta är att delar av längre ord inte ger en träff. Om du inte hittar ärendet du söker kan du därför prova att ange ett mer specifikt sökord.
Begränsa sökningen till vissa formulär via filter
För att göra sökningen mer träffsäker kan du använda filtersymbolen för att välja ett eller flera formulär att söka i.
- Klicka på filtersymbolen.
- Markera ett eller flera formulär som du vill söka i.
- Skriv det du vill söka efter i sökfältet.
När du sedan skriver in ditt sökord visas bara resultat från de formulär du har valt. När filtreringen är aktiv visas en grå ruta med texten "Formulär" bredvid trattsymbolen.
Tänk på att de formulär du har valt att söka i ligger kvar som filter tills du själv tar bort filtreringen. Om du vid ett senare tillfälle vill söka bland alla formulär igen behöver du därför först ta bort filtret!
Fritextsökning eller Query Builder?
Fritextsökningen är framför allt användbar när du vill söka brett och snabbt, exempelvis när du känner till en del av informationen i ett ärende men inte vet exakt var den finns.
Om du i stället vet mer exakt vad du söker efter och behöver göra en mer specifik sökning kan du använda Query Builder. Där kan du bygga sökfrågor utifrån särskilda villkor och fält.