Så administrerar du Mina ärenden

Genom att använda funktionen Mina ärenden i respektive formulär kan de användare som valts in i ärendet få en översikt över de ärenden som de är involverade i.

Notera. Med involverad i menas skaparen av ett ärende samt den som väljs in via ett personfält (enskild eller grupp) i ärendet.

Bakgrund

Syftet med funktionen Mina ärenden är att visa rätt ärenden för rätt användare och detta fördelat på ett antal listor. Användarna hittar funktionen i huvudmenyn under Ärende » Mina ärenden. Ärendena är uppdelade på fyra flikar:

Mina pågående
Här återfinns alla ärenden som är konfigurerade att visas listorna Registrerade, Mottagna, Att åtgärda, Att godkänna, Att följa upp (Mer om denna inställning finns nedan)
Mina favoriter
Användare kan själva lägga till ärenden under fliken Mina favoriter, vilket skiljer sig från de andra flikarna som administreras av en administratör. Här kan användaren även sortera ärenden genom att skapa egna underrubriker med hjälp av funktionen Ny lista.
Senast ändrade
Här återfinns de 80 senaste ändrade ärendena under förutsättning att formuläret aktiverat listan Senast ändrade/Senast registrerade (Mer om denna inställning nedan) Denna lista är alltid sorterad efter ändringsdatum med det senast ändrade ärendet överst.
Senast registrerade
Här återfinns de 80 senaste registrerade ärendena under förutsättning att Senast ändrade/Senast registrerade är aktiverat i respektive formulär (mer om denna inställning nedan). Denna lista är alltid sorterad efter registreringsdatum med det senast registrerade ärendet överst.

💬 Missa inte: Systemet erbjuder en funktion som låter dig dölja ärenden som lagts till som favorit från att visas under i listorna Mina pågående, Senast ändrade och Senast registrerade. Saknar du ärenden i någon av dessa listor kan det bero på att du aktiverat denna funktion. Läs mer om den funktionen här.

Så administrerar du funktionen Mina ärende

Förutom administratörer kan användare som har inställningen Möjlighet att ändra formulär aktiverad i sin profil också administrera formuläret och därmed funktionen Mina ärenden. För att nyttja funktionen börjar du med att navigera till formuläret och välj fliken Avancerat. Välj därefter Mina ärenden som du ser under rubriken Automatisera & Integrera.

Som vi nämnt ovan kan du välja att aktivera följande listor för att ärenden ska visas i menyn Mina ärenden:

- Registrerade (visas under fliken Mina pågående)
- Mottagna (visas under fliken Mina pågående)
- Att åtgärda (visas under fliken Mina pågående)
- Att godkänna (visas under fliken Mina pågående)
- Att följa upp (visas under fliken Mina pågående)
- Senast ändrade/Senast registrerade (visas under flikarna Senast ändrade respektive Senast registrerade)

Samtliga listor (förutom Senast ändrade/Senast registrerade) går att styra med hjälp av villkor.

Börja med att välja vilken lista du vill att ärendet ska visas under och aktivera listan, exempelvis listan Registrerade.
Välj därefter för vem ärendet ska visas genom att välja ett personfält vid Visa för. Ärendet kommer då att visas för den användare som valts i fältet i det aktuella ärendet. (Förutom personfält går det även att välja metadatafältet Skapare.) Fältet Signera ska inte ses som ett personfält.
Vanligtvis bör du även välja hur länge ärendet ska visas i listan för den valda användaren. Detta gör du genom att välja ett fält i ärendet vid alternativet Så länge som vilket innebär att ärendet kommer att visas för vald person så länge som det valda fältet inte har något värde.
Om inget fält är invalt under Så länge som visas ärendet för den invalde personen fram tills dess att ärendet får status Avslutat (4). Observera att det INTE är möjligt att välja in två fält för att styra om ärendet ska döljas.

💬 Exempel:

I listan Registrerade har fältet Skapare valts i alternativet Visa för (1). Fältet Datum har valts i Så länge som. Om Per skapar ett ärende innebär detta att:
Visa ärendet för Per så länge som Datum ej är ifyllt.

Alternativt tankesätt:

Ett alternativt sätt att tänka är att byta ut:
Visa för med Göm för
så länge som till när
ej ifyllt till fyllts i.

Då skulle det se ut såhär: Göm för [Skapare] när [Datum] fyllts i.
Översätter vi detta till exempel ovan så blir det:
Göm ärendet för Per när Datumfältet fyllts i (vilket är samma sak som: "Visa ärendet för Per så länge som Datum ej är ifyllt".)

Vid val av flera personfält i samma lista måste inställningen och eller eller sättas.

- Vid användning av OCH kommer ärendet att visas för samtliga personfält där ett värde är invalt. 💬 Exempel.
- Vid användning av ELLER kommer ärendet endast att visas för den person (eller grupp) som är invald i det sista/understa fältet.

💬 Exempel:

Om OCH används mellan de två personfälten Mottagare 1 och Mottagare 2 kommer ärendet att visas för personen/gruppen från båda personfälten, så länge som respektive fält ej är ifyllt.
Om alternativet ELLER används mellan de två personfälten Mottagare 1 och Mottagare 2 och båda personfälten har ett värde kommer endast personen/gruppen i fältet Mottagare 2 att se ärendet. Men om fältet Mottagare 2 inte har något värde, kommer ärendet att visas för personen/gruppen fältet Mottagare 1 eftersom Mottagare 2 saknar värde.

Avslutningsvis

Innehållet vad som visas under listorna Senast ändrade och Senast registrerade kan inte justeras. Dessa listor fungerar helt enkelt som en på- eller av-funktion. När funktionen aktiveras i formuläret visas ärenden automatiskt i dessa listor enligt de specifika villkoren.

Relaterat innehåll:

Senast uppdaterad: 23 oktober, 2024