Arbeta med formulär
      Tillbaka till startsidan
      1. Helpdesk
      2. Ärende
      3. Arbeta med formulär

      Så administrerar du Mina ärenden

      Genom att använda funktionen Mina ärenden i respektive formulär kan de användare som valts in i ärendet få en översikt över de ärenden som de är involverade i.

      Notera. Med involverad i menas skapare av ett ärende samt den som väljs in via ett personfält (enskild eller grupp) i ärendet.

      Bakgrundminaärenden_flikar

      Syftet med funktionen Mina ärenden är att visa rätt ärenden för rätt användare och detta fördelat på ett antal listor.  Användarna hittar funktionen i huvudmenyn under Ärende » Mina ärenden. Ärendena är uppdelat på fyra flikar:  

      • Mina pågående
        • Här återfinns alla ärenden som är konfigurerade att visas listorna Registrerade, Mottagna, Att åtgärda, Att godkänna, Att följa upp (Mer om denna inställning finns nedan)
      • Mina favoriter
        • Användare kan själva lägga till ärenden under fliken Mina favoriter, vilket skiljer sig från de andra flikarna som administreras av en administratör. Här kan användaren även sortera ärenden genom att skapa egna underrubriker med hjälp av funktionen Ny lista.
      • Senast ändrade
        • Här återfinns de 80 senaste ändrade ärendena under förutsättning att formuläret aktiverat listan Senast ändrade/Senast registrerade  (Mer om denna inställning nedan) Denna lista är alltid sorterad efter ändringsdatum med det senast ändrade ärendet överst.
      • Senast registrerade
        • Här återfinns de 80 senaste registrerade ärendena under förutsättning att formuläret aktiverat listan Senast ändrade/Senast registrerade  (Mer om denna inställning nedan) Denna lista är alltid sorterad efter registreringsdatum med det senast registrerade ärendet överst.

      Tips: Systemet erbjuder en funktion som låter dig dölja ärenden som lagts till som favorit från att visas under i listorna Mina pågående, Senast ändrade och Senast registrerade. Saknar du ärenden i någon av dessa listor kan det bero på att du aktiverat denna funktion. Läs mer om den funktionen här. 

      Så administrerar du funktionen Mina ärende

      Förutom administratörer, kan användare som har inställningen Möjlighet att ändra formulär aktiverad i sin profil, också administrera formuläret och därmed funktionen Mina ärende. För att göra detta börjar du med att navigera till formuläret och välj därefter fliken Avancerat. Välj därefter Mina ärenden under rubriken Automatisera & Integrera.

      Som vi nämnt ovan kan du välja att aktivera följande listor så att dessa ärenden ska visas i menyn Mina ärenden: 

      • Registrerade (visas under fliken Mina pågående)
      • Mottagna (visas under fliken Mina pågående)
      • Att åtgärda (visas under fliken Mina pågående)
      • Att godkänna (visas under fliken Mina pågående)
      • Att följa upp (visas under fliken Mina pågående)
      • Senast ändrade/Senast registrerade (visas under flikarna Senast ändrade respektive Senast registrerade)

      mina ärenden_inst

      Samtliga listor (förutom Senast ändrade samt Senast registrerade) går att styra med hjälp av villkor. 

      1. Börja med att välja vilken lista du vill att ärendet ska visas under och aktivera listan, exempelvis listan Registrerade.
      2. Välj därefter för vem ärendet ska visas genom att välja ett personfält vid Visa för. Ärendet kommer då att visas för den användare som valts i fältet i det aktuella ärendet. (Förutom personfält går det även att välja metadatafältet Skapare. Fältet Signera ska inte ses som ett personfält.)
      3. Vanligtvis bör du även välja hur länge ärendet ska visas i listan för den valda användaren. Detta gör du genom att välja ett fält i ärendet vid alternativet Så länge som vilket innebär att ärendet kommer att visas för vald person så länge som det valda fältet inte har något värde. Observera att det INTE är möjligt att välja in två fält för att styra om ärendet ska döljas.

      Exempel:

      I listan Registrerade har fältet Skapare valts i alternativet Visa för (1). Fältet Datum har valts i Så länge som. Om Per skapar ett ärende innebär detta att:

      Visa ärendet för Per så länge som Datum ej är ifyllt.  

      Tips:

      • Ett alternativ sätt att tänka är att byta ut Visa för med Göm för, så länge som till när och ej ifyllt till fyllts i. Då skulle det se ut såhär:

        Göm för [Skapare] när [Datum] fylls i.
        Översätter vi detta till exempel ovan så blir det:
        Göm ärendet för Per när Datum fyllts i, vilket är samma sak som:
        Visa ärendet för Per så länge som Datum ej är ifyllt.  

      • Om inget fält är invalt under Så länge som visas ärendet för den invalde personen fram tills dess att ärendet får status Avslutat (4).

       

      Vid val av flera personfält i  samma lista används och eller eller.  

        • Då och används kommer ärendet att visas för samtliga personfält där ett värde är invalt. Exempel; om OCH används mellan fältet "Person 1" och "Person 2" och båda fälten har ett värde kommer båda att se ärendet. 
        • Om eller används kommer ärendet endast att visas för den person (eller grupp) som är invald i det nedersta fältet. Exempel; om båda fälten "Person 1" och "Person 2" har ett värde kommer endast personen/gruppen i fältet "Person 2" att se ärendet. Men om Person 2 INTE har något värde, kommer ärendet att visas för Person 1 eftersom det har ett värde.

      Listorna Senast ändrade samt Senast registrerade går inte att styra. Dessa listor fungerar endast som av eller på. Det vill säga om dessa listor aktiveras så inkluderas ärenden som skapats i dessa formulär i dessa två listor.

      Relaterat innehåll:

       

      Senast uppdaterad: 13 maj, 2024