Skapa statusinställningar i Ärende

Att tydligt definiera status på ärenden bidrar till en bättre översikt och kan agera trigger för systemstöd i ärenden.

Bakgrund

Ett ärende kan befinna sig i en av fyra olika statusar, beroende på vilket steg i flödet det befinner sig. Dessa statusar är:

Registrerad

Påbörjat

Åtgärdat

Avslutat.

Tre av dem kan du påverka i formuläret under fliken Inställningar i den högra huvudmenyn. Alla ärenden som inte matchar något av dessa tre får med automatik status Registrerad.

Notera: Det finns idag ingen möjlighet att ändra benämning eller lägga till fler statusar. Detta innebär att de fyra statusarna – Registrerad, Påbörjat, Åtgärdat och Avslutat – är fasta och fördefinierade i systemet. Det är viktigt att förstå att dessa statusar är utformade för att skapa en enhetlig och konsekvent hantering av ärenden. Att inte kunna ändra eller lägga till statusar säkerställer att alla användare arbetar utifrån samma förutsättningar och att kommunikationen kring ärendens status förblir klar och tydlig.

Statusinställningar

Under respektive status har du möjlighet att ställa in

Vilka fält ifyllda?

Hur många?

Statusdatum

För att ett ärende med statusen Registrerad ska ändra status väljer du i formuläret vilka fält som ska trigga att ärendet ändras.

Klicka på knappen Ingen så öppnas formuläret där du kan välja in vilket eller vilka fält som ska avgöra att status ändras.
- Du väljer även om det räcker att Något fält har fyllts i eller om Alla fält måste fyllas i för att status ska ändras.
- Aktuellt datum innebär att aktuell datum sätts då ärendets status ändras. Alternativt kan du välja ett datumfält från formuläret som källa till datum på aktuell status.

💬 Exempel på användning:

Ett ärende som inte uppfyller någon av tre tre kriterierna för att få status Påbörjad, Åtgärdad eller Avslutad får automatiskt status Registrerad.

Ett nyskapat ärende som kommer in får status Påbörjat när ansvarig person har tagit emot och gjort en uppdatering i ärendet då invalt fält under påbörjat är ifyllt.

Det påbörjade ärendet får status Åtgärdat då den ansvarige (eller annan funktion med åtkomst) har gjort ytterligare inputs i ärendet där invalt fält under åtgärdat är ifyllt.

Det åtgärdade ärendet får status Avslutat då ansvarig väljer det fält som är satt att avsluta ärendet.

💬 Statusinställningar används bland annat via Addon "Skicka Meddelande", i fältkolumner i Query Builder (via meta-data) och i listvyn i "Mina Ärenden".

❗Observera - repeterande fält

Vi vill inte rekommenderar att använda repeterande fält som källa för att styra status. Anledningen till detta är att systemet inte kan vara så flexibelt att det automatiskt ändrar status OM en ny delåtgärd (från det repeterande fältet) läggs till, och därför fungerar inte logiken här.

Systemet tror att statusen även uppfylls när det inte finns några rader.

Dessutom så kan ett "repeterande fält" teoretiskt vara « väldigt många » och det betyder att systemet inte vet "vilken av dessa repeterande fält" som ska ligga till grund för statusändringen.

Vårt förslag är därför att koppla ihop statusändring till ett fält efter det repeterande fältet, som i sin tur kan fyllas i när samtliga repeterande fält/åtgärder är utförda. Exempelvis ett datumfält med rubriken "Samtliga åtgärder utförda".

Relaterat innehåll:

Senast uppdaterad: 17 oktober, 2024