Hoppa till innehåll
Svenska
  • Det finns inga förslag eftersom sökfältet är tomt.

Skapa statusinställningar i Ärende

Att tydligt definiera status på ärenden bidrar till en bättre översikt och kan agera trigger för systemstöd i ärenden.

Bakgrund

Ett ärende kan ha en av fyra fördefinierade statusar, beroende på vilket steg i flödet det befinner sig i. Dessa statusar är:

  • Registrerad
  • Påbörjat
  • Åtgärdat
  • Avslutat.

Tre av dessa statusar kan du själv konfigurera i formuläret under fliken Inställningar i den högra huvudmenyn. Alla ärenden som inte uppfyller något av villkoren för dessa tre statusar får automatiskt statusen Registrerad.

💬 Notera:

Det är i dagsläget inte möjligt att byta namn på eller lägga till fler statusar. De fyra statusarna – Registrerad, Påbörjat, Åtgärdat och Avslutat – är därmed fasta och fördefinierade i systemet. Dessa statusar är framtagna för att säkerställa en enhetlig och konsekvent hantering av ärenden. Genom att statusarna inte kan ändras eller utökas arbetar alla användare utifrån samma struktur, vilket gör att kommunikationen kring ärendenas läge blir tydlig och lätt att följa.

Statusinställningar

Under respektive status har du möjlighet att ställa in:

  • Vilka fält ifyllda?

  • Hur många?

  • Statusdatum

För att ett ärende med statusen Registrerad ska byta status anger du i formuläret vilka fält som ska fungera som villkor och därmed trigga statusändringen.


  • Klicka på knappen Ingen för att öppna formuläret där du kan välja vilket eller vilka fält som ska styra när statusen ändras.
  • Därefter anger du om det räcker att något av de valda fälten har fyllts i, eller om samtliga fält måste vara ifyllda för att status ska ändras.
  • Alternativet Aktuellt datum innebär att dagens datum sätts automatiskt när ärendets status ändras. Du kan också välja ett specifikt datumfält i formuläret som källa, så att detta datum används för den aktuella statusen.
 status

💬 Exempel på hur status kan användas i praktiken:

- Ett nyskapat ärende som registreras i systemet får först statusen Registrerad. När de fält du har valt under statusen Påbörjat har fyllts i, uppdateras ärendet automatiskt till status Påbörjat.

- Det påbörjade ärendet får sedan status Åtgärdat när det fält eller de fält som du har kopplat till statusen Åtgärdat är ifyllda.

- Slutligen får det åtgärdade ärendet status Avslutat när de fält du har markerat som avslutande under statusen Avslutat är ifyllda.

Om ingen ärendestatus konfigureras i formuläret kommer ärendet automatiskt att få statusen Registrerad. Det innebär att ärenden som inte uppfyller något av de tre kriterierna för statusarna Påbörjad, Åtgärdad eller Avslutad, per automatik kommer att visas som Registrerad i systemet.

Bra att känna till om ärendestatus

  • Ändringar som du gör i inställningarna för ärendestatus påverkar inte redan skapade ärenden med automatik. En status uppdateras först när ett befintligt ärende öppnas, redigeras och sparas på nytt. Det är först då systemet kontrollerar de aktuella villkoren för respektive status och, vid behov, ändrar status enligt dina senaste inställningar. Detta innebär att historiska ärenden inte massuppdateras automatiskt när du justerar reglerna, utan förändringen slår igenom successivt i takt med att ärendena aktivt bearbetas.

  • Ett ärende behöver inte gå igenom alla steg i statusflödet. Beroende på typ av ärende, omfattning och hur ni valt att utforma era regler kan vissa steg hoppas över helt.

    Ett ärende kan till exempel gå direkt från Registrerad till Avslutad om ni har definierat villkor som gör det möjligt att avsluta ärendet utan att det först markeras som Påbörjat eller Åtgärdat. På så sätt kan enklare eller administrativa ärenden hanteras snabbt, medan mer komplexa ärenden får gå igenom samtliga steg.

    Denna flexibilitet gör att ni kan anpassa flödet efter verksamhetens behov – från korta, raka processer till mer detaljerade och kontrollerade flöden där varje steg följs upp.

  • Statusinställningar används i flera delar av systemet och påverkar hur ärenden visas, filtreras och hanteras i olika vyer och funktioner.

    De används bland annat:

    - i Addon Skicka Meddelande, där ärendets status kan styra när meddelanden ska skickas, till vem och med vilket innehåll. Du kan till exempel låta ett meddelande gå ut automatiskt när ett ärende får status Åtgärdat eller Avslutat.

    - i Query Builder där status kan användas som urvalsvillkor eller som kolumn i rapporter och listor. Detta gör det enkelt att bygga vyer som visar till exempel alla Påbörjade ärenden, alla Avslutade under en viss period eller alla Registrerade som ännu inte har hanterats.

    - i listvyn i Mina Ärenden, där statusen ger en snabb överblick över var i flödet varje ärende befinner sig. Här kan användare sortera, filtrera och prioritera sitt arbete utifrån status, vilket underlättar planering och uppföljning i det dagliga arbetet.


❗Status på repeterande fält

Vi rekommenderar inte att använda repeterande fält som grund för att styra ärendets status. Orsaken är att systemet inte kan hantera alla tänkbara scenarier, till exempel när en ny delåtgärd läggs till i ett repeterande fält, och statuslogiken blir därför opålitlig. Systemet kan till exempel tolka det som att statusvillkoren är uppfyllda även när inga rader finns i det repeterande fältet. Dessutom kan ett repeterande fält innehålla mycket många rader, och systemet kan då inte avgöra vilken av dessa rader som ska ligga till grund för själva statusändringen. Vår rekommendation är i stället att koppla statusändringen till ett separat fält efter det repeterande fältet. Detta fält kan sedan fyllas i när samtliga åtgärder i de repeterande fälten är genomförda – exempelvis ett datumfält med rubriken ”Samtliga åtgärder utförda”.

Relaterat innehåll: