I systemet kan du ställa in så att utvalda användare automatiskt aviseras då vissa villkor uppfylls i samband med att ett ärende exempelvis registreras.
I respektive formulär hittar du funktionen under Avancerat » Automatisera & Integrera » Addons. Under knappen Addons visas de triggers som finns att tillgå. Välj att installera Skicka Meddelande.
💬 Det finns ingen begränsning på antalet installerade Meddelande Addons, så du kan anpassa flera unika meddelanden utifrån vad som ska skickas och till vem från ett och samma formulär.
Att skapa meddelande
Efter ha installerat och namngett funktionen har du ett par inställningar som aktiverar att ett meddelande ska skickas, dvs när (When) och om (If).
-
Aktiveras när (When)...
Under rubriken Aktiveras när (When) ställer du in vad i formuläret som ska trigga när ett meddelande ska skickas. Du kan välja ett eller flera alternativ per villkor.
A. När ett ärende skapas / ändras. Välj detta om du vill att meddelande ska skickas direkt då ett ärende skapas eller ändras.
B. När något av fälten ändras / fylls i / datum inträffar. Här väljer du vilket fält och vilken händelse i formuläret som ska trigga att meddelandet skickas. Tänk på att:
- Fält ändrades triggas så snart ett fälts innehåll sätts, ändras eller tas bort.
- Fält fylls i fungerar så att en trigger sker endast när fältet går från inget värde till ett värde. För att generera en ny trigger måste användaren därför ta bort värdet, sätta ett nytt värde och spara om ärendet, för att en ny trigger ska genereras.
C. Ärendets status blir Påbörjat / Åtgärdat / Avslutat. Villkoren som avgör att ett ärende ändrar status ställer du in under fliken Inställningar i formuläret.
D. Ledtid blir försenad pga Påbörjad inom / Åtgärdad inom / Avslutat inom. Villkoren där du ställer in vilka ledtider som ska gälla i formuläret ställer du in under Automatisera & Integrera » Ledtider.
❗Notera. Väljer du att lägga till flera villkor efter varandra (genom "Lägg till ny") under When, triggas meddelandet om något av dessa villkor inträffar.
-
... Och aktiveras om (If)
Inställningen Om följande villkor stämmer (If) behöver inte vara konfigurerad för att ett meddelande ska skickas, men kan däremot vara en tillgång för att mer i detalj påverka när meddelandet ska skickas.
❗When (när) uppfylls bara Om (if):
A. Fält är ifyllt / inte ifyllt.
B. Ärendets status blir Registrerat / Påbörjat / Åtgärdat / Avslutat. Villkoren som avgör att ett ärende ändrar status ställer du in under fliken Inställningar i formuläret.
C. Kör endast trigger en gång. Använder du denna inställning kommer meddelandet endast att triggas en gång oavsett om de parametrar som ställts in inträffar igen.
Under om (If) kan du ställa in flera val i samma villkor genom att använda OCH och ELLER via knappen "Lägg till ny". (Genom att klicka på "och" byter du till "eller")
- vid val av OCH kommer meddelandet skickas då alla villkor är uppfyllda.
- vid val av ELLER räcker det med att ett av villkoren uppfylls för att meddelandet ska skickas.
💬 Exempel: "När (when) [ärendet skapas] aktiveras ett meddelande bara om (if) [fält x är ifyllt] OCH om (if) [ärendet status är påbörjat]".
-
Skicka meddelande till
Du kan välja mellan två alternativ för att bestämma vem meddelandet ska skickas till.
-
- Fliken Fält
Detta innebär att mottagaren av meddelandet blir dynamisk, vilket betyder att meddelandet skickas till de personer som är angivna i det aktuella ärendet enligt det valda fältet.
Förutom möjlighet att välja Personfält så finns även möjlighet att välja fälttypen E-post. Dessa meddelande aviseringar skickas till den angivna e-postadressen. Observera att dessa aviseringar inte inkluderar någon länk till det aktuella ärendet eftersom mottagaren inte förväntas ha någon användare i systemet. - Fliken Användare
Skickar meddelandet till en specifika användare eller grupper med åtkomst till formuläret. Använd detta alternativ när du vill att samma användare alltid ska aviseras.
- Fliken Fält
I meddelandet kan du skapa en rubrik och du har även möjlighet att skriva ett meddelande. Dessutom kan du både på rubrikfältet och meddelandefältet välja att inkludera värden från formuläret för att tydliggöra vad ärendet handlar om.
De fälttyper och metadata som går att inkludera i rubrik och meddelandesektionen är följande:
| Fälttyper | Metadata |
|
|
❗Observera att det inte är möjligt att inkludera värden från fälttyper som är placerade i repeterande fält, oavsett vilken fälttyp de har.
- Visa att aviseringen skickades...
Väljer du att aktivera denna inställning kommer den som registrerar ärendet se vem/vilka som meddelats när ärendet sparas.
Missa inte! När du har installerat din Addon. Glöm inte att spara formuläret!
💬 En felkälla. Om man har kikat på en inställning och ser att villkoret ej behövs måste raden raderas för att den inte ska störa ut hela addonet. Ta bort raden genom att använda soptunnan för att meddelandet ska kunna skickas.
(Ett framtaget fält måste alltid innehålla ett val.)
Relaterat innehåll:
- Vi saknar aviseringar från ärende. Vad kan detta bero på?
- Skapa statusinställningar i Ärende
- Så vidarebefordrar du aviseringar till din mail
- Varför innehåller vissa mailaviseringar en "Svara till"-adress medan andra inte har det?
Senast uppdaterad: 18 oktober, 2024