Hoppa till innehåll
Svenska
  • Det finns inga förslag eftersom sökfältet är tomt.

Skicka meddelande

I systemet kan du ställa in så att utvalda användare automatiskt aviseras då vissa villkor uppfylls i samband med att ett ärende exempelvis registreras.

I respektive formulär hittar du funktionen under Avancerat » Automatisera & Integrera » Addons. Under knappen Addons (2) visas de triggers som finns att tillgå. Har du redan addons installerade i ditt formulär, väljer du Mera Addons... och därefter Installera.

skicka_meddelande_swe

💬 Det finns ingen begränsning på antalet installerade Meddelande Addons, så du kan anpassa flera unika meddelanden utifrån vad som ska skickas och till vem från ett och samma formulär.

Att skapa meddelande

När du har installerat och namngett funktionen behöver du göra några inställningar som avgör när ett meddelande ska skickas. Dessa så kallade triggers är uppdelade i är när (When) och om (If).

1. Aktiveras när (When)...

Under Aktiveras när (When) väljer du vilka händelser i formuläret som ska trigga att ett meddelande skickas, till exempel när ett ärende skapas eller ändras, när specifika fält ändras eller fylls i, när ett datum inträffar (med möjlighet till påminnelser före/efter och upprepning), när ärendets status ändras eller när ledtider blir försenade. Du kan lägga till flera villkor, och meddelandet skickas om något av dem uppfylls.

För mer detaljer om dessa triggers, se artikeln Triggers för villkorsstyrda händelser.

aktiveras_when_swe

2. Om följande villkor stämmer (If)

Konfigurationen av Om följande villkor stämmer (If) är inte nödvändig för att ett skapa en trigger, men kan vara mycket användbar för att mer exakt bestämma om en trigger ska ske. Här kan du t.ex. kräva att vissa fält är ifyllda, att ärendet har en viss status eller att triggern bara ska köras en gång, samt kombinera flera villkor med OCH eller ELLER.

För mer detaljer och exempel på hur If‑villkor kan användas, se artikeln Triggers för villkorsstyrda händelser.

villkor_swe

3. Skicka meddelande till

Du kan välja mellan två alternativ för att bestämma vem meddelandet ska skickas till.

fält_vs_användare

1. Fliken Fält
Detta innebär att mottagaren av meddelandet blir dynamisk, vilket betyder att meddelandet skickas till de personer som är angivna i det aktuella ärendet enligt det valda fältet.

💬  Tips:

Förutom möjlighet att välja Personfält så finns även möjlighet att välja fälttypen E-post. Dessa meddelande aviseringar skickas till den angivna e-postadressen.
⚠️ Observera att dessa aviseringar inte inkluderar någon länk till det aktuella ärendet eftersom mottagaren inte förväntas ha någon användare i systemet. Läs mer om detta i denna artikel.

Om du väljer fler än ett fält behöver du också ange om aviseringen ska skickas till samtliga angivna fält eller endast till ett av dem. Detta styr du genom att välja OCH eller ELLER mellan fälten.

  • Med OCH skickas aviseringen till alla valda fält, förutsatt att meddelande-addonet triggas.

  • Med ELLER skickas aviseringen endast till det första fält som innehåller data, och urvalet görs uppifrån och ned – det vill säga i den ordning som fälten har lagts till.

2. Fliken Användare
Skickar meddelandet till en specifika användare eller grupper med åtkomst till formuläret. Använd detta alternativ när du vill att samma användare alltid ska aviseras. 
I meddelandet kan du skapa en rubrik och du har även möjlighet att skriva ett meddelande. Dessutom kan du både på rubrikfältet och meddelandefältet välja att inkludera värden från formuläret för att tydliggöra vad ärendet handlar om.

Följande fälttyper och metadata som går att inkludera i rubrik och meddelandesektionen:


Fälttyper Metadata
  • Signera
  • Textfält
  • Streckkod
  • Signatur
  • Google Maps
  • E-post
  • Datum
  • Tid
  • Nummer
  • Slider
  • Beräkning
  • Personer
  • Lista
  • Checklista
  • Alternativlista
  • Ja, Nej, N/A
  • Formulärtitel
  • Ärendeförkortning
  • Ärendenummer
  • Status
  • Skapare
  • Registreringsdatum
  • Ändrad (datum)
  • Ändrad av

❗Observera att det inte är möjligt att inkludera värden från fälttyper som är placerade i repeterande fält, oavsett vilken fälttyp de har.

Språk

Om ni har flera språk aktiverade i ert formulär rekommenderar vi att både rubrik och meddelande fylls i på samtliga språk. Systemet skickar information baserat på mottagarens språkinställning, vilket innebär att rätt språk används automatiskt. Saknas det text på exempelvis engelska i rubrik- eller meddelandefältet, får dessa användare ett tomt meddelande.

Använd språklistan till höger om rubrikfältet för att växla mellan olika språk.

 

Visa att aviseringen skickades.

Väljer du att aktivera denna inställning kommer den som registrerar ärendet se vem/vilka som meddelats när ärendet sparas.

Visa_att_aviseringen_skickades_swe

Missa inte!

  • När du har installerat ditt addon och gjort klart alla önskade inställningar är det viktigt att du avslutar med att spara formuläret. Annars aktiveras inte dina nya meddelandetriggers och inga aviseringar kommer att skickas, även om allt ser rätt ut i konfigurationen. Kontrollera därför alltid en extra gång att formuläret är sparat innan du börjar använda det i skarpt läge.

Relaterat innehåll: