Addon - Informationsrensning

Med addonet Informationsrensning kan ni automatiskt rensa information i utvalda fält i ett formulär efter en bestämd tid. Funktionen är framtagen för att underlätta arbetet med exempelvis personuppgifter, dataminimering och lagringsbegränsning, men kan även användas för annan information som inte ska sparas längre än nödvändigt.

Informationsrensning passar särskilt bra när ni vill säkerställa att vissa uppgifter tas bort efter en viss tid, utan att behöva hantera detta manuellt. Det kan till exempel vara relevant i samband med GDPR-arbete, när personuppgifter inte längre behöver finnas kvar i ett ärende, eller när olika typer av information ska rensas beroende på hur länge ett ärende har funnits eller vilken status det har.

Installera addonet informationsrensning

Informationsrensning är ett addon och administreras, precis som övriga addons, i respektive formulär via fliken Avancerad under sektionen Automatisera & Integrera.

För att installera addonet:

Navigera till aktuellt formulär.
Öppna fliken Avancerad och klicka därefter på Addons under sektionen Automatisera & Integrera.
Om ni redan har andra addons konfigurerade, klicka på Mera addons.
Klicka på Installera på addonet Informationsrensning.

Så fungerar informationsrensning

När addonet har installerats börjar ni med att ange under vilka villkor rensning ska ske och väljer därefter vilka fält som ska omfattas. Det innebär att ni först ställer in rensningsreglerna – tidsperiod, vilket datum som ska vara utgångspunkt samt vilka status ärendet ska ha för att rensas – och sedan bestämmer de fält i formuläret som ska rensas utifrån dessa regler.

Ange när rensning ska ske

Tiden för rensning kan anges i månader eller år. Det innebär att ni själva kan välja om rensningen ska ske efter ett visst antal månader eller efter ett visst antal år, beroende på hur länge informationen får eller behöver sparas enligt era interna riktlinjer eller externa krav (till exempel lagar, avtal eller certifieringskrav).

Den kortaste möjliga rensningsperioden är 1 månad. Kortare tidsintervall, som dagar eller veckor, stöds inte i den här funktionen. Om ni till exempel anger 1 månad kommer informationen att rensas tidigast en månad efter det datum som ligger till grund för beräkningen.

Rensningsstiden kan beräknas utifrån:

Registreringsdatum – tiden räknas från det datum då ärendet skapades i systemet. Detta passar bra när all information i ärendet ska behandlas lika, oavsett om den har ändrats eller inte.
Datum för senaste ändring – tiden räknas från senaste gång någon har gjort en ändring i ärendet. Detta är användbart när ni vill behålla information så länge ärendet är aktivt och först rensa den efter en viss tid av inaktivitet.

Genom att välja rätt utgångspunkt kan ni anpassa rensningen till hur era ärenden faktiskt hanteras i praktiken – antingen utifrån hur gamla de är, eller utifrån hur länge de har varit orörda.

Avslutningsvis behöver ni också ange ett eller flera status som ett ärende måste ha för att rensning ska genomföras, till exempel endast när ärendet har status Avslutat. På så sätt säkerställer ni att information bara rensas i avslutade ärenden och inte i ärenden som fortfarande pågår eller är under åtgärd.

Fälttyper som kan rensas

Informationsrensning kan användas på följande fälttyper:

Textfält – till exempel fritextbeskrivningar, kommentarer, anteckningar eller andra uppgifter som skrivs in manuellt. Detta är ofta den typ av fält där personuppgifter, känslig information eller annan detaljerad information kan förekomma, och där det därför är extra viktigt att styra lagringstiden.
Nummerfält – till exempel ordernummer, kundnummer, interna referenser, mätvärden eller andra numeriska uppgifter. Dessa kan behöva rensas när de inte längre är relevanta, till exempel efter avslutade uppdrag eller när spårbarhet inte längre krävs.
E‑postfält – fält där e‑postadresser lagras, oavsett om det gäller medarbetare, kunder, leverantörer eller andra kontakter. Här kan informationsrensning hjälpa er att uppfylla krav på dataminimering och att inte spara personuppgifter längre än nödvändigt.

❗️När information rensas lagras värdet krypterat i 90 dagar, så att det vid behov kan visas och återskapas av behörig administratör. Det finns en teknisk begränsning på 4 kilobyte per fält och rensningstillfälle, vilket motsvarar ungefär 4 000 tecken vanlig text – cirka en halv till en hel A4-sida. Om ett fält innehåller mer information än 4 kilobyte kommer värdet inte rensas eftersom det inte kan sparas i det krypterade valvet.

Det går att välja att rensa information på ovan nämnda fälttyper även när de ligger i repeterande fält. Detta innebär att ni kan använda informationsrensning även där fälttyper återkommer på flera rader, till exempel vid registrering av flera åtgärder, kontakter eller produkter i ett och samma ärende. Tänk dock på att det fält ni väljer att rensa kommer att rensas i alla rader i det repeterande fältet så snart angivet datumintervall och vald status uppfyllts.

Genom att begränsa funktionen till dessa fälttyper säkerställs en kontrollerad och förutsägbar rensning, samtidigt som ni får stöd i att hantera just den typ av information som oftast omfattas av lagringsregler och integritetskrav.

Funktionen Informationsrensning går inte att använda på personlistor. Personlistor hanteras på ett särskilt sätt i systemet eftersom de ofta innehåller strukturerade personuppgifter kopplade till behörigheter, roller, utbildningar eller andra HR- och kvalitetssammanhang.

För anonymisering av personlistor, se i stället artikeln om anonymisering. Där förklaras hur ni ersätter personuppgifter med anonymiserade värden och vilka steg som ingår i anonymiseringsprocessen.

Vad händer när information rensas från ett fält?

Fält som rensas markeras och låses
När informationsrensning genomförs tas allt innehåll i de utvalda fälten bort enligt de regler ni har definierat. Själva fälten finns kvar i formuläret men utan tidigare värde. Vid granskning eller redigering visas en ikon och texten Rensat i fältet. Det gör det enkelt för granskare och administratörer att se att information tidigare har funnits i fältet, men medvetet har tagits bort genom informationsrensning.

Ett fält som har rensats är dessutom låst för redigering, vilket innebär att det inte går att påföra ny information i fältet. (Undanta gäller om informationen återskapas inom den period då återställning fortfarande är möjlig.)

Visa händelser uppdateras
I Visa händelser registreras att en rensning har genomförts och vilka fält som rensats. Tidigare händelser som rör det rensade fältet kommer också att rensas från sitt värde och i ställtet visas "🗑️ Rensat". Det är alltså fortfarande möjligt att se att information har funnits i fältet, vid vilken tidpunkt den registrerades eller ändrades samt när rensningen genomfördes, men inte vilken information som har funnits i fältet. På så sätt behålls spårbarheten kring att något har dokumenterats, samtidigt som själva innehållet inte längre är åtkomligt.

Systemet betraktar fältet som ifyllt
Efter rensning fortsätter systemet att betrakta fältet som ifyllt. Funktioner som Dolt tills , Mina ärenden, Klar när, Status, vilkorsstyrda händelser (t.ex. skicka meddelanden, skapa nytt ärenden och utgående webhooks) samt sökfrågor hanterar därför fältet som ifyllt även efter rensning.

Även obligatoriska fält kan rensas med Informationsrensning. Eftersom fältet låses och fortfarande räknas som ifyllt går det att spara ärendet, även om fältet är obligatoriskt och inte längre innehåller sin ursprungliga information.

Tillfällig lagring och möjlighet att återskapa information

När information rensas från ett ärende raderas den inte permanent i samma stund som rensningen genomförs, utan lagras krypterat i 90 dagar från rensningstillfället. Under denna period kan en administratör, via addonet, visa och vid behov, återskapa informationen till ärendet. Detta skapar en säkerhetsmarginal om något skulle rensas av misstag eller om det i efterhand uppstår behov av att kontrollera vad som stod i ett visst fält.

❗️ När 90‑dagarsperioden har passerat raderas den krypterade kopian permanent, och det finns då inte längre någon möjlighet att återskapa informationen – inte ens för AM System som leverantör. Informationsrensningen blir därmed oåterkallelig på sikt, vilket är viktigt både ur integritets- och efterlevnadsperspektiv, till exempel kopplat till dataminimering och lagringsbegränsning.

Observera även att om formuläret, fältet eller raden i ett repeterande fält har raderats går informationen inte att återskapa!

Så återskapar ni rensad information

Det är möjligt att återskapa rensad information så länge detta görs inom 90 dagar från att informationen rensades från ärendet. Detta kan endast utföras av en användare med administratörsrättigheter i Ärende eller användare som har profilinställningen Möjlighet att ändra formulär. Observera att återskapning endast är möjlig om både formuläret och det aktuella fältet fortfarande finns kvar. Om fältet ingick i ett repeterande fält måste även den specifika raden i det repeterande fältet finnas kvar för att informationen ska kunna återskapas.

För att se eller återskapa ett rensat värde:

Gå till det addon som utfört rensningen.
Klicka på Visa aktivitet.
Om det finns rensad information som ännu inte har raderats permanent visas den i listan.
I listan framgår ärendenummer, fältnamn, när informationen rensades samt när informationen kommer att raderas permanent.

För att visa eller återskapa informationen för ett visst ärende och fält klickar ni på ikonen som ser ut som ett hänglås på den rad som ni vill återskapa. När ni klickar på ikonen öppnas en vy där ni kan se vilken information som tidigare funnits i fältet och bekräfta att den ska återskapas till ärendet. Först när ni har bekräftat åtgärden förs värdet tillbaka till det aktuella fältet i ärendet och blir synligt igen för behöriga användare.

Om ni ser flera fält med samma fältnamn och samma ärendenummer kan det bero på att fältet ingår i ett repeterande fält.

När ett värde har återskapats tas motsvarande rad bort från listan, så att ni bara ser de värden som fortfarande kan återskapas inom 90‑dagarsperioden.

Vad händer när information återskapas?

När information återskapas registreras detta automatiskt i Visa händelser, tillsammans med uppgift om vilket fält som påverkats, vem som genomfört åtgärden och vid vilken tidpunkt återställningen skedde. På så sätt behåller ni en tydlig spårbarhet även efter att värdet har förts tillbaka till ärendet. Observera att tidigare värden som funnits i ett fält som har återskapats inte visas i Visa händelser. I stället fortsätter vyn att visa att fältet har rensats genom markeringen ”🗑️ Rensat”.

Det återskapade värdet hanteras därefter som ett helt vanligt fält i ärendet. Fältet låses upp igen och informationen blir fullt synlig direkt i formuläret och sökbar i relevanta vyer och listor för alla användare som har behörighet till ärendet och det aktuella fältet. Detta innebär att den återställda informationen kan användas i ert fortsatta arbete precis som innan den rensades.

💬 Tänk på att återställning inte ändrar de regler ni har satt upp i addonet Informationsrensning. Om addonet fortfarande är aktivt och samma inställningar gäller, kan den återskapade informationen rensas igen nästa gång villkoren uppfylls. Innan ni återskapar information kan det därför vara klokt att justera rensningsreglerna – till exempel förlänga rensningsperioden, ändra villkoren eller tillfälligt stänga av rensningen – så att uppgifterna inte rensas direkt igen.

Viktigt att känna till om funktionen informationsrensning

Rensning sker även i inaktiva och arkiverade formulär, och även på fält som är dolda
Informationsrensning körs automatiskt på alla ärenden i formulär där addonet är aktivt, även om formuläret är inaktivt eller arkiverat. Rensningen sker även på fält som eventuellt är dolda med funktionen Dolt tills. Rensningsreglerna fortsätter alltså att gälla tills funktionen stängs av.

Om ni inte vill att ärenden i inaktiverade eller arkiverade formulär ska rensas behöver ni manuellt inaktivera eller ta bort addonet i dessa formulär.
Duplicering av formulär
Om ett formulär dupliceras följer alla konfigurerade addons – inklusive addonet Informationsrensning – automatiskt med till det nya formuläret. Om ni inte vill att det duplicerade formuläret ska omfattas av informationsrensning behöver ni inaktivera eller ta bort addonet i det formuläret.

Vid duplicering av formulär tillsammans med ärenden följer ingen information med från det krypterade valvet med till den nya kopian. Detta gäller oavsett om informationen fortfarande ligger kvar inom 90‑dagarsperioden för möjlig återställning eller inte. Den duplicerade versionen av formuläret och dess ärenden får därmed ingen koppling till de tidigare rensade värdena. Däremot kommer alla fält som har rensats och följt med vid dupliceringen förbli rensade, låsta och markerade med texten ”🗑️ Rensat”, precis som i originalformuläret.
Ärendets ändringsdatum påverkas inte när information rensas
När informationsrensning genomförs uppdateras inte ärendets ändringsdatum. Detta innebär att ärendet i listor och översikter fortsatt ser ut att senast ha ändrats vid den tidpunkt då någon manuellt redigerade eller sparade ärendet, även om innehåll i ett eller flera fält har rensats därefter. Syftet är att automatiska, schemalagda rensningar inte ska påverka den tidsstämpel som många använder för att bedöma när ett ärende senast hanterades aktivt, till exempel vid uppföljning, prioritering eller rapportering.

Det är därför viktigt att känna till att ett ärende kan ha fått information rensad utan att detta syns på ändringsdatumet. För att se när rensning faktiskt har skett behöver ni i stället använda funktionen Visa händelser, där varje rensning loggas med datum, tid, fält och vilken informationsrensning som utfört åtgärden.
Maxgräns på 4 kilobyte information
När information rensas lagras värdet krypterat i 90 dagar, så att det vid behov kan visas och återskapas av behörig administratör. Det finns en teknisk begränsning på 4 kilobyte per fält och rensningstillfälle, vilket motsvarar ungefär 4 000 tecken vanlig text – cirka en halv till en hel A4-sida. Om ett fält innehåller mer information än så kommer fältet inte att rensas på information eftersom värdet inte sparas i det krypterade valvet.

Kontrollera därför att de fält som omfattas av informationsrensning inte används för mycket stora textmängder, till exempel långa beskrivningar eller inkopierade dokument.
Informationsrening av fält i repeterande fält
Det är möjligt att rensa fält även när de ligger i repeterande fält. Tänk dock på att det fält som rensas kommer att rensas i alla rader i det repeterande fältet så snart angivet datumintervall och vald status uppfylls.
Rensning sker nattetid
Systemet kontrollerar vad som ska rensas och en gång per dygn, nattetid enligt centraleuropeisk tid (CET). Vid körningen jämförs berörda ärenden med de rensningsregler ni har satt, och fält som uppfyller villkoren rensas automatiskt utan att någon behöver vara inloggad. Rensning nattetid minskar påverkan på prestanda under arbetstid. Observera att ändrade rensningsinställningar normalt börjar gälla först vid nästa nattliga körning.
Det går att skapa flera informationsrensningar i samma formulär
Varje rensning konfigureras då som en egen ”regeluppsättning” med sina specifika villkor och utpekade fält. På så sätt kan ni till exempel ha en rensning som tar bort personuppgifter i e‑postfält efter 12 månader, en annan som rensar fritextkommentarer efter 2 år och en tredje som rensar nummerfält 3 år efter att det senast ändrades om ärendet har fått status Avslutat.

Genom att arbeta med flera informationsrensningar parallellt kan ni alltså finjustera hur olika typer av information hanteras över tid – både utifrån lagkrav och interna riktlinjer – utan att behöva använda samma rensningslogik för alla fält i formuläret.
I listvyn för sökresultat framgår det inte att ett fält har rensats
I listvyn för sökresultat framgår det inte att ett fält har rensats. I stället visas fältet som tomt med ett streck (-), på samma sätt som för andra fält utan innehåll.
Avinstallera ett addon av typen Informationsrensning
Det går inte att avinstallera ett addon av typen Informationsrensning så länge det finns krypterad information om rensade värden kvar i listan under Visa aktivitet. Däremot kan ni inaktivera addonet. Då stoppas all ny rensning och efter 90 dagar raderas den krypterade informationen permanent, listan under Visa aktivitet blir tom och addonet kan då avinstalleras.

Att tänka på innan ni börjar använda funktionen

Informationsrensning är en kraftfull funktion och bör konfigureras med eftertanke. Innan ni aktiverar funktionen rekommenderar vi att ni säkerställer:

att ni har valt rätt fält
att rensningsperioden är anpassad efter era behov och eventuella krav på lagringstid
att ni har tagit ställning till att rensning ska styras av ärendets status
att ni är medvetna om att rensade fält låses
att ni känner till att återskapning endast är möjlig i 90 dagar. Därefter kan informationen inte återskapas, varken av er eller av AM System som systemleverantör
det finns en teknisk gräns för hur mycket information som kan krypteras vid rensning. Endast information upp till 4 kilobyte (cirka 4 000 tecken, ungefär en halv till en A4‑sida) kan rensas. Om fältet innehåller mer än så rensas informationen inte.
att ni har kontroll på att funktionen följer med vid duplicerade formulär, men att ingen information från det krypterade valvet följer med vid duplicering med ärenden – rensade fält förblir dock rensade, låsta och markerade med ”🗑️ Rensat”
att ni har tagit hänsyn till att rensning sker även för inaktiva och arkiverade formulär om addonet fortfarande är aktivt