Nytt ärende

Bakgrund

Med Addon – Nytt ärende kan du automatiskt skapa ett nytt ärende i samma eller ett annat formulär, där utvald information från källärendet inkluderas. Allt styrs smidigt av definierade villkor, så kallade triggers. Funktionen är framtagen för att effektivisera arbetsflöden.

Du hittar funktion i respektive formulär under Avancerat » Automatisera & Integrera » Addons. Funktionen är tillgänglig för användare med behörighet att editera/ändra formulär samt för administratörer.

Nytt i version 6.2.022 av AM System

Det är nu möjligt att skicka med information från personfält när du skapar ett nytt ärende – även om källformuläret och det mottagande formuläret inte är samma formulär. Det gör till exempel att du kan ange en ansvarig person i det nya ärendet.

Tänk på att systemet inte kontrollerar om personen du skickar med har åtkomst till det nya ärenden i det nya formuläret. Det innebär att en person som normalt inte går att välja i ett personfält vid manuell registrering av nytt ärende, kan bli inkluderad i ett personfält via funktionen Nytt ärende. Eftersom åtkomst kan styras av om en person är involverad i ett ärende, kan det här leda till att en person får tillgång till ärendet som hen i vanliga fall inte skulle få.

Observera att det inte är möjligt att skicka med grupper om källformulär och mottagande formulär är olika formulär.

Vi har dessutom förbättrat möjligheten att att inkludera formulärinformation och metadata vid skapandet av ett nytt ärende – till exempel ärendenummer, formulärnamn och andra fält - Se lista på alla fälttyper här. Denna förbättring ger ökad spårbarhet och gör det enklare att automatiskt föra med all nödvändig information direkt vid ärenderegistrering

Funktionsresriktioner

Det finns några viktiga aspekter att beakta vid användning av funktionen Nytt ärende. Detta gäller både vilken information som kan överföras från källformuläret och vilka funktionsbegränsningar som finns i mottagarformuläret.

Källformuläret kan:

skicka information om formulär information, metadata samt information från de flesta fälttyperna från valfri sektion.
kan skicka information från repeterande fält.
endast skicka information från fälttyperna Lista, Checklista samt Alternativlista om källformulär och mottagande formulär är samma formulär.

Mottagarformuläret kan:

endast ta emot information i första sektionen.
inte ta emot information till repeterande fält.

Tänk på:

Det är möjligt att skapa flera Addon - Nytt ärende per formulär om så önskas.
Skaparen i det nya ärendet registreras som "Addon - Nytt ärende".

Följande metadata och fälttyper kan användas för att överföra information

De blå rektanglarna representerar de tillgängliga källor du kan välja i ett formulär. Till höger visas de fälttyper som kan ta emot information från respektive källa. Till exempel kan Reg. datum skickas till mottagarformuläret och sparas antingen i ett datumfält eller ett textfält.

Skapa ett addon - nytt ärende

Du hittar funktion i respektive formulär under Avancerat » Automatisera & Integrera » Addons. Börja med att skapa ett nytt addon av typen Nytt ärende och namnge det. Därefter behöver du bestämma:

när ett nytt ärende ska skapas
i vilket formulär ärendet ska skapas
samt vilken information som ska skickas med

1. När ska ett nytt ärende skapas?

Aktiveras när (When)...

Under rubriken Aktiveras när (When) ställer du in vad som ska utlösa skapandet av ett nytt ärende. Du kan välja ett eller flera alternativ per villkor.

När ett ärende skapas / ändras. Välj någon av dessa alternativ om du önskar att ett nytt ärende skapas när ärende skapas eller ändras. Du kan med fördel välja in både skapas och ändras, om du önskar att ett nytt ärende alltid ska skapas när ett ärende skapas ELLER ändras.

När specifikt fält ändras eller fylls i . Välj någon av dessa alternativ om du önskar att ett nytt ärende skapas när ett specifik fält ändras eller fylls i.

Fält ändrades triggas så snart ett fälts innehåll sätts, ändras eller tas bort.

Fält fylls i fungerar så att en trigger sker endast när fältet går från inget värde till ett värde. För att generera en ny trigger måste användaren därför ta bort värdet, sätta ett nytt värde och spara om ärendet, för att en ny trigger ska genereras.

Ärendets status blir Påbörjat / Åtgärdat / Avslutat. Villkoren som avgör att ett ärende ändrar status ställer du in under fliken Inställningar i formuläret.

❗Notera. Väljer du att lägga till flera villkor efter varandra, triggas addonet om något av dessa villkor inträffar.

Om följande villkor stämmer (If)

Konfigurationen av Om följande villkor stämmer (If) är inte nödvändig för att ett nytt ärende ska skapas, men kan vara mycket användbar för att mer exakt bestämma när ett nytt ärende ska skapas utifrån specifik villkor.

A. Fält är ifyllt / inte ifyllt. Om ett specifikt fält är ifyllt eller ej

B. Ärendets status blir Registrerat / Påbörjat / Åtgärdat / Avslutat. Dessa villkor är bra att använda om du exempelvis bara vill skapa ett nytt ärende när ett ärende har status Avslutet.

C. Kör endast trigger en gång. Använder du denna inställning kommer ett nytt ärende endast att skapas en gång oavsett om de parametrar som ställts in inträffar igen.

Tips:

Du kan med fördel kombinera flera om(if) villkor i samma addon. Så snart du lagt till fler än ett villkor kan du även ställa in om samtliga villkor måste uppfyllas eller endast ett av dem. Detta gör du genom att kombinera om(if)-villkoren med OCH eller ELLER (Du ändrar denna inställning genom att klicka på "och" eller "eller" mellan respektive villkor.)

vid val av OCH kommer ett nytt ärende att skapas då alla villkor är uppfyllda.
vid val av ELLER räcker det med att ett av villkoren uppfylls för att ett nytt ärende ska skapas..

💬 Exempel: "När (when) [ärendet skapas] skapas ett nytt ärende, men bara om (if) [fält x är ifyllt] OCH om (if) [ärendet status är Avslutatt]".

2. I vilket formulär ska det nya ärendet skapas

När du har ställt in när ett nytt ärende ska skapas är nästa steg att välja vilket formulär ärendet ska skapas i. Du kan antingen välja att ärendet skapas i samma formulär som utlöste händelsen, eller i ett annat formulär.

Notera:

Det är endast möjligt att skicka med information från fälttyperna Lista, Checklista och Alternativlista om mottagande formulär är samma formulär som utlöste händelsen.
Är källformulär och mottagande formulär olika kan du välja att skicka med fälttypen Rubrik till ett textfält i det mottagande formuläret.
För att ett nytt ärende ska kunna skapas i mottagande formulär får det mottagande formuläret inte vara inaktiverat eller arkiverat.

3. Vilken information ska skickas med till det nya ärendet

Slutligen väljer du vilka fält som ska överföras från källärendet och var dessa ska placeras i det nya ärendet. Vilka fälttyper som går att välja och i vilka fälttyper informationen går att skicka hittar du i listan ovan.

Gör dina val fält för fält genom att först klicka på Lägg till. Välj ett fält från ditt källformulär genom att klicka på Välj fält under rubriken Från. När du går detta klickar du på Välj fält under rubriken Till. Blå fält är valbara, grå fält innebär att fälttypen inte är kompatibel, och röda fält visar att fältet redan är valt och därmed inte tillgängligt.

När du definierat vilken information du önskar skicka med till det nya ärendet så sparad du ditt addon genom att klicka på Installera eller spara. Först när du sparat formuläret så aktiveras ditt nya addon.

Relaterat innehåll:

Fälttyper och deras egenskaper