Nytt ärende

Bakgrund

Med Addon – Nytt ärende kan du automatiskt skapa ett nytt ärende i samma eller ett annat formulär, där utvald information från källärendet inkluderas. Allt styrs smidigt av definierade villkor, så kallade triggers. Funktionen är framtagen för att effektivisera arbetsflöden.

Du hittar funktion i respektive formulär under Avancerat » Automatisera & Integrera » Addons. Funktionen är tillgänglig för användare med behörighet att editera/ändra formulär samt för administratörer.

Nytt i version 6.2.022 av AM System

Det är nu möjligt att skicka med information från personfält när du skapar ett nytt ärende – även om källformuläret och det mottagande formuläret inte är samma formulär. Det gör till exempel att du kan ange en ansvarig person i det nya ärendet.

Tänk på att systemet inte kontrollerar om personen du skickar med har åtkomst till det nya ärenden i det nya formuläret. Det innebär att en person som normalt inte går att välja i ett personfält vid manuell registrering av nytt ärende, kan bli inkluderad i ett personfält via funktionen Nytt ärende. Eftersom åtkomst kan styras av om en person är involverad i ett ärende, kan det här leda till att en person får tillgång till ärendet som hen i vanliga fall inte skulle få.

Observera att det inte är möjligt att skicka med grupper om källformulär och mottagande formulär är olika formulär.

Vi har dessutom förbättrat möjligheten att att inkludera formulärinformation och metadata vid skapandet av ett nytt ärende – till exempel ärendenummer, formulärnamn och andra fält - Se lista på alla fälttyper här. Denna förbättring ger ökad spårbarhet och gör det enklare att automatiskt föra med all nödvändig information direkt vid ärenderegistrering

Funktionsresriktioner

Det finns några viktiga aspekter att beakta vid användning av funktionen Nytt ärende. Detta gäller både vilken information som kan överföras från källformuläret och vilka funktionsbegränsningar som finns i mottagarformuläret.

Källformuläret kan:

skicka information om formulärinformation, metadata samt information från de flesta fälttyperna från valfri sektion.
kan skicka information från repeterande fält.
endast skicka information från fälttyperna Lista, Checklista samt Alternativlista om källformulär och mottagande formulär är samma formulär.

Mottagarformuläret kan:

endast ta emot information i första sektionen.
inte ta emot information till repeterande fält.

Tänk på:

Det är möjligt att skapa flera Addon - Nytt ärende per formulär om så önskas.
Skaparen i det nya ärendet registreras som "Addon - Nytt ärende".

Följande metadata och fälttyper kan användas för att överföra information

De blå rektanglarna representerar de tillgängliga källor du kan välja i ett formulär. Till höger visas de fälttyper som kan ta emot information från respektive källa. Till exempel kan Reg. datum skickas till mottagarformuläret och sparas antingen i ett datumfält eller ett textfält.

Skapa ett addon - nytt ärende

Du hittar funktion i respektive formulär under Avancerat » Automatisera & Integrera » Addons. Börja med att skapa ett nytt addon av typen Nytt ärende och namnge det. Därefter behöver du bestämma:

när ett nytt ärende ska skapas
i vilket formulär ärendet ska skapas
samt vilken information som ska skickas med

1. När ska ett nytt ärende skapas?

När du har installerat och namngett funktionen behöver du göra några inställningar som avgör när ett nytt ärende ska skapas. Dessa så kallade triggers är uppdelade i är när (When) och om (If).

Aktiveras när (When)...

Under Aktiveras när (When) väljer du vilka händelser i formuläret som ska trigga att ett meddelande skickas, till exempel när ett ärende skapas eller ändras, när specifika fält ändras eller fylls i, när ett datum inträffar (med möjlighet till påminnelser före/efter och upprepning), när ärendets status ändras eller när ledtider blir försenade. Du kan lägga till flera villkor, och meddelandet skickas om något av dem uppfylls.

För mer detaljer om dessa triggers, se artikeln Triggers för villkorsstyrda händelser.

Om följande villkor stämmer (If)

Konfigurationen av Om följande villkor stämmer (If) är inte nödvändig för att ett skapa en trigger, men kan vara mycket användbar för att mer exakt bestämma om en trigger ska ske. Här kan du t.ex. kräva att vissa fält är ifyllda, att ärendet har en viss status eller att triggern bara ska köras en gång, samt kombinera flera villkor med OCH eller ELLER.

För mer detaljer och exempel på hur If‑villkor kan användas, se artikeln Triggers för villkorsstyrda händelser.

2. I vilket formulär ska det nya ärendet skapas

När du har ställt in när ett nytt ärende ska skapas är nästa steg att välja vilket formulär ärendet ska skapas i. Du kan antingen välja att ärendet skapas i samma formulär som utlöste händelsen, eller i ett annat formulär.

Notera:

Det är endast möjligt att skicka med information från fälttyperna Lista, Checklista och Alternativlista om mottagande formulär är samma formulär som utlöste händelsen.
Är källformulär och mottagande formulär olika kan du välja att skicka med fälttypen Rubrik till ett textfält i det mottagande formuläret.
För att ett nytt ärende ska kunna skapas i mottagande formulär får det mottagande formuläret inte vara inaktiverat eller arkiverat.

3. Vilken information ska skickas med till det nya ärendet

Slutligen väljer du vilka fält som ska överföras från källärendet och var dessa ska placeras i det nya ärendet. Vilka fälttyper som går att välja och i vilka fälttyper informationen går att skicka hittar du i listan ovan.

Gör dina val fält för fält genom att först klicka på Lägg till. Välj ett fält från ditt källformulär genom att klicka på Välj fält under rubriken Från. När du går detta klickar du på Välj fält under rubriken Till. Blå fält är valbara, grå fält innebär att fälttypen inte är kompatibel, och röda fält visar att fältet redan är valt och därmed inte tillgängligt.

När du definierat vilken information du önskar skicka med till det nya ärendet så sparad du ditt addon genom att klicka på Installera eller spara. Först när du sparat formuläret så aktiveras ditt nya addon.