Visa händelser tillhandahåller en audit trail för ärenden och dokumenterar samtliga aktiviteter, ändringar och statusförändringar som sker under ärendets livscykel. Funktionen stödjer kraven på spårbarhet och transparens inom kvalitets- och ledningssystem och ger ett tillförlitligt underlag för uppföljning samt intern och extern revision.
Funktionen Visa händelser hittar du menyn när ett ärende granskas.
Vad är Visa händelser?
Visa händelser visar en kronologisk och skrivskyddad historik över alla aktiviteter och förändringar som har gjorts i ett ärende. Informationen registreras automatiskt av systemet och kan inte redigeras i efterhand. Audit trailen omfattar både manuella åtgärder som utförs av användare och automatiska händelser som skapas av systemet.
Vad registreras?
I Visa händelser visas bland annat:
-
Skapande av ärendet.
-
Tillägg, ändring och borttagning av information i ärendefält.
-
Ändringar av ärendestatus.
- Information om när ett meddelande-addon triggats och vem det skickats till.
För varje händelse visas tydligt:
-
Vad som har ändrats eller utförts.
-
Vem som har lagt till, ändrat eller tagit bort information.
-
När ändringen eller händelsen inträffade.
-
Om händelsen har skapats av en användare eller automatiskt av systemet.
Bra att känna till
-
Informationen i loggen anpassas efter användarens behörighet och visar endast det som användaren har rätt att se. Därför kan innehållet skilja sig mellan olika användare beroende på deras åtkomst.
-
Tänk även på att information som sparas i fält av typen listor visas i loggen med det värde som gällde när användaren registrerade ärendet. Det innebär att loggen återger det alternativ som faktiskt valdes vid registreringstillfället och på det språk som användaren såg i formuläret just då. Loggen fungerar därmed som en historisk ögonblicksbild och påverkas inte av senare ändringar i listans innehåll.
Fältets namn fungerar däremot på ett annat sätt. I loggen visas fältets namn på det språk som användaren har valt i sin profil. Om användarens profilspråk inte är aktiverat i formuläret visas i stället formulärets standardspråk. Till skillnad från själva listvärdet kan fältets namn därför också ändras i loggen om fältet döps om i efterhand.
Det innebär i praktiken att loggen kan se olika ut för olika användare. Om en användare med engelska som språk registrerar ett ärende och väljer värdet "Product Non-Conformance" i listfältet "Non-Conformance", kan en användare med svenska som språk senare se samma ärende med fältnamnet översatt till "Typ av avvikelse" och fältvärdet "Produktavvikelse", om formuläret är översatt och båda språken är aktiva.
I loggen visas däremot det värde som faktiskt valdes vid registreringen. Det betyder att den svenska användaren ser det svenska fältnamnet, men värdet "Product Non-Conformance" i loggen. Om ett listvärde senare byter namn visas därför fortfarande det ursprungliga värdet i loggen. Detta är viktigt att känna till vid uppföljning, granskning och revision, eftersom loggen ska spegla den information som låg till grund för användarens registrering vid det aktuella tillfället.
- Alla händelser visas i kronologisk ordning, där det som inträffade senast visas högst upp i listan. Läs mer om tidsangivelser i AM system här.
- Med undantag för fältnamn är informationen i Visa händelser skrivskyddad och kan inte ändras.
- Informationen visas relativt, det vill säga hur många dagar sedan något inträffade. Vill du se den exakta tidpunkten kan du föra musen över den relativa informations så visa datum och tid. I AM System baseras alla tidsangivelser på Centraleuropeisk tid (CET) under vinterhalvåret och Centraleuropeisk sommartid (CEST) under sommartid, vilket motsvarar UTC+1 respektive UTC+2. Det innebär att alla tidsstämplar i ärenden visas enligt svensk tid.
- Automatiska händelser, som exempelvis aviseringar, visas tydligt som systemhändelser i loggen. Det gör det enkelt att se om en åtgärd har utförts automatiskt av systemet eller manuellt av en användare, vilket underlättar uppföljning, felsökning och revision.