Från och med version 6.3.003 loggas alla ändringar som görs i formulär i Classic. Det innebär att användare som har behörighet att administrera formulär också kan följa vilken ändring som gjorts, när den genomfördes och av vem.
Därför är funktionen värdefull
När flera personer arbetar med att utveckla, justera eller administrera formulär kan det vara svårt att i efterhand förstå vad som har ändrats. Små justeringar i en inställning, en ändrad formulering i ett fält eller en ny obligatorisk uppgift kan snabbt påverka hur formuläret används i vardagen – och utan en tydlig historik blir det tidskrävande att reda ut vad som faktiskt hänt och varför ett formulär beter sig annorlunda än tidigare.
Med loggen blir det enklare att få en samlad bild av formulärets förändringshistorik. Du ser steg för steg hur formuläret har utvecklats över tid, vilka inställningar som ändrats, i vilken ordning ändringarna gjorts och vem som varit ansvarig vid varje tillfälle. Det gör det möjligt att följa upp beslut, återskapa tidigare fungerande lägen vid behov och säkerställa att alla ändringar sker på ett kontrollerat och spårbart sätt. På så sätt minskar risken för missförstånd mellan administratörer, och ni får ett tryggare underlag både för dagligt arbete och för uppföljning vid exempelvis internrevisioner eller externa kontroller.
Det ger flera fördelar:
Bättre spårbarhet i administrationen
Enklare felsökning när ett formulär beter sig annorlunda än tidigare
Tydligare överblick över vem som gjort en ändring
Bättre underlag vid uppföljning av förändringar i formulär och inställningar
Vad loggas?
Loggning av formulär gäller från och med version 6.3.003. Alla ändringar som görs i formulären loggas. Det gäller till exempel när fält läggs till, ändras eller tas bort, men också när olika inställningar ändras – såsom status för addons och andra relaterade inställningar. Ändringar som gjorts i profilinställningar före 6.3.003 visas inte i loggen och kan därför inte följas upp via den här funktionen.
I loggen kan behöriga användare se:
-
Vilka ändringar och tillägg som gjorts i formuläret
-
Vem som gjorde ändringen
-
När ändringen gjordes
- Eventuella kommentarer som gjorts i samband med en ändring
❗️Notera: Informationen i loggen visas relativt, det vill säga hur många dagar sedan något inträffade. Vill du se den exakta tidpunkten kan du föra musen över den relativa informations så visa datum och tid. I AM System baseras alla tidsangivelser på Centraleuropeisk tid (CET) under vinterhalvåret och Centraleuropeisk sommartid (CEST) under sommartid, vilket motsvarar UTC+1 respektive UTC+2. Det innebär att alla tidsstämplar i loggen visas enligt svensk tid.
Så kommer du åt loggen
Loggen är tillgänglig för alla användare som via sina profilinställningar har rätt att redigera ett formulär. Det omfattar både administratörer i Ärende och användare som har profilrätten Möjlighet att ändra formulär. Loggen hittar dissa användare på respektive formulär när formuläret editeras.
Gör så här:
-
Gå till Ärende » Inställningar.
-
Öppna det formulär du vill granska.
-
Klicka på Formulärlogg i menyn för att se alla ändringar och tillägg för just det formuläret.
Möjlighet att lägga till en kommentar på en utförd ändring
I loggen finns även en kommentarsfunktion som gör det möjligt att komplettera en loggad ändring med en kort beskrivning. Funktionen finns till för att öka spårbarheten och ge administratörer mer sammanhang kring genomförda ändringar, så att det blir lättare att förstå bakgrunden till en justering. Det underlättar i sin tur både uppföljning, överlämning och fortsatt administration.
|
För att lägga till en kommentar klickar användaren på ikonen som efterliknar en pratbubbla längst till höger på loggposten. Endast användaren som själv har gjort ändringen kan kommentera den, men alla som har åtkomst till loggen kan läsa kommentaren. Det går att lägga till en kommentar per loggpost, och den som har skrivit kommentaren kan senare gå tillbaka och ändra eller ta bort den på samma sätt.
💬 Tänk på att ändringen måste vara sparad innan du som användare kan skriva en kommentar på loggposten. Först när formuläret är uppdaterad och själva ändringen finns registrerad i loggen går det att öppna kommentarsfältet, lägga till din kommentar och spara den tillsammans med loggposten.
Filtrera loggen
I loggen finns också en filterfunktion. Med hjälp av filtret kan du begränsa visningen så att du lättare fokuserar på den information som är relevant just nu. Du kan till exempel filtrera på vissa typer av ändringar, på ändringar som rör ett specifikt fält eller på en viss användare för att se vilka ändringar just den personen har gjort.
Bra att känna till om loggen i formulär
- Fältets ID nummer, som bland annat används för att referera till ett specifikt fält vid inkommande webhook, kan du se genom att föra musen över fältets namn i loggen.
- Om ett fält bara flyttas inom samma sektion registreras inte ändringen i loggen. Däremot loggas det när ett fält flyttas från en sektion till en annan.
- Editering av värden i värdelistor loggas separat och visas därför inte i samma loggpost som själva fältet. Om ni till exempel har ett personfält med titeln Mottagare visas ändringar som rör fältet i loggen under Fält: Mottagare, medan alla ändringar av de möjliga värdena i listan visas under Fält: Mottagare › Listvärden. I nedan exempel har Kim S först skapat personfältet Mottagare och därefter har Abigail lagt till Kim S samt Kim E i personlistan.
