Upload - Ladda upp extern data till Ärende

Funktionen Upload fungerar som ett "sidoregister" där ni kan lagra data om exempelvis artiklar, orderinformation, kunder eller leverantörer. Genom att använda Upload kan ni effektivisera registreringsprocessen och minimera risken för felaktigheter.

När vi har mottagit er beställning via formuläret nedan kommer vi att återkoppla inom 10 arbetsdagar. Vi vill att ni ska vara helt nöjda med vår lösning och erbjuder därför en 30-dagars nöjdkundgaranti. Det innebär att om ni inte är nöjd med lösningen, så kommer beloppet inte att faktureras.

När ni lagt en beställning så kopplar våra utvecklare ihop formulärets fält mot filens kolumner och väljer att matcha ett av fälten, exempelvis Artikelnummer som ett nyckelfält. Kravet på nyckelfält är att det ska vara av fälttypen Textfält eller Nummer och säkerställ att inga dubbletter förekommer i ert sidoregister. En 100% matchning av er data kommer ej att kunna ske om dubbletter finns vid en framtida uppdatering.

Så hjälper Upload er vid registrering

När någon sedan arbetar med ett ärende där formuläret har funktionen Upload aktiverad, får användaren hjälp att fylla i data genom att skriva information i nyckelfältet (exempelvis artikelnummer) Systemet söker därefter i alla kopplade fält i sidoregistret som innehåller er uppladdade data. Möjliga träffar visas i en rullgardins-meny nedanför fältet. Användaren gör sedan sitt val och systemet lägger in tillhörande data per automatik i övriga kopplade fält.

Uppdatera data i er Upload

I en av de senaste versionen av AM System, 6.2.011, erbjuder vi nu våra kunder två alternativa metoder för att uppdatera informationen i ert sidoregister. Antingen kan användaren göra detta manuellt i systemet eller så kan processen automatiseras utan att behöva logga in i systemet.

Viktigt att filen har rätt struktur och format!

Innan filen laddas upp är det är viktigt att säkerställa att filen har samma struktur, teckenuppsättning samt typ av avgränsning som den fil ni skickade in när den aktuella Upload funktionen beställdes och konfigurerades. Det är nödvändigt för att systemet ska kunna tolka den data som finns i filen på rätt sätt. När en ny fil laddas upp (oavsett om det sker manuellt eller automatiskt) kontrollerar systemet om filen har rätt struktur och format. 

• Överensstämmer inte filens struktur, den struktur systemet förväntat sig, sker ingen uppdatering av er fil. Om uppdateringen görs manuellt visas en dialog som beskriver hur filen måste vara strukturerad. Läs mer om detta i denna artikel. 
• Stämmer filens struktur raderar först system den upload som gjort tidigare och därefter importeras den nya filen. Men andra ord måste den fil ni laddar upp innehålla all data ni vill kunna använda i formuläret, och inte bara en delmängd av den data som tillkommit.

A. Manuell uppladdning

För att uppdatera er upload manuellt måste en administratör logga in och därefter navigera till Ärende » Inställningar » Upload. Här ser ni en lista på de uploads som konfigurerats.

• Klicka på den Upload som ni önskar uppdatera med ny data.
• Välj därefter fliken Manuell Upload och klicka på Ladda upp.
• Välj slutligen den fil ni önskar ladda upp. 

I denna dialog finns även värdefull information om hur er Upload är konfigurerad, det vill säga hur filens struktur ser ut, vilken teckenuppsättning som används och vilken typ av avgränsning som använts. 

B. Automatisk uppladdning

Om ni vill hålla er Upload uppdaterad kontinuerligt och regelbundet, erbjuder vi möjligheten att skicka filen via en HTTP POST till en specifik uppladdnings-URL. Ni hittar denna unika adress i konfigurationen av er Upload under fliken Automatisera, eller så kan den genereras om ingen URL finns sedan tidigare.

 

När en uppladdnings-URL genererats kan filen exempelvis skickas via ett curl kommando:

curl -F "file=@/folder/artiklar.tsv" https://adress.amsystem.com/case/upload/X¡3bÃ1q8ÄmRöP4s7ÄkÖ9dL5Äh2WöT

💬 Vad händer med informationen i befintliga ärenden när ny data laddas upp?

Syftet med funktionen Upload är dels att förenkla inmatningen av data samt att säkerställa att informationen blir "rätt".

Ett exempel på hur Uploads funktionen kan fungera skulle kunna vara att när en användare skapar ett ärende och fyller i en leverantörs namn kommer leverantörens adress, och kontaktuppgifter in med automatik utifrån den fil som laddats upp i Upload. Informationen om leverantören, dess adress och kontaktuppgifter kommer att sparas in i textfält på precis samma sätt som om användaren fyllt informationen manuellt. 

Den information som laddats upp via filen till Upload påverkar således endast vilken information som användaren "får hjälp med" att fylla i vid registrering av nya ärende eller editering av befintliga ärenden.

Med andra ord kommer inte redan skapade ärenden påverkas när ni laddar upp nya filer.  

Ändra befintlig upload

Om ni önskar göra ändringar på en befintlig upload så måste ni kontakta oss. Gör detta här i beställningsformuläret och beskriv vilken funktion ni har idag och vilka ändringar ni önskar göra. Önskar ni tillföra mer information (fler kolumner) i er fil bör ni skicka med ett exempel på hur denna nya fil ser ut när ni kontaktar oss.