Funktionen Upload kan liknas med ett "sidoregister", dvs data om exempelvis artiklar, orderdata, kunder eller leverantörer. Detta "sidoregister" kan effektivisera registreringen och minska risken för fel.
|
Observera att denna funktion är en tilläggstjänst som ingår i vissa prisplaner, men kan också köpas separat. Kostnaden är då 350 SEK / månad och registreras på kommande faktura. Om du har frågor om din prisplan, vänligen kontakta sales@amsystem.com. |
Förberedelse av sidoregister
Du skapar sidoregistret genom en tabb-separerad textfil manuellt eller med hjälp av exempelvis en export ifrån ert befintliga system. Filen kan exempelvis innehålla artikeldata så som artikelnummer, artikelbenämning eller artikeltyp. I beställningsformuläret, som ni hittar längst ned i denna artikel, beskriver du vilket formulär som filen ska kopplas till samt vilka fält som ska paras ihop.
Notera:
- Det är endast möjligt att ladda upp data till fälttyperna Textfält eller Nummer i formuläret och du laddar upp en fil per block.
- Filen ni laddar upp får inte innehålls retur då systemet tolkar detta som ny rad.
När vi har mottagit er beställning via formuläret nedan kommer vi att återkoppla inom 10 arbetsdagar. Vi vill att ni ska vara helt nöjda med vår lösning och erbjuder därför en 30-dagars nöjdkund-garanti. Det innebär att om ni inte är nöjd med lösningen, så kommer beloppet inte att faktureras.
TIPS: Spara originalfilen som underlag till eventuellt framtida uppdateringar.
I systemet
Efter att vi har fått underlaget parar vi ihop formulärets fält mot filen och väljer att matcha ett av fälten, exempelvis Artikelnummer som ett nyckelfält. Kravet på nyckelfält är att det ska vara av fälttypen textfält eller nummerfält och att inga dubbletter ska förekomma i ert sidoregister. En 100% matchning av er data kommer ej att kunna ske om dubbletter finns vid en framtida uppdatering.
Vid registering
När ni sedan registrerar, skriver ni in några tecken i nyckelfältet (exempelvis artikelnummer) där systemet därefter söker i alla kopplade fält i sidoregistret som innehåller er uppladdade data. Möjliga träffar visas i en rullgardins-meny nedanför fältet. Ni gör sedan ert val och systemet lägger in tillhörande data per automatik i övriga kopplade fält.
Uppdatering av data
Vid uppdatering av fil med ny data, finns nu uppladdningsfunktionen under Ärende » Inställningar » och i toppmenyn under fliken Upload. Klicka på filen för att sedan byta ut mot den uppdaterade textfilen. 
- Överensstämmer inte filens struktur den struktur systemet förväntas sig sker ingen uppdatering och i stället visas en dialog som beskriver hur filen måste vara strukturerad.
- Stämmer filens struktur raderar först system den upload som gjort tidigare och därefter importeras den nya filen. Men andra ord måste den fil ni laddar upp innehålla all data ni vill kunna använda i formuläret, och inte bara en delmängd av den data som tillkommit.
Vad händer med information i befintliga ärende när vi uppdaterar våra Uploads?
Syftet med funktionen "Upload" är dels att förenkla inmatningen av data samt att säkerställa att informationen blir "rätt". Ett exempel på hur Uploads funktionen kan fungera skulle kunna vara att när en användare skapar ett ärende och fyller i en leverantörs namn kommer leverantörens adress, och kontaktuppgifter in med automatik utifrån den fil som laddats upp i Upload. Informationen om leverantören, dess adress och kontaktuppgifter kommer att sparas in i textfält på precis samma sätt som om användaren fyllt informationen manuellt.
Den information som laddats upp via filen till Upload påverkar således endast vilken information som användaren "får hjälp med" att fylla i vid registrering av nya ärende eller editering av befintliga ärenden. Med andra ord kommer inte redan skapade ärenden påverkas när ni laddar upp nya filer.
Ändra befintlig upload
Om ni önskar göra ändringar på en befintlig upload så måste ni kontakta oss. Gör detta här i beställningsformuläret och beskriv vilken funktion ni idag har och vilka ändringar ni önskar göra. Önskar ni tillföra mer information (fler kolumner) i er fil bör ni skicka med ett exempel på hur denna nya fil ser ut när i kontaktar oss.
- Filens namn och uppsättning bör ha samma struktur som i originalfilen, dvs samma rubriksättning och samma kolumnordning.
- Så snart en ny fil laddas upp så ersätts den tidigare uppladdade filen. Så nyttja gärna originalfilen för att behålla den data som fortsättningsvis är aktuell och fyll därefter på i filen med uppdaterad information.