Digital Introduktion |
|||||
 Inledning |
 Grunden |
 Dokument |
 Ärende |
 Sök |
 Helheten |
2.1 Administrera systeminställningar |
|||||
I detta avsnitt guidas du i att få rätt start i systemet. Vi går igenom hur du adderar företagsinformation och skapar rätt styrning med avseende på språkstöd, lösenord och säkerhet, användarrättigheter (Profiler) samt styrning baserat på om systemet omfattas av flera bolag enheter eller externa intressenter (Workspace).
Rätt start i systemet
AM System erbjuder ett brett utbud av inställningsmöjligheter för att skräddarsy systemet efter era specifika behov. Som administratör är det ni som sätter ramarna för att säkerställa att både ni och era medarbetare gör rätt varje gång.
För att skapa rätt grundförutsättningar bör ni initialt ställa er följande frågor:
- Vilka språk kommer vi som företag ha behov av i systemet?
- Vilken nivå av säkerhet kopplat till inloggning i systemet bör vi ha?
- Vilka olika roller kommer användarna i systemet ha och vilka rättigheter ska respektive roll ha?
Systeminställningarna steg för steg
Steg 1 - Företagsinformation
För att skapa företagets egen identifiering i systemet ska ni börja med att lägga till er företagsinformation och logotyp. Detta ger ett professionellt intryck och underlättar identifieringen av systemet för era användare.
Att tänka på vid inmatning av företagsinformation:- Ladda upp en högkvalitativ version av er logotyp för att säkerställa tydlig visning. Logotypen kommer att sparas som central metadata som kan visas i era dokuments sidhuvud samt utskrifter i ärende. För bästa resultat använd JPEG med måtten 400 x 800 pixlar.
- Ange korrekt juridiskt namn och organisationsnummer.
- Lägg till kontaktuppgifter som adress, telefonnummer och e-postadress.
Steg 2 - Lösenord & Säkerhet
Som administratör har du möjlighet att konfigurera viktiga säkerhetsfunktioner för att säkerställa ett robust skydd för ert system. Under Lösenord/säkerhet sätter du som administratör ramarna för vilken säkerhet ert system ska ha och vilka möjligheter användarna ges kring det. Du kan ställa in riktlinjer för lösenordshantering, aktivera tvåfaktorsautentisering, begränsa inloggningsförsök, samt definiera specifika IP-adresser som tillåts åtkomst. Det finns även alternativ för automatiskt tillåtande av anslutning utan inloggning, från betrodda nätverk ni definierar. Ytterligare säkerhetsåtgärder inkluderar krav på lösenordsbyte vid nästa inloggning och hantering av funktionen för att hålla användare inloggade.
Steg 3 - Språkinställningar
För att säkerställa att användarna enkelt kan ta till sig informationen i ledningssystemet är språket en viktig faktor. Som administratör har du möjlighet att anpassa språkstödet. Dessa inställningar återfinns under Administratör » Inställningar.
Tips:
För att minimera och förenkla administration av ert ledningssystem bör språk som ni inte ser ett behov av i nuläget eller i framtiden (Svenska eller Engelska) inaktiveras.
Läs mer:
Profiler
Att kunna ställa in olika nivåer av rättigheter och åtkomst genom användarprofiler är avgörande för att upprätthålla säkerheten och effektiviteten inom ledningssystemet. Systemets Profiler möjliggör en skräddarsydd användarupplevelse och säkerställer att varje individ endast får tillgång till den information och de funktioner som är relevanta för dess roll och ansvarsområden. Genom att noggrant konfigurera dessa användarprofiler, kan organisationer skydda känslig information från obehörig åtkomst samtidigt som man underlättar användarnas arbetsprocesser genom att ge dem relevanta möjligheter och information.
Användares tillgång och rättigheter inom systemet regleras helt baserat på den specifika användarprofil den tilldelas. Detta innebär att vilka funktioner och data en användare kan ta del av beror på den profil som användaren har blivit kopplad till. Utöver detta styr profiltillhörigheten även vilken specifik startsida som visas vid inloggning, vilket skapar en skräddarsydd och träffsäker användarupplevelse från första stund. Processen för att skapa och konfigurera dessa användarprofiler hanteras av systemadministratörer under Administratör » Profiler.
Tips:
Det finns ingen begränsning för antalet profiler i systemet, men vi rekommenderar att hålla antalet profiler nere för att minska administrationen och underhållet av dem när systemet utvecklas.
Läs mer om Profilernas inställningsmöjligheter :
Workspace
Workspace i systemet ger förutsättningar för att koppla en användare till ett bolag, enhet eller intressent. Detta ger en förenklad överblick, samt utökad åtkomststyrning och är en praktisk funktion kopplat till behov av styrning och komplexitet av er verksamhet.
Tänk på!
Workspace är en utökad möjlighet för er som har behov av att styra dokument eller ärende baserat på att medarbetare arbetar på olika enheter eller bolag.
Addera inte Workspace till ert system om ni inte ser värdet av en sådan styrning oavsett om ni finns på olika geografiska platser eller systemet omfattas av fler än ett bolag.
⚠️ Ett skapat Workspace kan inte raderas från systemet!
Läs mer:
Senast uppdaterad: 7 januari, 2025