4.3 Formulärets inställningar och automatisering

Digital Introduktion
Inledning	Grunden	Dokument	Ärende	Sök	Helheten
4.1 En inledning till Ärende 4.2 Att skapa Ärendeformulär 4.3 Formulärets inställningar och automatisering

I denna guide vill vi lära dig om hur status i Ärende definieras, liksom de avancerade inställningarna; Standardfält i Query builder, Mina ärenden och Meddelande. Det ger dig djupare förståelse för Ärendes systematisering & automatisering.

Skapa statusinställningar

Att tydligt definiera status på ärenden bidrar till en bättre översikt för organisationen om hur ärenden drivs framåt. Dessutom möjliggörs sökningar för exempelvis inte påbörjade ärende, eller åtgärdade ärenden vid en viss tidpunkt eller under en period. Det ger er organisation en snabb förståelse över vart i hanteringen olika ärenden är helt enkelt.

Status kan även agera trigger för systemstöd i ärenden, vilket exempelvis gör att valda användare får information vid tidpunkter då ärendet ändrar status. Som ett exempel kan ett reklamationsärende som är åtgärdat notifiera en godkännare om att en lösning ska valideras.

Ett ärende som registreras får automatiskt status Registrerad och efter det finns tre ytterligare statusar att tillgå; Påbörjat, Åtgärdat och Avslutat. Vi vill att det ska vara enkelt och intuitivt att specificera de olika statusarna och genom artikeln nedan lär du mer om hur du arbetar med statusinställningarna och därmed får en större tydlighet och mer värde i Ärendeformulären.

Läs mer:

• Skapa statusinställningar

Avancerade inställningar

Hur sökresultat presenteras för användaren styrs av Standardfält i Query builder. Hur data från ett formulär visas är betydelsefullt eftersom det ska ge användaren en snabb överblick av den mest relevanta informationen av ärendet. Därför behöver standardfält ställas in per formulär, samtidigt som de kan vara anpassningsbara vid en sökning. Sökningar av data från Ärende är en en viktig del av nyttan i ledningssystemet. Därför rekommenderar vi dig starkt att förstå Query builder i Ärende och dess möjligheter.

Inställningen av Mina ärenden skapar grunden till en snabb översikt för varje användare att tydligt se vilka ärenden hen är involverad i, förväntas arbeta med aktiviteter i eller exemplevis följa upp.

Genom att tydliggöra inställningarna av Mina Ärenden i Ärendeformulären skapas logiken och enkelhet för varje användares överblick av sina åtgärder osv när hen klickar på Mina Ärenden.

Addons är AM Systems avsnitt för tillägg till ärendeflöden. Alltså systemstöd och automatisering. Det finns en mängd olika populära funktioner som underlättar och automatiserar era ärendeflöden, så att systemet kontinuerligt hjälper er och minimerar behovet av att behöva komma ihåg eller notera information på annat sätt.

I detta avsnitt fokuserar vi på det mest omtyckta och använda tillägget som heter Skicka meddelande. Denna addon hjälper er organisation med träffsäkra aviseringar till valda användare vid väl definierade tillfällen (triggers) och är ett komplement till vad som förväntas av användaren via Mina Ärenden. Meddelanden kan skräddarsys med standardiserad text tillsammans med reell data från ärendet, vilket gör det möjligt att tydliggöra den mest relevanta informationen och att vara väldigt specifik i meddelanden/aviseringar. Det tror vi skapar värde för användaren!

Självklart klickar användaren direkt på länken för att komma direkt till det aktuella ärendet. På så vis kan hen automatiskt och enkelt ta del av informationen och utföra de uppgifter som efterfrågas.

Övrigt

Det finns ytterligare möjligheter att registrera ärenden och få input till sin organisation via Ärende, liksom arbeta med externa parter/användare i ärenden. Dessutom kan triggers i andra system skapa nya ärenden i AM System, och befintliga ärenden kan mata externa system med data från ditt ärende. De tre sista punkter berör dessa områden, där du kan fördjupa ert användande av Ärende genom att samverka med externa system och parter.

Läs mer:

• Avancerade inställningar
  • Stdandardfält i QB
  • Mina Ärende inkl. Listpresentation
  • Skicka meddelande
  • Ledtid
  • Publik registrering
  • Dela ärendet publikt
  • Webhooks

Senast uppdaterad: 15 augusti, 2024