Bakgrund
Ibland kan det vara bra att kunna bifoga filer som exempelvis PDF filer till ett textdokument för att samla information. Förutom att kunna bifoga filer kan du även relatera till andra dokument eller till specifikt formulär för direktåtkomst att kunna registrera ärenden.
1. Bifoga fil
Du kan bifoga filer genom att använda funktionen Bifoga fil som finns längst ner på dokumentet när ett dokument editeras. Klicka på knappen och du kan välja att ladda upp en fil från din enhet.
💬 Tips: Du kan också bifoga en fil genom att dra och släppa den direkt på knappen Bifoga fil. När du släpper filen på knappen startar uppladdningen automatiskt, och filen läggs till som bilaga till det dokument du just nu editerar. Detta kan vara ett snabbare arbetssätt om du redan har filen öppen eller lätt åtkomlig på din enhet.
Bifogade filer kan därefter laddas ner av alla användare som har åtkomst till dokumentet. Det är möjligt att ladda upp de flesta filformat till AM System, men tänk på att filen inte är läsbar i AM System, och därför måste användaren som ska se filen ladda ner den till sin enhet för att se innehållet.
Observera.
- Publicerade dokument är statiska och därför är det endast möjligt att ändra eller ta bort bilagor i samband med att dokumentet editeras (innan publicering) eller då en ny utgåva görs av dokumentet. Läs mer om detta i artikeln - Ta bort eller ändra namn på en bifogad fil.
- Om du får problem med att bifoga en fil och bilaga fastnar vid uppladdning (t.ex. står kvar på 0 % eller 100 %) och inte får statusen “uppladdad”, kan det bero på att innehållet i filen uppfattas som potentiellt skadligt av systemets säkerhetsfunktioner. Läs mer om detta i denna artikel.
Importera Word-dokument
Funktionen för att bifoga filer i textdokument kan även användas för att importera Word-dokument till Classic. Om du bifogar ett Word-dokument i formatet .docx till ett tomt textdokument får du möjlighet att importera innehållet direkt till dokumentet. Det kan vara ett smidigt alternativ till att kopiera och klistra in text manuellt, särskilt om Word-dokumentet innehåller rubriker, listor, tabeller eller bilder. Läs mer om hur importen fungerar i artikeln Importera Word-dokument till Classic.
2. Relatera dokument
I ditt textdokument kan du använda funktionen Relatera dokument för att länka till andra publicerade dokument i er sajt. Det kan vara ett praktiskt sätt att samla relaterad information och göra det enklare för läsaren att hitta vidare till relevant innehåll.
När du klickar på Relatera dokument öppnas en dialogruta där du kan söka fram det dokument du vill länka till. Du kan söka på:
- dokumentnamn
- dokumentnummer
- på text i dokumentet.
Du kan också leta upp dokumentet manuellt via ert kategoriträd om du föredrar det.
När dokumentet har relaterats får användare som läser dokumentet tillgång till det relaterade dokumentet via länken. Om användaren vill gå tillbaka till originaldokumentet kan det göras via den blå banner som visas under dokumentets menyrad.
Det är inte möjligt att relatera till mallar via funktionen Relatera dokument. Den funktionen är avsedd för att länka till publicerade dokument i er sajt, men stödjer inte relationer till mallar. Om du i stället vill hänvisa till en specifik mall rekommenderar vi att du använder funktionen Länka till specifik mall från text eller layoutdokument. Med den funktionen kan du skapa en länk som gör det möjligt för användaren att direkt skapa ett nytt dokument utifrån den mall du har valt. Läs mer om detta i artikeln: Så arbetar du med mallar i AM System.
3. Relatera till ett formulär
Genom att välja Relatera ärende kan du söka fram ditt tänkta formulär, antingen via sökrutan eller genom att skrolla. Läsaren av dokumentet har nu möjlighet att via det publicerade textdokumentet direkt registrera ett ärende från det ärendeformulär som du valde att relatera till dokumentet.💡 Möjligheten att kunna relatera till ett formulär förutsätter som nämnts att ni har Ärendemodulen aktiverad i er sajt. De användare som inte har åtkomst till Ärende alternativt inte har åtkomst till det valda formuläret visas en nekande dialogruta.
Observera att information om bifogade filer, relaterade dokument och relaterade formulär alltid inkluderas vid utskrift av dokumentet. Det finns i nuläget ingen möjlighet att dölja denna information vid utskrift.