Sammanfattning
Funktionen Kategoriansvarig i AM Systems dokumentmodul gör det möjligt att utse specifika användare till ansvariga för valda dokumentkategorier. Dessa användare får begränsade administratörsrättigheter kopplade endast till de kategorier de ansvarar för, vilket möjliggör en mer flexibel, decentraliserad dokumenthantering. Detta avlastar systemadministratörer, ökar säkerheten och förbättrar arbetsflödet.
Målgrupp
-
Systemadministratörer som vill delegera ansvar för specifika dokumentkategorier
Funktionalitet
I tidigare version av AM System behövde alla användare som hade behov av att kunna som styra över kategorier och dess inställningar ha fullständigar administratörsrättigheter över kategoriinistllningar genom profilinställningen Samtliga kategorier. Med funktionen kategoriansvarig kan nu administratörer enkelt tilldela ansvar till specifika användare för utvalda kategorier.
Precis som för användare med fullständiga administratörsrättigheter för kategorier så kan kategoriansvariga se och editera katigoriinställningar genom att klicka på redigeringsikoner på aktuell kategori eller på + ikonen för att skapa en ny underkategori (Dessa ikoner visas endast för de kategorier där användaren är kategoriansvarig.)
Dessa användare kan ändra de flesta inställningar i de kategorier där de har detta ansvar, såsom exempelvis kategorinamn & ikon, godkännare, reviderare, åtkomst, läskvittens med mera. Det finns dock några undantag som endast användare med behörighet att administrera Samtliga kategorier kan utföra, vilket innebär att kategoriansvariga inte kan:
- flytta kategorier till en annan plats.
- administrera kategoriansvariga.
- skapa nya huvudkategorier.
Aktiver och ställa in kategoriansvarig
Processen för att konfigurera en kategoriansvarig består av två steg. Först måste användaren ges möjlighet att bli utsedd till kategoriansvarig, vilket görs genom att aktivera profilinställningen Tilldelade kategorier. Därefter kan användare med denna profilinställning väljas som Kategoriansvarig för en specifik kategori.
1. Aktivera profilinställningen Tilldelade kategorier
För att aktivera profilinställningen Tilldelade kategorier navigerar du till Administratör » Profiler och väljer därefter den profil du vill ge möjligheten att administrera utvalda kategorier. Aktivera därefter profilinställningen Tilldelade kategorier. Läs mer om detta i denna helpdeskartikel.
 |
Tips: När profilinställningen Tilldelade kategorier är aktiverad, blir alternativet Arkivera dokument som kategoriansvarig tillgängligt. Se till att aktivera detta alternativ om du även vill ge användaren möjlighet att arkivera dokument i de kategorier där de är kategoriansvariga.
2. Utse Kategoriansvarig
Så snart användaren har tilldelats profilinställningen Tilldelade kategorier är det dags att definiera vilken eller vilka kategorier användaren ska få möjlighet att administrera. Klicka på Dokument » Navigera och navigera sedan fram till den aktuella kategorin. Klicka på ikonen som liknar en penna och därefter på funktionen Kategoriansvarig. Välj alternativet Specifika användare och välj sedan den användare du vill delegera kategoriansvaret till.
 |
Vanligtvis ärver underkategorier inställningen för Kategoriansvarig vilket innebär att användaren även kan administrera underkategorier i den kategori som användaren blivit kategoriansvarig för. Det är dock möjligt att stoppa detta arv om så önskas genom att ta bort användaren från inställningen Kategoriansvarig i utvalda underkategoirier.
Viktig att känna till!
- Användare som tilldelats kategoriansvar ges med automatik åtkomst till ALLA dokument i den kategori där användaren valts in som Kategoriansvarig och dess eventuella underkategorier. Detta oavsett vilken åtkomstinställning som satts på kategorin och dess underkategorier.