Revidera dokument

Varför revidera dokument?

Att revidera dokument i ett ledningssystem är viktigt för att säkerställa att informationen är uppdaterad, korrekt och följer gällande lagar och krav. Det hjälper organisationen att förbättra sina processer, minska risken för fel, och säkerställa att alla medarbetare har tillgång till den senaste och rätta informationen i ert ledningssystem.

Inställningar för dokumentrevidering

Funktionen Revidera dokument är ett systemstöd som hjälper till att säkerställa att dokument är aktuella, korrekta och i linje med organisationens kvalitetskrav.

Genom att uppmärksamma rätt användare när det är dags att se över och uppdatera dokument, bidrar funktionen till att upprätthålla spårbarhet, ordning och enhetlighet i informationshanteringen.

Inställningarna för när och av vem dokument ska revideras sätts vanligtvis på kategoriinställningarna. Om funktionen för dokumentspecifika revideringsinställningar är aktiverat i ert system, finns öven möjligheten att anpassa revideringsinställningarna för varje enskilt dokument.
Revideringstiden sätts som ett intervall och startar när en ny utgåva publiceras, eller om en publicerad utgåva revideras utan ändring. Inställningen kan sättas globalt i systemet och även mer specifikt i respektive kategori under navigera.
För att effektivisera och få en tydligare översikt över dokumentrevideringar rekommenderar vi att ni använder funktionen Revideringsgrupper. Genom att skapa och jobba med revideringsgrupper minskas risken för att revideringar missas, särskilt när ansvariga personer byter roller eller lämnar företaget.

💬 Vad händer när det har blivit dags att revidera ett dokument?

När det är dags att revidera ett dokument, det vill säga, när Revideringens startdatum har passerat, får samtliga användare som är ansvariga för dokumentets revidering en avisering om att det är dags att genomföra revideringen. Dessutom visas det aktuella dokumentet i listan Skall revideras av mig som finns under Mina dokument » Att göra. Dokument har en gul status Väntar på revidering för att tydligt signalera att det är dags att påbörja revidering av dokumentet. Den här listan ger dig som revideringsansvarig en samlad översikt över alla dokument du ansvarar för, där revideringens startdatum har passerat. På så sätt blir det enkelt att snabbt se vilka dokument som behöver prioriteras och hanteras.

Om flera användare, via en revideringsgrupp, är utsedda som revideringsansvariga för ett dokument, får samtliga ansvariga användare en avisering när det är dags att revidera dokumentet – och dokumentet visas i listan Skall revideras av mig för samtliga ansvariga.

När dokumentet öppnas visas en banner för alla användare som har ansvar att revidera dokument med information om att dokumentet skall revideras, aktuell status och tydliga åtgärdsknappar. Ansvariga kan då välja att:

Revidera dokumentet utan ändringar
Skapa en ny utgåva för att genomför nödvändig ändringar
Arkivera dokumentet om det inte längre är aktuellt (under förutsättning att användaren har rätt att arkivera dokument via sin profilinställning)

Bra att känna till:

När ett dokument reviderats utan ändringar eller om det arkiveras, tas det bort från listan Skall revideras av mig för samtliga ansvariga som ansvarade för att revidera dokumentet, eftersom revideringen då bedöms som slutförd.
En avisering skickas till övriga revideringsansvariga med information om att dokumentet reviderats utan ändringar eller arkiverats.
När en ny utgåva skapas av ett dokument som ska revideras, visas dokumentet endast i listan Skall revideras av mig för den användare som påbörjade revideringen. Detta innebär att övriga användare, som varit ansvariga för att revidera dokumentet, inte längre ser dokumentet i sin lista. Om dokumentet delas via funktionen Dela/samarbeta blir dokumentet åter synligt för dessa ansvariga, vilket gör det möjligt att fortsätta samarbeta kring revideringen vid behov.
När en revideringsansvarig skapar en ny utgåva skickas en avisering till övriga som ansvarar för revideringen, där det framgår att en revidering är påbörjad och av vem.

💬 Vad händer om ett dokument inte revideras i tid?

Om ett dokument inte revideras innan revideringsdatumet passerar, ändras dess status från Väntar på revidering till Försenad revidering som visas med röd färg för att tydligt signalera att dokumentet inte reviderats i tid. Denna status kvarstår tills dokumentet antingen revideras eller arkiveras.

Tänk på att:

Ingen ytterligare avisering skickas ut till revideringsansvariga i samband med att ett dokument går från status Väntar på revidering till Försenad revidering.
Dokument vars revideringsdatum passerat kan, beroende på era revideringsinställningar, döljas för stora delar av organisationens användare.
Dokumenten är dock fortfarande synliga i systemet för skapare, godkännare, revideringsansvariga, kategorianvariga samt användare med överskridande åtkomst, för att ge dessa användare möjlighet hantera dokumentet.

Dokument som har statusen Försenad revidering visas också med en banner för användare som ansvarar för revidering när dokumentet öppnas upp. Via denna banner ges information om att revideringsdatum är passerat samt tydliga knappar för att vidta nödvändiga åtgärder.

Tips:

Med sökfrågan Revision påbörjad av kan du enkelt söka fram dokument där ett nytt utkast skapats från ett publicerat dokument och en revidering därmed har påbörjats. Läs mer om detta samt se några exempel i denna artikel: Sök efter dokument som håller på att revideras
Som administratör kan det vara bra att få en översikt över alla dokument vars revideringsdatum har passerat. Detta kan hjälpa dig att identifiera vilka dokument som inte har reviderats i tid. För att läsa mer om hur du enkelt kan få fram denna lista, se artikeln: Hur kan jag söka fram alla dokument vars revideringsdatum har passerat?

💬 Revidera dokument – med eller utan ändringar

Att påbörja en dokumentrevidering är en enkel process som i grunden innebär att en ny utgåva skapas. Det är inte nödvändigt att invänta det angivna revideringsdatumet för att genomföra en revidering, du kan skapa en ny utgåva av dokumentet när som helst.

När du påbörjar att skapa en ny utgåva genereras ett nytt utkast av den aktuella utgåvan, där du anges som skapare. Utkastet får ett nytt skapelsedatum och ett nytt utgåvenummer och i samband med att utgåvan har godkänts och publicerats påbörjas en ny revideringsperiod.

Självklart kan du innan publicering arbeta med detta utkast precis som med andra dokument;

du kan dela det och samarbeta med kollegor,

skicka det för granskning och slutligen

publicera den nya utgåvan där den nya utgåvan kommer att få det aktuella datumet som registreras som godkänt och reviderat.

I samband med publicering av dokumentet får användaren möjlighet att dokumentera de specifika ändringar som har gjorts i dokumentet.

Systemet erbjuder även en funktion för att Revidera ett dokument utan ändringar. Genom att revidera ett dokument utan att göra några ändringar bekräftar du att innehållet fortfarande är korrekt och relevant, trots att inga justeringar har gjorts. Detta är viktigt för att visa att dokumentet regelbundet granskas och upprätthålls i enlighet med företagets riktlinjer och krav.

Möjligheten att revidera ett dokument utan ändring visas endast när Revideringens startdatum har passerat. När ett dokument revideras utan ändringar kan användaren lägga till en kommentar för att klargöra anledningen till att inga ändringar gjorts. Denna kommentar kan ses under Visa egenskaper » Logg på det aktuella dokumentet.

Vid revidering av ett dokument utan ändringar påverkas inte skapelsedatum eller skapare av utgåvan, vilket innebär att dessa uppgifter förblir oförändrade.

Dokumentets utgåvenummer förblir också detsamma. Istället sätts ett nytt revideringsdatum, vilket inleder en ny revideringsperiod för dokumentet.

Även om ingen ny utgåva har skapas registreras en ny händelse i Dokumentegenskaper » Logg, med information om att dokumentet har genomgått en revidering.

Notera: Bara de användare som har blivit utsedda som revideringsansvariga har tillgång till funktionen Revidera dokument utan ändring.